淺議企業(yè)綜合檔案室建設(shè)

文/魏微，河北辛集制衣工業(yè)服務(wù)中心

綜合檔案室是統(tǒng)一管理企業(yè)全部檔案的管理機(jī)構(gòu)，它的建立不僅能夠?qū)嵭薪y(tǒng)一集中管理檔案，防止政出多門，還能夠通過(guò)成立檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，使檔案工作延伸到各部門，通過(guò)各檔案員對(duì)各類別檔案進(jìn)行收集、整理并移交綜合檔案室管理，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供利用服務(wù)工作，真正發(fā)揮檔案應(yīng)有的價(jià)值和作用。

1 綜合檔案室在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的重要作用

綜合檔案室有利于企業(yè)管理層對(duì)整個(gè)企業(yè)檔案工作的協(xié)調(diào)、決策、綜合治理，有利于對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。隨著企業(yè)搞活開放，企業(yè)檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)也發(fā)生了變化，從客觀上要求變革檔案組織管理方式。而企業(yè)通過(guò)建立綜合檔案室、實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確地把握企業(yè)檔案信息的傳遞和處理過(guò)程，有利于對(duì)整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全局的控制和協(xié)調(diào)，便于企業(yè)管理層及時(shí)決策和綜合治理。建綜合檔案室有利于檔案的收集，使整個(gè)企業(yè)檔案齊全完整。檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理后，收集工作成為檔案人員的首要任務(wù)，它就會(huì)經(jīng)常對(duì)收集工作的各環(huán)節(jié)進(jìn)行督促、指導(dǎo)，改變了過(guò)去那種似乎有人管，實(shí)際又無(wú)人管的局面，使生產(chǎn)中形成的檔案及時(shí)收集、歸檔。 建綜合檔案室為實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，創(chuàng)造了條件。檔案人員可以研究開展檔案工作的計(jì)劃措施，按照統(tǒng)一的規(guī)章制度和管理辦法，對(duì)各類文件材料的形成、收集、整理、歸檔進(jìn)行科學(xué)管理和系統(tǒng)分類整理，確保歸檔案卷質(zhì)量。綜合檔案室有利于檔案人員的穩(wěn)定與業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。檔案人員可以有充分的時(shí)間進(jìn)行案卷整理和管理工作，有精力鉆研檔案業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，也便于落實(shí)專業(yè)人員的崗位責(zé)任制，實(shí)現(xiàn)檔案工作人員專業(yè)化。

2 加強(qiáng)企業(yè)綜合檔案室建設(shè)的路徑

強(qiáng)檔案意識(shí)。檔案室要完善檔案室管理制度，加強(qiáng)檔案室工作的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作納入全年工作的議事日程。建立健全檔案室管理制度，是做好檔案是管理制度的重要保證。制定檔案保管期限表，歸檔范圍，分類編目方法等規(guī)定。把分散在各科室和各人手中文件材料收集齊全，立卷歸檔，集中到檔案室統(tǒng)一由檔案員管理和利用，做好檔案借閱登記，利用效果登記等各種登記，手續(xù)要齊全。

完善檔案管理體制和管理制度。明確綜合檔案室的機(jī)構(gòu)定位、隸屬關(guān)系、部門職責(zé)。綜合檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌全公司檔案管理工作，包括制度建設(shè)、加工整理、檔案日常管理、數(shù)字檔案室建設(shè)，負(fù)責(zé)對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)，對(duì)外聯(lián)系。各部門負(fù)責(zé)根據(jù)歸檔范圍將文件移交給綜合檔案室。建議綜合檔案室設(shè)負(fù)責(zé)人及檔案管理員網(wǎng)絡(luò)，明確崗位職責(zé)。完善檔案管理制度，合理設(shè)計(jì)檔案管理工作流程，出臺(tái)檔案管理的主要制度，根據(jù)實(shí)際分批出臺(tái)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類制度。包括《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，檔案全宗、分類大綱及編目原則、歸檔范圍及保管期限、檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、各專業(yè)工程檔案的編制辦法、檔案與資料范圍及內(nèi)容劃分標(biāo)準(zhǔn)、聲像檔案的管理辦法、檔案室日常管理制度等。

積極加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化、信息化管理。中國(guó)的檔案事業(yè)正面臨著時(shí)代的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，中國(guó)社會(huì)正逐步從工業(yè)社會(huì)走向信息社會(huì)。進(jìn)而走向“以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為核心，建立在以知識(shí)和信息的生產(chǎn)、分配和使用基礎(chǔ)上的知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代”。檔案是各種機(jī)關(guān)組織和個(gè)人在特定的社會(huì)活動(dòng)中形成的保存?zhèn)洳榈臍v史文件?；鶎訖n案室工作是十分重要的基礎(chǔ)性工作，是衡量與觀察本單位管理水平的重要尺度和窗口之一。它具有為本單位領(lǐng)導(dǎo)組織科研、生產(chǎn)和管理提供決策依據(jù)。毫不夸張地說(shuō)，為有秩序的進(jìn)行課題研究和生產(chǎn)建設(shè)提供有效服務(wù)的手段。能起到促使到本單位獲得最佳經(jīng)濟(jì)效益，提高應(yīng)變能力和競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地的作用。加大基金投入為檔案室購(gòu)置一些必要的現(xiàn)代化設(shè)備，比如電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理能力，能以極快速度準(zhǔn)確讀入、存儲(chǔ)和輸出數(shù)據(jù)。檔案工作中的檔案、資料統(tǒng)計(jì)、管理、編目與檢索以及檔案系統(tǒng)的行政管理均可運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理。檔案事業(yè)發(fā)展要與社會(huì)發(fā)展同步，與辦公自動(dòng)化水平的提高相協(xié)調(diào)。檔案工作在信息化時(shí)代的發(fā)展必須依靠現(xiàn)代科技，這樣才能使基層檔案室工作邁上新臺(tái)階，提高基層檔案室工作的管理水平，推動(dòng)檔案事業(yè)全面發(fā)展。不斷提高檔案室工作人員綜合素質(zhì)，使他們盡快熟練掌握檔案管理的的專業(yè)和科技技能知識(shí)，為檔案現(xiàn)代化、信息化管理提供智力和人才支持。掌握檔案信息需求，提高辨別信息水平和處理能力，增強(qiáng)開發(fā)檔案信息資源的意識(shí)，探索管理工作新思路，提高基層檔案室管理水平。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案工作是企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，這項(xiàng)工作做的如何，直接影響到企業(yè)其它工作的開展，綜合檔案室的建設(shè)是完成檔案本身發(fā)揮的一個(gè)重要前提，是能否有效地利用檔案的前提和必要條件，也是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)管理工作的重要組織部分，是關(guān)系到一個(gè)企業(yè)能否科學(xué)管理的重要條件，是推動(dòng)企業(yè)檔案工作持續(xù)不斷地向前發(fā)展，為企業(yè)發(fā)揮其應(yīng)有的作用。