關(guān)于企業(yè)檔案管理體制改革的探討

文/陳麗娟，山東誠(chéng)祥建設(shè)集團(tuán)股份有限公司

1 引言

在經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷推動(dòng)下，從以往的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，檔案管理體制還不能很好地適應(yīng)新時(shí)期市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，在某種程度上制約了企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展，因此，檔案管理也一直處于較為被動(dòng)的狀態(tài)。在新時(shí)期如何做好檔案管理的體制改革工作已經(jīng)成為重點(diǎn)和要點(diǎn)，需要相關(guān)工作者做好這方面的研究和分析。

2 企業(yè)檔案管理體制存在的問(wèn)題研究

2.1 企業(yè)檔案管理體制過(guò)分依靠行政力量，缺少自我發(fā)展動(dòng)力

在我國(guó)傳統(tǒng)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，檔案管理體制存在非常明顯的問(wèn)題和缺陷，就是過(guò)于依靠行政力量，自身發(fā)展動(dòng)力不足。為了推動(dòng)企業(yè)檔案工作的長(zhǎng)期發(fā)展，黨和政府也批準(zhǔn)和下發(fā)了一系列文件，如《技術(shù)檔案室工作暫行通則》《自然科學(xué)研究機(jī)構(gòu)檔案工作的意見(jiàn)》等，主要是運(yùn)用以上部分行政手段進(jìn)行檔案管理，由此也形成強(qiáng)大的外部推動(dòng)力，這些在檔案管理工作中占據(jù)了非常重要的地位。盡管此種推動(dòng)力價(jià)值明顯，但是在當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下已經(jīng)明顯力度不足，政府成為檔案體制以及管理的宏觀調(diào)控者，企業(yè)自身力量逐漸弱化。

2.2 缺少學(xué)習(xí)優(yōu)秀企業(yè)的機(jī)會(huì)，檔案管理手段落后

現(xiàn)如今，檔案管理工作在一些優(yōu)秀的企業(yè)中得到了較高的重視。檔案管理工作相對(duì)煩瑣復(fù)雜，需要耗費(fèi)較大的人力和資金，在這些優(yōu)秀的企業(yè)中檔案管理工作都有具體的預(yù)算，將成本控制到最低，以此來(lái)擴(kuò)大企業(yè)的利潤(rùn)空間，另外，這些優(yōu)秀的企業(yè)運(yùn)用數(shù)字化管理手段，使檔案管理工作更加簡(jiǎn)單快捷，通過(guò)數(shù)字化集成系統(tǒng)，將每份檔案都做到清晰明了。然而，一些企業(yè)認(rèn)不清檔案管理工作的重要性，檔案管理工作人員得不到有效的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，仍然在使用落后的管理手段，這就使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中處于了不利的地位。

2.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)不夠高，專業(yè)能力不夠強(qiáng)

在企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理工作人員的能力和素質(zhì)，是做好檔案管理工作的重要因素。檔案管理工作人員不僅要有極強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，對(duì)檔案管理工作有很強(qiáng)的積極性，熱愛(ài)檔案管理工作，還要有很強(qiáng)的法律意識(shí)，懂得檔案保密的重要性，熟悉檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)，具有較強(qiáng)的綜合能力。同時(shí)，檔案管理工作作為一項(xiàng)服務(wù)性質(zhì)的工作，其管理人員的服務(wù)意識(shí)也是很重要。但是，在企業(yè)檔案管理這一重要工作中，工作者的綜合素質(zhì)和能力均不高，工作效率低，對(duì)于工作的保密意識(shí)弱，有些工作人員，不但專業(yè)能力不足，服務(wù)意識(shí)還比較差，甚至因?yàn)橐恍┬∈屡c用戶產(chǎn)生矛盾，影響用戶體驗(yàn)和公司的整體形象，這就是很多情況下，檔案管理工作狀況百出的原因。

3 企業(yè)檔案管理體制改革的建議

3.1 提升企業(yè)檔案管理工作水平

企業(yè)倡導(dǎo)建立合理、科學(xué)的檔案管理制度約束管理行為，在檔案收錄、檢索等工作方面進(jìn)行創(chuàng)新性變革，檔案管理工作可以實(shí)行“三位一體”管理制度，這種管理制度要求管理方法與管理流程進(jìn)行對(duì)應(yīng)，信息收集嚴(yán)格符合檔案管理流程要求，各個(gè)環(huán)節(jié)相互牽制、相互輔助、相互呼應(yīng)，能夠合理化企業(yè)檔案管理平臺(tái)建設(shè)，提升企業(yè)檔案管理信息實(shí)用度，對(duì)企業(yè)進(jìn)行企業(yè)改革起到推動(dòng)作用。在進(jìn)行檔案管理時(shí)也應(yīng)該注意收錄檔案的質(zhì)量與信息的完整性，在進(jìn)行檔案收集后需要對(duì)檔案信息進(jìn)行挑選，將不符合收錄要求的檔案信息重新修改，將繁雜、冗長(zhǎng)的檔案信息進(jìn)行刪減后收錄。真正能夠收入企業(yè)檔案的應(yīng)該是能夠反映企業(yè)人事?tīng)顩r、經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顟B(tài)的真實(shí)信息，能為企業(yè)發(fā)展提供更多經(jīng)驗(yàn)與參考信息，有效幫助提高企業(yè)檔案質(zhì)量。相關(guān)工作人員應(yīng)該及時(shí)更新檔案信息防止信息遺漏，保證及時(shí)、準(zhǔn)確將企業(yè)信息計(jì)入檔案，不能貪圖數(shù)據(jù)美觀就迫于壓力私自修改信息，要保證企業(yè)檔案信息的真實(shí)客觀性。

3.2 企業(yè)檔案管理體制構(gòu)建走市場(chǎng)化道路

市場(chǎng)化永遠(yuǎn)是企業(yè)管理未來(lái)走向的重要參考和趨勢(shì)，更是世界行政改革的共同趨勢(shì)所在，引領(lǐng)著各大企業(yè)的改革。我國(guó)企業(yè)檔案管理體制建立必須參考市場(chǎng)要素，因?yàn)槭袌?chǎng)在資源配置中起決定性作用，檔案資源是企業(yè)信息資源管理中不可或缺的基礎(chǔ)，企業(yè)還需要按照市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)和運(yùn)營(yíng)來(lái)進(jìn)行檔案體制管理；檔案資源是企業(yè)發(fā)展不可或缺的信息資源，因此企業(yè)還需要按照自身的情況、競(jìng)爭(zhēng)的體制不斷地改善檔案管理體制；企業(yè)檔案管理工作要為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供建議和意見(jiàn)，檔案工作在市場(chǎng)中進(jìn)行，那么必須按照市場(chǎng)的需要做好檔案信息存儲(chǔ)和檔案資源的開(kāi)發(fā)工作，不斷創(chuàng)新，讓日益增長(zhǎng)的檔案信息符合企業(yè)發(fā)展的需要，使企業(yè)檔案工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。檔案工作有了方向和目標(biāo)才能夠完成市場(chǎng)交給自己的多種任務(wù)。

3.3 法制化是企業(yè)自主檔案管理發(fā)展的目標(biāo)

檔案管理體制的法制化道路首先是檔案行政執(zhí)法檢查與業(yè)務(wù)指導(dǎo)之間要分步驟進(jìn)行，檔案要進(jìn)行行政執(zhí)法檢查，這是法律上的一種強(qiáng)制性行為，每一個(gè)企業(yè)都需要接受檢查，這是對(duì)檔案負(fù)責(zé)的態(tài)度，更是對(duì)檔案的保護(hù)，保障移交的順利。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)并不是檔案體制法制化的內(nèi)容，這屬于非強(qiáng)制性的行為，不是義務(wù)和責(zé)任層面的。檔案的執(zhí)法檢查還需要以法律法規(guī)為根本依據(jù)，為企業(yè)提供技術(shù)層面的服務(wù)。檔案執(zhí)法檢查應(yīng)確定執(zhí)法的程序和執(zhí)法方式，并且做好行政執(zhí)法管理相關(guān)通知，這樣在檔案的管理上就會(huì)更為突出，讓管理方法和管理途徑也相對(duì)完善。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文對(duì)企業(yè)檔案管理體制改革作出分析和研究，認(rèn)為目前企業(yè)檔案管理體制還存在一些問(wèn)題，必須對(duì)檔案管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，需要從市場(chǎng)化、社會(huì)化、法制化以及信息化角度做好檔案管理體制完善工作。