淺議提升國企人事檔案管理水平的對(duì)策

文/田琪，開灤（集團(tuán)）有限責(zé)任公司賓館

1 引言

人事檔案管理是企業(yè)人力資源工作的重要組織部分，國有企業(yè)的人事檔案管理工作更是國有企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)的歷史見證，關(guān)系國有企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)的發(fā)展水平。近年來，隨著企業(yè)信息化建設(shè)的加速推進(jìn)與發(fā)展，人事檔案管理工作也取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，檔案管理硬件設(shè)施也不斷更新，檔案管理程序不斷規(guī)范，但仍然存在一些問題，需要認(rèn)真研究，努力為企業(yè)選拔任用、崗位調(diào)整、晉職、晉級(jí)、增資加薪等提供參考，為組織人事干部工作的科學(xué)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2 人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 人事檔案內(nèi)容較為陳舊、簡(jiǎn)單

在新形勢(shì)下，過去一直沿用的人事檔案管理方法顯得較為陳舊，這點(diǎn)主要展現(xiàn)在檔案內(nèi)容上，內(nèi)容顯得十分匱乏、空洞，而這就使得人事檔案所具有的價(jià)值無法真正展現(xiàn)出來。從管理內(nèi)容來說，人事檔案可以將個(gè)人的歷史清晰、完整地呈現(xiàn)出來，利用人事檔案就能夠了解到個(gè)人的履歷、政治面貌以及職務(wù)評(píng)聘等方面的內(nèi)容，這樣就可更好的完成人員輪換、人員晉升等工作。但是當(dāng)前的人事檔案內(nèi)容較為陳舊、簡(jiǎn)單，無法在人才的發(fā)現(xiàn)和選擇方面提供相應(yīng)的參考，導(dǎo)致人員的晉升和輪換受到影響，最終打擊員工工作的熱情和積極主動(dòng)性。就人事檔案形式而言，還采取傳統(tǒng)的形式進(jìn)行材料歸檔，沒有發(fā)揮出檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)，不僅增大了管理的成本，同時(shí)還對(duì)人事檔案的統(tǒng)一性和完整性造成破壞，最終導(dǎo)致個(gè)人的能力認(rèn)定以及政績(jī)?cè)u(píng)價(jià)材料缺乏公平性。

2.2 檔案檢索難度大，存在有非常嚴(yán)重的神秘性

在我們國家，人事檔案管理一直采用的是內(nèi)向型封閉管理，在管理過程中所關(guān)注的是保密性、政治性，而社會(huì)利用性則未得到重視。在現(xiàn)階段，社會(huì)發(fā)展的腳步持續(xù)加快，但人事檔案管理工作顯得十分的保守，尤其是服務(wù)宣傳等方面的工作沒有得到有效落實(shí)，很難為員工提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。因?yàn)閱T工不能對(duì)自己的人事檔案進(jìn)行查閱，很多人無法直接接觸到人事檔案，在人事檔案方面存在有較大的敬畏感以及神秘感。在人事檔案的利用方面其手續(xù)較為復(fù)雜，查閱的內(nèi)容非常繁瑣。比如說有員工因?yàn)楣ぷ餍枨笮枰獙?duì)個(gè)人的檔案進(jìn)行查閱，那么先要申請(qǐng)人事部門領(lǐng)導(dǎo)的審批，之后由檔案管理人員按照工作流程調(diào)取檔案，在這些程序方面需要花費(fèi)非常多的時(shí)間。

2.3 缺乏先進(jìn)的人事檔案管理手段，影響人才的選拔和使用

當(dāng)前在人事檔案管理方面更多的重視管理，對(duì)于檔案服務(wù)缺乏足夠的重視，管理方法比較繁瑣，操作難度大，其管理水平和信息化水平較為落后。檔案現(xiàn)代化管理的一項(xiàng)主要前提就是有現(xiàn)代化設(shè)備，但是當(dāng)前很多單位檔案管理方面的設(shè)備仍較為落后陳舊，更多的是建立在手工管理模式上，需要花費(fèi)大量的人力、物力資源，最終導(dǎo)致檔案的多樣性和豐富性較為缺乏。在檔案查閱的內(nèi)容方面以工資、簡(jiǎn)歷、職稱為主，無法發(fā)揮出檔案在發(fā)現(xiàn)人才、推薦人才方面的價(jià)值和作用。

3 人事檔案管理中存在問題的解決對(duì)策

3.1 對(duì)人事檔案管理觀念進(jìn)行更新

在新時(shí)期，人事檔案管理工作需要打破傳統(tǒng)的封閉式檔案管理格局，檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變自己的管理掛念，建立起開放性的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案編研工作的優(yōu)化和創(chuàng)新。將傳統(tǒng)的檔案管理收集觀念向著主動(dòng)開發(fā)和利用方面進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以用為主進(jìn)行檔案的開發(fā)利用。在檔案管理工作中引入人本管理思想，將檔案管理人員的主觀能動(dòng)性充分全面的發(fā)揮出來。保證檔案管理方面的觀念能夠符合時(shí)代發(fā)展的潮流，促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。

3.2 做好領(lǐng)導(dǎo)工作，提高檔案人員的綜合素養(yǎng)

單位領(lǐng)導(dǎo)需要提高對(duì)人事檔案管理工作的重視度，將人事檔案管理工作上升到干部隊(duì)伍建設(shè)的高度進(jìn)行分析考慮?？梢越⒁恢n案管理小組，定期做好對(duì)檔案管理方面工作的督促和檢查，提高人事檔案管理工作的規(guī)范化、制度化以及科學(xué)化水平。人事檔案管理工作有著非常強(qiáng)的業(yè)務(wù)性以及政策性，同時(shí)有著保密性和服務(wù)性方面的作用。在這種情況下，對(duì)于檔案管理人員有著非常高的要求，在平時(shí)的工作過程中，需要從多個(gè)方面出發(fā)提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，在檔案管理工作實(shí)踐過程中發(fā)展管理人員的科學(xué)發(fā)展觀，幫助檔案管理人員樹立正確的人生觀、價(jià)值觀、世界觀，在工作過程中嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，使檔案管理人員的工作積極性和工作榮譽(yù)感有顯著的提高。單位可以采取多種強(qiáng)化訓(xùn)練方式，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員在業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)，使操作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)有顯著的提高，將人事檔案的作用充分全面的發(fā)揮出來。

3.3 優(yōu)化和完善檔案的功能

當(dāng)前人事檔案管理更多的采取干部檔案管理模式，更多的重視對(duì)個(gè)人“政治歷史”的反應(yīng)，沒有在實(shí)際能力、培訓(xùn)學(xué)習(xí)方面的相關(guān)記錄，雖然可以在人員的提拔等方面發(fā)揮抽一定的作用，但是很難實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人全面、準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，很難在優(yōu)秀人才的發(fā)現(xiàn)和吸收方面發(fā)揮出作用。因此，必須要對(duì)人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，提高在內(nèi)容記錄方面的動(dòng)態(tài)性、全面性、客觀性。結(jié)合不同的職業(yè)、不同的人員采取不同的管理標(biāo)準(zhǔn)，增加部分反映個(gè)人綜合能力以及素質(zhì)方面的資料，更好的滿足人才選拔方面的需求。