企業(yè)工程設(shè)備招標(biāo)采購管理策略研究

劉濱濱

（中鐵隧道集團(tuán)一處有限公司，重慶 401120）

工程設(shè)備招標(biāo)采購管理作為企業(yè)管理內(nèi)容的主要組成部分，其管理水平高低直接影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。由于市場經(jīng)濟(jì)體制蓬勃發(fā)展，客觀上要求企業(yè)構(gòu)建具有企業(yè)特色的工程設(shè)備招標(biāo)采購管理機(jī)制，不只能為企業(yè)采購高質(zhì)量高性價(jià)比的設(shè)備，更能為企業(yè)節(jié)約大量資金。由此可見，做好工程設(shè)備招標(biāo)采購管理工作能切實(shí)解決招標(biāo)采購管理的現(xiàn)存問題，為企業(yè)贏得更多的經(jīng)濟(jì)效益，推動企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展[1-2]。同時(shí)，目前我國大多數(shù)企業(yè)采購工程設(shè)備傾向于選擇招標(biāo)方法明確供應(yīng)商，結(jié)合供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格、技術(shù)水平及資信情況制定招標(biāo)采購方案，尤其是施工企業(yè)，以招標(biāo)采購為首選方式購置大批量施工設(shè)備。即便招標(biāo)采購為設(shè)備制造廠家提供更多的發(fā)展機(jī)遇，但是仍存在著較多問題直接影響采購工作效果。鑒于此，本文針對企業(yè)工程設(shè)備招標(biāo)采購管理策略的研究具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

一、企業(yè)工程設(shè)備招標(biāo)采購管理的基本要求

（一）采購流程

為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)工程設(shè)備招標(biāo)采購程序化及規(guī)范化管理的目標(biāo)，嚴(yán)格控制設(shè)備采購及后續(xù)運(yùn)營的成本投入，滿足節(jié)本降耗的要求，便于實(shí)時(shí)掌握各種設(shè)備的價(jià)格、用款及租賃費(fèi)用等基本情況，企業(yè)秉持具體問題具體分析的工作原則，以工程實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)做好工程設(shè)備招標(biāo)采購工作[3-4]。其中，采購流程涉及行政部門、驗(yàn)收部門、采購部門及主管部門，由主管部門發(fā)出采購計(jì)劃，采購部門組織采購活動 ，待購買設(shè)備后，交由驗(yàn)收部門進(jìn)行審查驗(yàn)收，針對驗(yàn)收不合格的工程設(shè)備予以退換貨或整改處理，再提供驗(yàn)收合格報(bào)告交由采購部門進(jìn)行報(bào)銷，形成最終設(shè)備檔案便于行政部門留存。

（二）基本要求

企業(yè)項(xiàng)目部門必須結(jié)合工程部門所提交的采購申請進(jìn)行信息匯總制定設(shè)備需求報(bào)表，詳細(xì)列出設(shè)備名稱、設(shè)備型號、設(shè)備類型、設(shè)備規(guī)格、生產(chǎn)數(shù)量、到場時(shí)間及聯(lián)系方式等基本信息，待統(tǒng)計(jì)無誤后方可由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字同意[5-6]。同時(shí)，備好一式三份的設(shè)備采購清單，即工程部門、項(xiàng)目部門及采購部門各一份，避免出現(xiàn)浪費(fèi)或其他情況，檢查工程設(shè)備采購申請表是否有申請人、負(fù)責(zé)人及經(jīng)理3方簽字，三者缺一不可，否則采購部門有權(quán)拒絕接受設(shè)備采購申請表。此外，從原則角度來看，企業(yè)采購部門不接收項(xiàng)目部任何人電話或口頭通知供貨要求。

一旦遭遇特殊情況則立即上報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層待批準(zhǔn)同意后，由主要領(lǐng)導(dǎo)直接通知采購部門負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人接收批準(zhǔn)同意信息后方可安排采購人員進(jìn)行具體工程設(shè)備采購，并且采購部門采購工程設(shè)備時(shí)項(xiàng)目部門相關(guān)工作人員及時(shí)補(bǔ)交設(shè)備采購申請表格，遵循相關(guān)審批流程完成審批后，再將審批通過的設(shè)備采購申請表交由采購部門，便于采購部門明確設(shè)備類型，選擇適宜的采購方法，例如：詢價(jià)、競爭性談判或招標(biāo)等[7-8]。同時(shí)，工程項(xiàng)目中變更或增設(shè)設(shè)備數(shù)量，以業(yè)主方書面通知或書面簽證為主要憑證，項(xiàng)目部門及時(shí)向預(yù)算部門發(fā)放業(yè)主書面通知，遵循設(shè)備采購流程提交采購申請，待預(yù)算部門收到變更申請后再進(jìn)行仔細(xì)核算，上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)部門審批。

二、企業(yè)工程設(shè)備招標(biāo)采購管理的現(xiàn)存問題

（一）管理困境

一般說來，機(jī)械設(shè)備是保證工程項(xiàng)目順利施工的前提條件，其設(shè)備質(zhì)量與工程建設(shè)順利與否存在著密切聯(lián)系，而采購價(jià)格直接決定工程項(xiàng)目總體成本投入。由此可見，做好工程設(shè)備招標(biāo)采購管理工作占據(jù)著極其重要的地位及作用，為企業(yè)贏得更多的經(jīng)濟(jì)利益。同時(shí)，工程設(shè)備招標(biāo)采購管理工作無法脫離民主決策、公開透明及優(yōu)質(zhì)高效等工作原則的支持，著重強(qiáng)調(diào)合法合規(guī)，嚴(yán)格規(guī)范各項(xiàng)采購管理流程，為推動企業(yè)主營業(yè)務(wù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障[9]。然而，從目前我國企業(yè)工程設(shè)備招標(biāo)采購管理水平來看，其信息化水平相對較差且尚未建立專業(yè)的采購系統(tǒng)，造成采購工作效率低下，甚至其信息化功能僅僅停留于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)層面。

（二）管理問題

目前我國大多數(shù)企業(yè)工程設(shè)備采購?fù)^于看重采購成本，對于設(shè)備使用年限及運(yùn)行費(fèi)用的重視程度有待提高，而招標(biāo)采購普遍實(shí)行最低價(jià)中標(biāo)法，一旦誠信體制不健全或供應(yīng)商低價(jià)中標(biāo)屬于虛假承諾私自下調(diào)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，盲目犧牲設(shè)備性能則直接影響設(shè)備使用壽命，尤其是過質(zhì)保期后設(shè)備使用故障頻頻發(fā)生，大大增加總體維護(hù)成本。同時(shí)，由于部分機(jī)械配件由特定廠商進(jìn)行生產(chǎn)制作，一定程度上加大企業(yè)采購工作難度，甚至采購工程設(shè)備時(shí)無法綜合考慮其他因素，例如：該型號設(shè)備產(chǎn)量過少或相關(guān)配套配件過于特殊不屬于常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)件等，造成后續(xù)采購成本持續(xù)上升。

受特殊類型設(shè)備自身性價(jià)比過低且交貨時(shí)間較長的影響，長期與特殊類型設(shè)備制造廠商合作，一定程度上影響企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)效益，錯(cuò)失與產(chǎn)品性價(jià)比高且售后服務(wù)好的供應(yīng)商間合作機(jī)會，大大削弱招標(biāo)采購的靈活性，反而需要付出更多的采購成本。為了取得長足進(jìn)步，企業(yè)必須構(gòu)建具有企業(yè)特色的獎(jiǎng)懲機(jī)制，但是目前我國大多數(shù)企業(yè)仍沿用傳統(tǒng)招標(biāo)采購管理模式，不具備處罰供貨質(zhì)量差供應(yīng)商的措施，不向供貨質(zhì)量好的供應(yīng)商予以相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，促使劣質(zhì)產(chǎn)品供應(yīng)商氣焰過于囂張，一定程度上打擊供貨質(zhì)量好供應(yīng)商的工作積極性。此外，部分企業(yè)錯(cuò)誤認(rèn)為供應(yīng)商侵占企業(yè)利潤，故意壓低貨物價(jià)格，難以形成長期戰(zhàn)略合作關(guān)系。

通常情況下，目前我國大多數(shù)企業(yè)傾向于納入違約次數(shù)、供貨質(zhì)量及供貨次數(shù)等指標(biāo)全面評估供應(yīng)商。即便具體評價(jià)階段中合并使用隨機(jī)抽查或?qū)嵉卣{(diào)研等方法，但是仍屬于少數(shù)，一旦質(zhì)檢人員忽略技術(shù)要求進(jìn)行抽查，則說明質(zhì)檢過程存在出現(xiàn)利益輸送的可能性，甚至有供應(yīng)商擁有全部所需設(shè)備及配件，不實(shí)行統(tǒng)一批量采購，與多家供應(yīng)商簽訂數(shù)量少的采購合同，促使成本投入及采購難度日趨增大，嚴(yán)重削弱供應(yīng)商生產(chǎn)積極性，難以保證產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量。從普通機(jī)械企業(yè)角度來看，檢驗(yàn)設(shè)施相對較少且無法仔細(xì)檢查普通零配件及外購零件，僅僅依靠查詢原始記錄憑證及產(chǎn)品證書，埋下嚴(yán)重質(zhì)量隱患。

三、企業(yè)工程設(shè)備招標(biāo)采購管理的實(shí)踐策略

（一）工程設(shè)備招標(biāo)采購

在實(shí)際采購的過程中，企業(yè)采購人員秉持實(shí)事求是的工作原則，著重強(qiáng)調(diào)理性因素（即不對操作人員重新培訓(xùn)下操縱性、采購中工程施工質(zhì)量提升的技術(shù)性、交貨時(shí)間的準(zhǔn)確性、充分考慮產(chǎn)品所提供的技術(shù)服務(wù)能力、產(chǎn)品規(guī)格及產(chǎn)品質(zhì)量于可接受范圍內(nèi)下最低報(bào)價(jià)、產(chǎn)品制造規(guī)格質(zhì)量一致性），做好不同銷售方情況對比工作，力求貨比三家，以明確采購設(shè)備具體性能為前提條件，確保招標(biāo)采購環(huán)節(jié)后購買合適商品。同時(shí)，保持平穩(wěn)心理狀態(tài)對待客戶，對品牌產(chǎn)品予以一定程度政策傾斜，不得過于迷信產(chǎn)品品牌，盡可能挑選出質(zhì)量符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，再組織采購活動。

采購工程機(jī)械設(shè)備時(shí)，不得將首次采購價(jià)格視為采購目標(biāo)唯一評估要素，盡可能將設(shè)備使用年限、成本投入、可操作性及配件通用性納入評估范疇，以保證產(chǎn)品質(zhì)量及滿足生產(chǎn)需求為前提條件，不影響采購管理工作的合理性。同時(shí)，以全面掌握合同簽訂要點(diǎn)為前提條件，明確設(shè)備功能定位及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，做好指標(biāo)分解工作，便于滿足用戶各項(xiàng)合理要求。受技術(shù)參數(shù)的影響，工程設(shè)備成本投入間存在著明顯差異性，客觀上要求企業(yè)不得使用過于單一簡單的方式進(jìn)行對比，例如：將價(jià)格視為具體參照依據(jù)，造成設(shè)備購買后期、具體調(diào)試時(shí)期及未來使用時(shí)期均存在浪費(fèi)大量資源的可能性，甚至影響施工工期。

從目前情況角度來看，往往采取最低價(jià)中標(biāo)法，即以保證合格技術(shù)水平為前提條件進(jìn)行詳細(xì)排序，客觀上要求企業(yè)充分發(fā)揮質(zhì)量監(jiān)管環(huán)節(jié)的作用，不得購買大量劣質(zhì)產(chǎn)品，做好指標(biāo)分解工作，取得令人滿意的處理效果，為質(zhì)量檢查環(huán)節(jié)提供便利。同時(shí)，與其他產(chǎn)品不同，工程設(shè)備專業(yè)性較強(qiáng)且技術(shù)相對復(fù)雜，一旦招標(biāo)文件出現(xiàn)設(shè)備數(shù)據(jù)紕漏問題則直接影響設(shè)備使用性能，客觀上要求相關(guān)技術(shù)人員仔細(xì)推敲文件內(nèi)容，明確雙方的合作要求、履行責(zé)任及對應(yīng)義務(wù)做出書面澄清，嚴(yán)格保密澄清環(huán)節(jié)中所有內(nèi)容，不影響工程設(shè)備正常使用，對于保證企業(yè)所獲取的經(jīng)濟(jì)利益具有不可比擬的積極作用。

（二）招標(biāo)采購問題解決策略

企業(yè)工程設(shè)備招標(biāo)采購管理策略與采購方法、庫存管理及供應(yīng)商管理間存在著密切聯(lián)系，而供應(yīng)商管理策略往往為搭建具有區(qū)域特色的綜合性評價(jià)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)追蹤調(diào)查供應(yīng)商，確保產(chǎn)品質(zhì)量不受其他因素影響。目前我國大多數(shù)企業(yè)普遍采購的材料零構(gòu)件數(shù)量較多且類型相對復(fù)雜，一旦供應(yīng)商數(shù)量過多則企業(yè)不具備足夠時(shí)間及精力進(jìn)行全過程追蹤，難以與各個(gè)供應(yīng)商間建立長期戰(zhàn)略合作關(guān)系。由此可見，做好工程設(shè)備分類工作，即劃分為A類、B類及C類，換而言之不同類型的機(jī)械設(shè)備實(shí)行不同的采購方案及不同的庫存管理策略能取得令人滿意的管理效果。具體為：

1、A類：A類工程機(jī)械設(shè)備泛指大型固定資產(chǎn)或生產(chǎn)設(shè)備，具有價(jià)值高等鮮明特點(diǎn)，被廣泛應(yīng)用于產(chǎn)品生產(chǎn)等領(lǐng)域，其使用年限及質(zhì)量水平直接決定企業(yè)生存發(fā)展，并且市場上具備生產(chǎn)出售此類機(jī)械設(shè)備資格的企業(yè)數(shù)量不太多且企業(yè)往往無法自行生產(chǎn)，客觀要求企業(yè)與生產(chǎn)質(zhì)量穩(wěn)定的供應(yīng)商構(gòu)建長期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，力求不對抗及實(shí)現(xiàn)雙贏，著重長遠(yuǎn)利益且不得壓低價(jià)格，利用良性合作確保供應(yīng)商獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益，有助于保持長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。

2、B類：B類工程機(jī)械設(shè)備泛指大型固定資產(chǎn)及配套設(shè)備、相關(guān)重要零部件，具有技術(shù)要求相對寬泛、市場價(jià)值較高及市場供給相對充足等鮮明特點(diǎn)，往往傾向于固定廠家采購。值得注意的是，從成本角度考慮，在B類機(jī)械設(shè)備采購過程中，需遵循“總成本最低化”的基本策略，基于供應(yīng)商管理方面無須花費(fèi)大量的自己和供應(yīng)商時(shí)間構(gòu)建長期穩(wěn)定的戰(zhàn)略合作關(guān)系，維持正常合作關(guān)系即可，爭取供應(yīng)商優(yōu)先服務(wù)本企業(yè)，以期實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購總成本最低化，達(dá)到有效控制成本的目標(biāo)。

3、C類：對于C類機(jī)械設(shè)備，指的是小型設(shè)備，主要特點(diǎn)為價(jià)格偏低，市場上有大量的供給，易獲取，并且價(jià)格協(xié)商的空間很大。在采購C類機(jī)械設(shè)備時(shí)，可以采取“貨比三家”的基本策略，擇優(yōu)選擇，但也需要確保機(jī)械設(shè)備供應(yīng)商質(zhì)量可靠，信譽(yù)高等條件。此外，在采購過程中，還可以了解該供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格服務(wù)等評價(jià)，然后對自身訂貨要求及條件進(jìn)行合理修改，進(jìn)一步進(jìn)行合同的簽訂；基于庫存管理方面，盡量采取經(jīng)濟(jì)訂貨的方式，使庫存成本得到有效控制。

四、結(jié)語

通過本文探究，認(rèn)識到工程設(shè)備采購管理作為企業(yè)管理工作的主要組成部分，占據(jù)工程項(xiàng)目比重較大。因此，企業(yè)秉持實(shí)事求是的工作原則，加大對于工程設(shè)備招標(biāo)采購管理的重視程度，以滿足合理選擇工程設(shè)備類型要求為前提條件，嚴(yán)格控制總體成本投入，遵循相關(guān)法律法規(guī)，靈活運(yùn)用量化指標(biāo)，設(shè)置科學(xué)的評價(jià)指標(biāo)，通過組織崗位培訓(xùn)等方法增強(qiáng)職工綜合素質(zhì)水平，促使工程設(shè)備招標(biāo)采購管理形成完整的體系，真正意義上實(shí)現(xiàn)采購目標(biāo)完成采購計(jì)劃。