簡(jiǎn)論加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的策略

文/張沫，吉林省白山市渾江區(qū)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理中心

1 城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的必要性

社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案需要完整地記錄每一個(gè)參保人的詳細(xì)信息，包括具體參保情況、參保年限以及退休之后享受到的待遇，數(shù)據(jù)量極為龐雜，給養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理帶來(lái)較大困難。所以需要結(jié)合具體保險(xiǎn)檔案管理需求，不斷優(yōu)化城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制，明確管理流程，應(yīng)用信息化的手段輔助進(jìn)行檔案管理，保證檔案管理的合理性。

城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的順利開(kāi)展直接關(guān)系著城鄉(xiāng)居民的自身利益，當(dāng)參保人達(dá)到領(lǐng)取退休金的年限之后，在獲得養(yǎng)老福利的過(guò)程中需要辦理很多手續(xù)和文件，保險(xiǎn)檔案作為提供參保人保險(xiǎn)信息的重要途徑，在城鄉(xiāng)居民合法利益維護(hù)過(guò)程中承擔(dān)著重要的任務(wù)。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案會(huì)保存參保人完善的個(gè)人信息數(shù)據(jù)，并幫助參保人構(gòu)建個(gè)人賬戶，及時(shí)將所交的保險(xiǎn)費(fèi)劃歸到參保人的個(gè)人賬戶中，實(shí)現(xiàn)保險(xiǎn)之間的有效續(xù)接以及基金的轉(zhuǎn)移，為居民合法權(quán)益的維護(hù)提供重要依據(jù)。

2 城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理存在的主要問(wèn)題分析

2.1 檔案意識(shí)問(wèn)題

從目前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)發(fā)展的進(jìn)程來(lái)看，檔案管理意識(shí)淡薄。某些地區(qū)對(duì)檔案工作資金投入不足，檔案保管設(shè)備短缺，檔案保管不善。檔案管理的人員身兼多職、臨時(shí)機(jī)動(dòng)，對(duì)檔案工作放任自流、聽(tīng)之任之，認(rèn)為只要抓好平時(shí)的日常業(yè)務(wù)工作開(kāi)展，檔案管理工作可有可無(wú)，看不到長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，只注重直接利益、自身利益。這些原因的存在直接導(dǎo)致檔案資料收集不齊全、不及時(shí)，質(zhì)量要求不高，檔案保管存在風(fēng)險(xiǎn)等檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象。從根本上說(shuō)這些存在的種種現(xiàn)象都是檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、重視程度不夠造成的。

2.2 檔案管理軟件問(wèn)題

目前各省出臺(tái)了相應(yīng)的檔案管理辦法，并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的軟件來(lái)全面進(jìn)行檔案管理，從而使得所有檔案管理工作變得異?，嵥槎彪s。而由于整體檔案管理的范圍、分類(lèi)和整理方式有所不同，隨著時(shí)間的推移就會(huì)出現(xiàn)諸多問(wèn)題。在實(shí)際工作中，工作量的增多，檔案管理實(shí)際操作參差不齊，缺乏統(tǒng)一操作的尺度與要求，整體工作的水平及效率低下，人力物力耗費(fèi)巨大，對(duì)以后養(yǎng)老保險(xiǎn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和管理以及轉(zhuǎn)移工作帶來(lái)許多不便。另一方面現(xiàn)代人參加養(yǎng)老保險(xiǎn)的意識(shí)增強(qiáng)，參保對(duì)象越來(lái)越多，檔案資料越來(lái)越要求規(guī)范齊全，這勢(shì)必會(huì)增加管理者的工作量。新時(shí)代的社會(huì)保障對(duì)檔案管理水平提出更高層次的要求。

3 加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的策略

3.1 重視城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作

第一是加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理決策人員和管理層對(duì)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，為了避免管理工作的混亂，可以成立檔案管理小組，對(duì)整個(gè)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，與此同時(shí)，把城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作列入相關(guān)人員的績(jī)效考核中，以此來(lái)凸顯城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作在整個(gè)社保體系中的重要地位。第二，從城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員入手，提高其對(duì)檔案管理工作的重視，主要的方式還是通過(guò)加強(qiáng)他們對(duì)檔案管理工作和構(gòu)建和諧社會(huì)關(guān)系的認(rèn)識(shí)，使其明白他們的工作關(guān)系著人民生活的穩(wěn)定性，從而在日常的工作中端正態(tài)度，表現(xiàn)出積極性，提高城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的工作水平。

3.2 健全檔案管理制度建設(shè)

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案與當(dāng)?shù)鼐用竦睦嫦⑾⑾嚓P(guān)，因此，完善居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理體系，將信息的手機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，可以更好地為居民服務(wù)，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)不斷提升自身素質(zhì)，努力更新自身知識(shí)體系，運(yùn)用專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和良好的素質(zhì)為城鄉(xiāng)居民服務(wù)，對(duì)于紙質(zhì)版的檔案，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理和保護(hù)，在保證紙質(zhì)版資料完好的同時(shí)應(yīng)當(dāng)建立一套完整的信息索引體系，方便在之后的工作中進(jìn)行查閱，對(duì)于電子檔案，應(yīng)當(dāng)建立完善的備份，避免之后因?yàn)橐恍┮馔馇闆r導(dǎo)致檔案丟失，與此同時(shí)還應(yīng)當(dāng)保證電子檔案的安全，絕不能出現(xiàn)信息泄露的情況。

3.3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展給城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作提供了新的途徑。傳統(tǒng)的紙制檔案管理模式管理效率低下，檔案查詢與調(diào)用的速度慢，而且紙質(zhì)檔案還容易受到自然災(zāi)害、人為損壞以及各種因素的影響而出現(xiàn)紙質(zhì)檔案丟失或缺損問(wèn)題，影響檔案的完整性。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門(mén)需要建立專(zhuān)項(xiàng)的電子信息庫(kù)，將所有關(guān)于養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的紙質(zhì)信息電子輸入到信息庫(kù)當(dāng)中，將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔n案，從而可以減少檔案的存儲(chǔ)空間，降低檔案的保管費(fèi)用。同時(shí)，還可以利用信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理的官方網(wǎng)站，提高檔案的收集速度和應(yīng)用效果，并利用各種即時(shí)通信平臺(tái)收集群眾對(duì)檔案管理工作的意見(jiàn)，調(diào)整和優(yōu)化當(dāng)前的檔案管理活動(dòng)，保證檔案管理效率。

3.4 提升管理水平

各級(jí)特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)部門(mén)應(yīng)克服資金緊張的困難，購(gòu)置先進(jìn)的微機(jī)設(shè)備，裝備檔案室。要盡力做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以便計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)及共享社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)應(yīng)著力進(jìn)行檔案管理的軟件開(kāi)發(fā)工作，由上級(jí)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)部門(mén)統(tǒng)一組織實(shí)施。軟件功能應(yīng)包括：檔案的自動(dòng)快速編目，及檔案信息的自動(dòng)檢索，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的快速查詢統(tǒng)計(jì)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)是社會(huì)基礎(chǔ)保障機(jī)制的重要組成部分，其可以為社會(huì)保障服務(wù)的順利開(kāi)展提供數(shù)據(jù)支持，因此必須加強(qiáng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理。并且作為國(guó)家檔案資源的主要內(nèi)容之一，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案能夠真實(shí)反映參保人義務(wù)繳費(fèi)履行情況以及所需要享受的社保待遇，可以維護(hù)城鄉(xiāng)居民的合法權(quán)益，因此對(duì)加強(qiáng)城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的策略進(jìn)行分析具有重要意義。