數(shù)字時(shí)代聲像檔案管理策略研究

文/劉艷紅，中山市火炬開發(fā)區(qū)水利所

1 傳統(tǒng)聲像檔案管理存在的問題

傳統(tǒng)的聲像檔案種類繁多，而在管理的過程中就要進(jìn)行分類，根據(jù)不同的載體，采用不同的管理措施。例如一般的影像檔案在實(shí)施管理的過程中，首先需要對(duì)影像進(jìn)行采集，這不僅工作量復(fù)雜并且需要利用防磁柜進(jìn)行保存。對(duì)于照片檔案的管理措施相對(duì)來說比較簡(jiǎn)單和便捷，只是通過對(duì)底片的采集、附上相應(yīng)的文字、然后做好防潮、防火的保護(hù)措施就可以完成照片的歸檔管理。根據(jù)檔案的不同載體需要分別設(shè)置不同的管理措施，對(duì)比數(shù)字時(shí)代，傳統(tǒng)的聲像檔案管理模式還存在著大量的缺陷。

1.1 依賴傳統(tǒng)的人工管理

因?yàn)槁曄駲n案的多類型載體的特點(diǎn)，這種管理模式首先在保存工作的過程中，需要開發(fā)出針對(duì)不同載體的管理工序制度。而這種工序的管理內(nèi)容相對(duì)來說有一定的重復(fù)性，常常需要重復(fù)作業(yè)，嚴(yán)重地浪費(fèi)人力資源。另一方面，聲像檔案之間的不同載體亦存在很多特異性的表現(xiàn)，更加需要配置不同復(fù)合型人才的資源。從這些形態(tài)缺陷基本可以看出，采用傳統(tǒng)模式的聲像檔案管理單單從人力資源方面就已經(jīng)造成嚴(yán)重的浪費(fèi)，并且由于工作量的大幅度增加，管理的成本相應(yīng)提高。

1.2 資金方面的浪費(fèi)

聲像檔案的管理與文書檔案的管理之間主要是在于載體的不同，因此需要對(duì)其各自的管理措施進(jìn)行區(qū)分，由于聲像檔案相對(duì)比較特殊，對(duì)于聲像檔案的管理特別是在儲(chǔ)存的方法以及容量上存在不同的要求，為了提升聲像檔案管理的質(zhì)量與效率，必須針對(duì)聲像檔案這種特殊的載體分別購(gòu)置不同的電子儲(chǔ)存設(shè)備。特別是媒體單位因?yàn)檫@種特殊工作性質(zhì)，單位對(duì)于聲像檔案的管理質(zhì)量有更加嚴(yán)格的要求，一般重要檔案的儲(chǔ)存措施，會(huì)根據(jù)不同性質(zhì)需求而購(gòu)買更加專業(yè)的儲(chǔ)存設(shè)備，而對(duì)于檔案的保管環(huán)境也有著特別的嚴(yán)格要求。這樣不僅增加了保管成本，而且在一定程度上影響了聲像檔案的管理質(zhì)量以及開發(fā)利用。

1.3 限制了聲像檔案管理的發(fā)展

由于聲像檔案管理的獨(dú)特性，所以與一般的檔案在儲(chǔ)存管理方面存在不同的方式，并且由于工作量巨大，程序也相對(duì)復(fù)雜，往往不夠引起單位對(duì)聲像檔案管理的高度重視。這些管理缺陷主要是由于：過于依賴過去的管理方式、沒有針對(duì)性地進(jìn)行管理以及適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新，而隨著聲像檔案管理的業(yè)務(wù)發(fā)展，管理方式停留在過去沒有得到明顯的提升，因此阻礙了聲像檔案管理的發(fā)展。

2 數(shù)字時(shí)代提高聲像檔案管理質(zhì)量的措施

由于傳統(tǒng)聲像檔案管理在儲(chǔ)存的問題上明顯落后，在檔案開始入庫的過程中，也沒有建立可靠的安全保護(hù)措施。當(dāng)單位需要利用檔案的時(shí)候，檢索的難度非常高，要經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的檢索才能獲取檔案的信息，這嚴(yán)重地浪費(fèi)了大量的時(shí)間。目前很多聲像檔案儲(chǔ)存時(shí)間太久，導(dǎo)致磁帶和膠片的質(zhì)量受損甚至已經(jīng)達(dá)到報(bào)廢的程度，導(dǎo)致聲像檔案無法利用。

2.1 數(shù)字化技術(shù)

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用基本上能夠針對(duì)檔案的圖片、視頻、文字等詳細(xì)資料進(jìn)行轉(zhuǎn)錄以及編碼，然后永久地儲(chǔ)存于智能電腦的程序中，它的優(yōu)勢(shì)是在檢索檔案方面提供了快捷的功能，在不同程度上提高了儲(chǔ)存的價(jià)值。數(shù)字化技術(shù)對(duì)聲像檔案管理的發(fā)展具有開拓性的意義。

2.2 采用相同標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行編碼

數(shù)字化技術(shù)能夠通過編碼的形式最大化地滿足聲像檔案管理的基本需求，這種技術(shù)能夠快速地分辨到檢索的目標(biāo)資源，并且從自動(dòng)納入聲像檔案的資料開始展開編碼程式，還能在編碼程式的過程中，采取相同的標(biāo)準(zhǔn)。例如：在對(duì)視頻這種介質(zhì)的檔案的管理過程中，通常需要系統(tǒng)對(duì)每個(gè)節(jié)目進(jìn)行錄制，包括場(chǎng)景和鏡頭均有一定的要求，最后會(huì)自動(dòng)地將制作視頻的編導(dǎo)、及所有參與視頻錄制的工作人員的資料進(jìn)行編目。自動(dòng)編碼程式對(duì)聲像檔案管理的工作量以及工序能夠起到自動(dòng)編碼的管理作用，并且能夠形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，不僅能夠加強(qiáng)檔案管理工作人員的保管意識(shí)，而且能夠?yàn)闄n案資料的使用者提供快捷的服務(wù)功能，從而節(jié)省大量的時(shí)間。

2.3 建設(shè)在線數(shù)據(jù)庫

在這種信息化背景下，只有建立同等交流、以服務(wù)功能為目的，并且按照開發(fā)檔案資源的共享工作，確保聲像檔案管理質(zhì)量能夠基本滿足目前的業(yè)務(wù)量需求。而建立在線數(shù)據(jù)庫主要作用在于：對(duì)檔案資料的管理更加條理清晰，在檢索資料方面也更加能夠具備針對(duì)性，能夠滿足大量的聲像檔案的儲(chǔ)存管理，并且能夠自動(dòng)進(jìn)行分類。目前根據(jù)聲像檔案的性質(zhì)特點(diǎn)，主要分為3個(gè)類型：照片、視頻，以及音頻。為了能夠激發(fā)數(shù)據(jù)庫的利用價(jià)值，在建立數(shù)據(jù)庫的時(shí)候，必須要將資料單位的實(shí)際情況作為管理的根據(jù)。不同的行業(yè)有不同的管理性質(zhì)，要嚴(yán)格掌握實(shí)際的發(fā)展情況，并且要貫徹嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)與原則。

3 結(jié)束語

聲像檔案的發(fā)展歷程，涵蓋了多種類型的載體，例如廣泛應(yīng)用于日常生活中的錄像帶、磁帶、唱片、照片等不同類型的載體。而采用數(shù)字化技術(shù)的管理能夠在一定程度上推動(dòng)先進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作的發(fā)展，這種新型的檔案管理可以直接淘汰膠片、磁帶作為載體，突破了過去的載體模式以及檔案類型的限制，這種檔案管理的眾多管理功能已經(jīng)能夠直接淘汰傳統(tǒng)的聲像管理模式，本文針對(duì)數(shù)字化技術(shù)在聲像管理中的應(yīng)用開展一系列的分析，提出幾點(diǎn)舉措，希望能夠?qū)δ壳暗穆曄駲n案的管理起到一定的參考作用。