公證文書檔案管理芻議

文/李偉力，湖南省益陽市銀鑫公證處

1 引言

公證文書分為：有公證書證明的文書和公證處辦理公證事項中所制作的其他文書。比如：拒絕公證通知書和委托調(diào)查函。公證文書檔案既是公證機(jī)關(guān)上述公證活動的真實(shí)記錄，是國家檔案的組成部分，有極為重要的查考和使用價值。而做好其管理是公證機(jī)關(guān)日常的重要工作，這項工作也是公證人員和公證檔案工作人員的責(zé)任。下文就公證文書的檔案管理工作發(fā)表一些看法。

2 公證文書檔案法制化管理

2.1 公證檔案管理要求

首先公證檔案管理的最佳狀態(tài)是，合理的分類、立卷的規(guī)范、妥善保管、使用快捷。這便需要領(lǐng)導(dǎo)加大重視，過問管理工作，聘用業(yè)務(wù)能力高低人來負(fù)責(zé)此工作，在經(jīng)過管理部門的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)后才能上崗。另外要有防火、防盜和防泄密專門必備的卷柜和保密柜以及對應(yīng)的辦公硬件保障。其次根據(jù)《檔案法》和《中華人民共和國保密法》來建構(gòu)檔案管理工作的各項規(guī)章制度。

2.2 公證文書檔案規(guī)范和整理

關(guān)于檔案的整理工作必須將一段時間的文書材料，盡量多的收集起來；另外，把收集完畢的資料，根據(jù)相應(yīng)的順序加以整理、裝訂，形成文件匯集卷。而歸檔是把案卷到檔案室和工作人員移交的工作。需注意歸檔和整理是一項十分重要的工作，質(zhì)量的好壞直接決定檔案管理的水平，因此要做好檔案的整理和歸檔工作必須做好以下幾點(diǎn)：

3 公證文書檔案的規(guī)范有序整理

3.1 調(diào)整組卷

對每項公證事件，必須嚴(yán)格按照年度的一證一卷、一卷一號的原則來立卷。組卷時，應(yīng)該遵守公證檔案的形成特征與規(guī)律。根據(jù)國家檔案立卷原則與需要，認(rèn)真分類和檢查每份文書材料，適當(dāng)調(diào)整擬定歸卷材料，以便為之后給形成案卷做足準(zhǔn)備：

1）歸卷的公證資料沒有缺損，對破損的材料必須及時修補(bǔ)和復(fù)制，將重復(fù)和多余的材料剔除。2）檢查歸卷的材料擺放是否妥當(dāng)，保持有一定的距離；3）材料是否有保存價值，確定保管期限；4）歸卷的公證材料數(shù)量是否正確，材料數(shù)目如果太多需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分卷，反之則需進(jìn)行合卷操作。

3.1.1 排列、編號

根據(jù)公證互動活動時間先后和材料的重要性，進(jìn)行確定組卷的排列順序。而為可以反映出公證活動的整體面貌的同時方便查閱，依據(jù)本國檔案局的相關(guān)規(guī)定與要求，必須把公證書排放在首位而組卷材料中，除了卷宗封面、目錄及卷低，都應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字來編號。

3.1.2 編目、裝訂

根據(jù)卷內(nèi)文書材料的排列順序，來填寫卷內(nèi)目錄，在填寫過程中必須每件文書材料的題目名稱，承辦人姓名、年月日等信息寫清楚，不能有錯誤，且標(biāo)明起止頁號。將卷內(nèi)文書的材料的說明填寫在備考表中，寫上立卷人、檢查人的姓名和立卷時間。另外，填寫卷宗封面，在封面說顯示的項目應(yīng)該用毛筆或是鋼筆認(rèn)真填寫。保證名稱簡潔，可明確反映出卷內(nèi)吻合術(shù)的主要內(nèi)容。辦理截止日期為出具公證書的日期。最后是案卷的裝訂。為固定和保護(hù)卷內(nèi)的材料，防止遺漏或受到損害，必須在裝訂之前進(jìn)行整理。第一挑選出材料中有金屬物的，在對卷內(nèi)公證材料做出一次全面的檢查，對一些不便裝訂的特殊或是貴重的手稿或是照片可以使用卷袋或卷盒來保存。案卷的和裝訂應(yīng)該保證結(jié)實(shí)、整齊和美觀，在完成裝訂后，必須在活結(jié)處加以密封，在啟封線上加蓋立卷人的名章。

3.1.3 及時歸檔

在公證事項完成后，辦證人應(yīng)該在三個月內(nèi)把文書整理立卷且向檔案室移交，辦理歸檔手續(xù)。將涉及了家國機(jī)密與個人隱私的事項需要設(shè)為密卷并加有密卷章。管理檔案人員必須嚴(yán)格檢查辦理人移交的檔案，若有不符合立卷標(biāo)準(zhǔn)的必須退還進(jìn)行重新整理。而隨卷的錄音帶、錄像或是優(yōu)盤需在每盤磁帶上標(biāo)注有當(dāng)事人的姓名、內(nèi)容、檔案編號等內(nèi)容。最后也要接受案卷和登入歸檔登記簿，為保密應(yīng)將密卷單獨(dú)保存在獨(dú)立的編制案卷目錄中。

3.2 借調(diào)與查閱

3.2.1 借調(diào)和查閱的標(biāo)準(zhǔn)

在公證機(jī)關(guān)中必須嚴(yán)格執(zhí)行保密措施，建構(gòu)節(jié)約制度與檔案借閱登記表。由于此機(jī)關(guān)與黨政機(jī)關(guān)的一般文件檔案有所不同，不但需要有一定的資料性，還需有可訴訟的證據(jù)的用處，能夠在訴訟中當(dāng)做證據(jù)被法院使用，因此度檔案的借調(diào)和查閱必須有嚴(yán)格的審批與登記手續(xù)，且設(shè)有借閱的期限限制。而本處的公證員和同級以及上級司法行政機(jī)關(guān)的公證管理部門由于工作的需要，在借閱公證檔案時，也必須進(jìn)行登記。如果人民法院、人民檢察院這類機(jī)關(guān)因為工作需要來借閱檔案時必須，應(yīng)該出示查卷函件，經(jīng)過公證處主任的批準(zhǔn)后才可辦理有關(guān)手續(xù)。律師因為訴訟代理的工作需要借閱時，要想機(jī)關(guān)提交律師證和律師事務(wù)所的查卷證明和當(dāng)事人同意進(jìn)行查看的證明，在經(jīng)由公證處主任批準(zhǔn)之后，可以查閱當(dāng)事交給公證處的證明材料以及公證處的記錄的對話筆錄。別的單位或是個人通常是不能借調(diào)或是查閱公證檔案的。而借出檔案不許及催還。在歸還時如果發(fā)現(xiàn)了案卷有損壞或是短缺、無損等情況必須及時追查。

3.2.2 保管和防護(hù)

在我國經(jīng)濟(jì)體制快速改革的不斷深化的同時，原有通過的經(jīng)濟(jì)合同，合同的當(dāng)事人若是有變更和補(bǔ)充原合同的內(nèi)容要求，便需要查閱公證檔案。所以在公證實(shí)踐過程中利用率是很高的。另外由于公證實(shí)驗證明，公證機(jī)關(guān)辦理公證事項所牽涉的國家機(jī)密和當(dāng)事人的財產(chǎn)損失，使得當(dāng)事人的權(quán)益受到的損失，進(jìn)而對公證機(jī)關(guān)的信譽(yù)有所影響，所以嚴(yán)格遵守保密制度可見是十分重要的。

4 結(jié)束語

總之，公證文書檔案的在公證活動中逐漸形成的、對整個公證活動的進(jìn)行真實(shí)記錄，因此是對當(dāng)事人的合法權(quán)益最為真實(shí)的記錄，對其合法權(quán)益有維護(hù)以及在公證效力方面的確保有不能代替的作用。同時對公證工作的開展，活動的施行、監(jiān)督都有重要的查考和利用價值。而公證活動的實(shí)施、歸檔、保管等工作均是為日后的方便利用，所以在管理工作中，必須加大相關(guān)人員的法律意識和檔案意識，建立依法管理的觀念，施行公證檔案規(guī)范化管理，保證公證檔案的管控的每個環(huán)節(jié)都有保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，做好公證檔案，從而使得公證檔案的價值可以充分發(fā)揮。