數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

◆楊維東

數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

◆楊維東

（沈陽師范大學(xué)新聞與傳播學(xué)院遼寧110034）

在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的快節(jié)奏下，檔案信息是當(dāng)今社會(huì)的重要識別資源，整個(gè)社會(huì)信息系統(tǒng)要以檔案信息為核心內(nèi)容來開展活動(dòng)。如今，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在飛速的發(fā)展，社會(huì)生活的方方面面都離不開計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用加快了檔案管理向現(xiàn)代信息管理邁進(jìn)的步伐，這將為各行各業(yè)的檔案數(shù)字管理提供技術(shù)保障。本文對高校檔案在日常管理中存在的問題，進(jìn)行了深入的分析和探討，進(jìn)一步了解數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；高校；檔案管理

0 引言

檔案作為一種教學(xué)、活動(dòng)的歷史記錄，在高校中起到十分重要的作用。同時(shí)學(xué)校檔案也是對學(xué)生生活狀態(tài)，學(xué)習(xí)狀況的現(xiàn)場直播，它對學(xué)生以后的人生道路走向有著重大的意義。當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普遍，在各行各業(yè)均能看見它的身影，并且它是未來高校檔案信息化的管理趨勢，其應(yīng)用價(jià)值不可估量。高校檔案是高校歷史發(fā)展的見證人，全方面的記錄了高校的歷史變革歷程。高校檔案的管理工作十分重要，它是學(xué)校事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵樞紐，是勘測高校各方面素質(zhì)高低的一把戒尺，但是進(jìn)行檔案管理并非易事，要實(shí)現(xiàn)檔案全方面的管理，必須介入現(xiàn)代信息技術(shù)加以輔助。

1 將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的必要性

當(dāng)今時(shí)代，我國在校學(xué)生已經(jīng)達(dá)到了二千八百多萬人，高校工作人員的數(shù)量也達(dá)到了一百萬。要對這個(gè)龐大數(shù)量的人群進(jìn)行管理并非一件容易的事情，檔案是對他們進(jìn)行有效管理的有效方法。假設(shè)這些人沒有檔案，我們將很難實(shí)現(xiàn)對這將近3000萬人的管理。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還沒有得到快速發(fā)展之前，大多數(shù)檔案都是以紙質(zhì)方式來呈現(xiàn)的，這就出現(xiàn)了一定的弊端，例如，首先字跡容易氧化，不容易保存，其次紙質(zhì)檔案因?yàn)楣芾聿划?dāng)容易丟失和破損。最重要的是當(dāng)面對眾多檔案時(shí)，最大的麻煩就是整理問題，分類整理工作并非易事，相反，是極其的復(fù)雜，并且在極大程度上影響了檔案的使用效率。綜合來說，使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理高校檔案，使檔案數(shù)字化已經(jīng)成為了一種趨勢。

當(dāng)今世界已經(jīng)被數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化所覆蓋。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域被廣泛需求，并在各個(gè)領(lǐng)域都起到了巨大的推動(dòng)作用。高校檔案是高校管理的核心內(nèi)容，因此高校檔案管理必須融入到數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)中，同時(shí)管理者也必須充分掌握網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)，將此項(xiàng)技能應(yīng)用到工作中來，只有這樣，才能在最大程度上幫助高校管理眾多檔案，幫助高校檔案管理工作向現(xiàn)代化的步伐邁進(jìn)。

雖然檔案數(shù)字化管理對高校管理檔案工作有著極大益處，但是一些高校仍然不能很好的接受這種管理方式，他們認(rèn)為這樣會(huì)使得檔案信息被盜取，絕大部分高校仍然過度依賴紙質(zhì)檔案，雖然紙質(zhì)檔案不容易管理，整理工作也比較復(fù)雜，字跡容易氧化，內(nèi)容容易遺失，但是他們依舊支持紙質(zhì)檔案排斥檔案數(shù)字化，致使在極大程度上阻止了我國實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的進(jìn)度。

2 數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)

如果我們能合理的應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)，并把它融入到檔案管理工作之中，這將是檔案管理工作的重大突破。數(shù)字化信息技術(shù)在一定程度上解決了所有紙質(zhì)檔案在管理中所存在的問題，例如，在一定程度上減少了管理人員的工作量，提高了整理效率，并且對檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，這樣就再也不用擔(dān)心檔案遺失和破損等問題的發(fā)生了。

曾經(jīng)有這樣一個(gè)案例：18歲花季少女徐玉玉由于被騙子騙取了大學(xué)開學(xué)學(xué)費(fèi)，突然心臟停止跳動(dòng)，至此一個(gè)花季女孩就永遠(yuǎn)的閉上了眼睛。究其主要原因：一是女孩徐玉玉思想太過天真，相信了天上掉餡餅的事情。二是個(gè)人檔案信息被盜取，這就是紙質(zhì)檔案的最大漏洞，不法分子充分利用了這點(diǎn)，到處招搖撞騙。然而數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以填補(bǔ)這一漏洞，在極大程度上保護(hù)了他人的個(gè)人隱私。

合法利用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有利于實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門的資源共享。管理部門可以對此建立一個(gè)專門進(jìn)行檔案管理的數(shù)據(jù)庫，把所有檔案進(jìn)行歸納、分類、整理后存入數(shù)據(jù)庫里，并且可以像互聯(lián)網(wǎng)文獻(xiàn)檢索一樣，建立檔案檢索窗口，無論在何時(shí)何地，只要各部門通過了管理部門的批準(zhǔn)，均可以搜索自己所需要的相關(guān)信息。這樣在極大程度上提高了工作速度，并且實(shí)現(xiàn)了各個(gè)部門的資源共享。

傳統(tǒng)檔案的整理需要大量的人力物力，致使在極大程度上影響了檔案的整理速度。然而這樣整理檔案，主要是因?yàn)槿藶榈恼硇实停瑸榱颂岣吖ぷ餍?，他們不得不雇傭大量員工，進(jìn)行大量的復(fù)印工作，這就導(dǎo)致了管理成本急劇上升。相反，現(xiàn)代化網(wǎng)路技術(shù)以計(jì)算機(jī)為載體，一臺計(jì)算機(jī)一個(gè)小時(shí)的工作量是一個(gè)人的10倍左右，極大程度上提高了工作效率，同時(shí)也在一定程度減少了人力的雇傭，節(jié)約了管理成本。

3 怎樣才能將數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入與檔案管理中

玉不琢，不成器，人不學(xué)，不知義。這句話充分說明了規(guī)則與制度在管理中起到十分重要的作用。如果我們想要將高校檔案管理制度完善到一個(gè)新的高度，我們就必須制定可靠科學(xué)的改革方案。完善的工作管理制度可以提高數(shù)字化檔案整理的完備性。并且在一定程度上為以后的數(shù)字化檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

我們要想拋棄老式檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，我們就需要投入較高的資金，做好基礎(chǔ)性工作?；A(chǔ)性工作包括加強(qiáng)信息的安全性能，實(shí)現(xiàn)信息的資源共享等工作，但是要想實(shí)現(xiàn)這些工作絕非易事，我們需要完備的電子硬件，配置具有較高的安全性、儲(chǔ)存容量大的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，例如掃描設(shè)備、光盤庫等。這些設(shè)備雖然性能好，工作效率高，但是價(jià)格昂貴，需要大量的金錢支持，因此，各大高?？梢韵蛘埱蠼?jīng)費(fèi)的使用，增加對檔案信息數(shù)字化管理的開支，但是管理部門也應(yīng)該做到財(cái)不亂花的行為規(guī)范，在經(jīng)費(fèi)使用方面，爭取花最少的錢，辦最好的事。

如果要想把數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分融入到檔案管理中，就要從實(shí)際問題出發(fā)，員工素質(zhì)培養(yǎng)和招聘賢士等方面。實(shí)際上，檔案信息數(shù)字化人員需要具有完善的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。它對管理者具有嚴(yán)格的素質(zhì)要求，正因如此，才需要征集賢士來實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。隨著檔案信息數(shù)字化的不斷發(fā)展與完善，對相關(guān)工作人員的技能需求也越來越尖端，因此應(yīng)該對相關(guān)工作人員進(jìn)行不斷的更新與培訓(xùn)來滿足檔案信息數(shù)字化的具體要求。

加強(qiáng)群眾的信息安全意識，目的是為了確保檔案信息被合法利用。檔案信息數(shù)字化雖然比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保護(hù)私人隱私方面具有一定的優(yōu)勢，但是人無完人，一山更比一山高，還是有不法分子，例如黑客想法設(shè)法的對信息進(jìn)行盜取。正因如此，對于一些涉及重大事件的檔案要嚴(yán)格保密，使其秘密化。例如，學(xué)校相關(guān)機(jī)密，和涉及到個(gè)人隱私空間等問題。同時(shí)對操作系統(tǒng)也要及時(shí)更新和修復(fù)漏洞登錄時(shí)要嚴(yán)格進(jìn)行身份識別，可以像QQ一樣設(shè)置訪問權(quán)限與異地登陸識別等。

4 結(jié)束語

高校管理工作中的核心內(nèi)容是高校檔案管理。通常我們將檔案信息數(shù)字化的過程比喻為紅軍萬里長征的過程，它的完成需要長時(shí)間的探索與實(shí)踐。在這條不斷探索的道路上，我們要確立長期不變的目標(biāo)，一步一個(gè)腳印，踏踏實(shí)實(shí)的完善檔案信息數(shù)字化，及時(shí)填補(bǔ)漏洞，積極將數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分應(yīng)用到高校檔案管理中。

[1]朱玉明,琪娜.高校檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包初探[J].內(nèi)蒙古教育(職教版)，2015.

[2]劉志國.信息化建設(shè)在人力資源檔案管理中的必要性及保障條件[J].價(jià)值工程，2015.