如何抓好企業(yè)物資采購(gòu)管理工作

文/史東琳，新疆人民出版總社（新疆少數(shù)民族出版基地）

目前，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，涌現(xiàn)出了越來(lái)越多的新企業(yè)，進(jìn)而不斷加劇企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)力。如果要想在其領(lǐng)域中獨(dú)占鰲頭，取得更大的經(jīng)濟(jì)效益，就必須加大對(duì)企業(yè)物資購(gòu)買管理力度，使企業(yè)材料成本不斷降低并推動(dòng)企業(yè)物資的正常供給，進(jìn)而進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

1 企業(yè)物資采購(gòu)重要性分析

1.1 有利于提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益

企業(yè)工作人員在進(jìn)行物資采購(gòu)的時(shí)候，如果只注重價(jià)格而忽略質(zhì)量，又或者只注重質(zhì)量而忽略價(jià)格，將會(huì)不利于企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)，極大的影響企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和經(jīng)濟(jì)效益。物資的價(jià)格和質(zhì)量一定要同時(shí)兼顧，確保物資購(gòu)買在符合質(zhì)量的前提下價(jià)格合理，為企業(yè)發(fā)展提供有力保障。

1.2 有利于提高資金周轉(zhuǎn)率

眾所周知，任何企業(yè)的發(fā)展都需要資金，因此資金能否很好的周轉(zhuǎn)也是企業(yè)發(fā)展的一個(gè)重大問(wèn)題。而企業(yè)物資采購(gòu)會(huì)直接的影響到企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)率，如果企業(yè)物資采購(gòu)規(guī)范又合理，將有利于提高資金周轉(zhuǎn)率，使企業(yè)的資金獲得更好的流轉(zhuǎn)，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供資金保障。

1.3 有利于企業(yè)了解市場(chǎng)信息

物資離不開市場(chǎng)，反過(guò)來(lái)，市場(chǎng)也離不開物資，這正說(shuō)明了物資和市場(chǎng)的緊密聯(lián)系。企業(yè)的物資采購(gòu)部門往往能最快掌握市場(chǎng)內(nèi)物資的各種信息，從而快速了解一切有利于企業(yè)發(fā)展的消息，這對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，就是企業(yè)的信息渠道，用來(lái)幫助企業(yè)了解市場(chǎng)信息。

2 現(xiàn)代企業(yè)物資采購(gòu)管理優(yōu)化措施

2.1 建立健全企業(yè)規(guī)章制度，完善企業(yè)物資采購(gòu)流程

對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行不斷改進(jìn)是加大企業(yè)物資采購(gòu)管理的基礎(chǔ)，使采購(gòu)流程更加合理。企業(yè)要與自身實(shí)際狀況相融合，對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行不斷改進(jìn)，制定合理的采購(gòu)管理制度，加大監(jiān)管力度。首先，要制定健全的采購(gòu)申請(qǐng)?bào)w制，依據(jù)采購(gòu)機(jī)構(gòu)及管理人員的有關(guān)職責(zé)及權(quán)利，與企業(yè)實(shí)際需要相融合，對(duì)年度、季度物資需求規(guī)劃進(jìn)行及時(shí)匯報(bào)，并對(duì)年度物資采購(gòu)規(guī)劃進(jìn)行合理審核，經(jīng)審批后方可進(jìn)行采購(gòu)。其次要對(duì)供應(yīng)商評(píng)估準(zhǔn)入體制進(jìn)行不斷改進(jìn)，提前對(duì)供貨商的資質(zhì)審核，明確符合標(biāo)準(zhǔn)的供貨商清單，與供貨商簽署質(zhì)量保障合同，使供貨商所提供的物資及勞務(wù)質(zhì)量、價(jià)格、交貨日期等得到保障。再次，要制定訂購(gòu)合同管理制度。由物資采購(gòu)供貨機(jī)構(gòu)統(tǒng)一對(duì)外簽署物資采購(gòu)協(xié)議，并對(duì)合同進(jìn)行嚴(yán)格審核，著重對(duì)采購(gòu)渠道、價(jià)格、要求等進(jìn)行審核，使簽署合同更加科學(xué)合理，禁止發(fā)生經(jīng)濟(jì)紛爭(zhēng)等情況。另外，還要制定健全的采購(gòu)定價(jià)制度。運(yùn)用招標(biāo)、協(xié)議購(gòu)買等形式對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行了解，選取最合理的價(jià)格進(jìn)行購(gòu)買，進(jìn)而使單一貨源及壟斷的采購(gòu)方式不斷降低，使競(jìng)爭(zhēng)力度不斷加大，大力收集市場(chǎng)信息，運(yùn)用招標(biāo)、網(wǎng)絡(luò)搜索等多種辦法，使信譽(yù)好、實(shí)力強(qiáng)的供貨商參與到招投標(biāo)、報(bào)價(jià)工作中去，從而更好的掌控采購(gòu)主動(dòng)權(quán)，使資金成本不斷降低。

2.2 提升物資管理人員素質(zhì)

第一，要不斷提升物資管理人員的專業(yè)能力。對(duì)理論知識(shí)進(jìn)行全面掌握并進(jìn)行實(shí)際技術(shù)操作，成為一名合格的專業(yè)物資管理人員。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下，只要物資管理工作人員不努力學(xué)習(xí)物資管理新知識(shí)，就不能跟上時(shí)代發(fā)展腳步。因此，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)物資管理人員進(jìn)行短期培訓(xùn)，并嚴(yán)格審核物資管理工作人員，不斷提高其物資管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而促進(jìn)物資管理工作進(jìn)一步發(fā)展。第二，要不斷提高物資管理人員的思想道德水平。企業(yè)要運(yùn)用各種方法使物資管理人員樹立正確的職業(yè)道德觀，并不斷提高道德素質(zhì)，防止不良的工作作風(fēng)，對(duì)違法違紀(jì)的工作人員進(jìn)行嚴(yán)格處置，并對(duì)職業(yè)技術(shù)考核體制進(jìn)行不斷改善，制定合理考核標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步推動(dòng)物資管理人員不斷提升工作積極性，對(duì)物資管理業(yè)務(wù)進(jìn)行不斷學(xué)習(xí)，從而使自身的思想道德水平不斷提高，進(jìn)而消除消極的工作態(tài)度，使物資管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不斷提升。

2.3 采購(gòu)策略的信息化應(yīng)用

1）采購(gòu)管理系統(tǒng)的研發(fā)。建立采購(gòu)管理系統(tǒng)平臺(tái)，將采購(gòu)策略的6個(gè)策略模板固化到采購(gòu)系統(tǒng)中，規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)流程和采購(gòu)人員行為，有效杜絕采購(gòu)不合理操作現(xiàn)象，保證后續(xù)采購(gòu)業(yè)務(wù)嚴(yán)格按照采購(gòu)執(zhí)行。2）采購(gòu)制度的集成化。將相關(guān)的采購(gòu)制度上傳到系統(tǒng)中，在業(yè)務(wù)操作過(guò)程中可隨時(shí)參考采購(gòu)制度，充分發(fā)揮管理制度的指導(dǎo)性作用。3）完善采購(gòu)業(yè)務(wù)的控制流程。在采購(gòu)管理系統(tǒng)中，對(duì)策略模塊中的所有控制點(diǎn)在系統(tǒng)中進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置，對(duì)策略內(nèi)容進(jìn)行關(guān)聯(lián)設(shè)置，提高策略的準(zhǔn)確性和可操作性。4）開發(fā)輔助系統(tǒng)短信平臺(tái)。通過(guò)短信自動(dòng)向采購(gòu)預(yù)案中初選的供應(yīng)商發(fā)出通知，確保每個(gè)供應(yīng)商都能夠及時(shí)收到相關(guān)采購(gòu)信息，既減輕了業(yè)務(wù)人員的工作量，又避免出現(xiàn)因個(gè)人因素而導(dǎo)致的暗箱操作及不公平現(xiàn)象。5）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)有效集成。采購(gòu)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了與ERP系統(tǒng)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)的對(duì)接，對(duì)ERP系統(tǒng)中的歷史采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)控制價(jià)、合同簽約量、合同履行量等數(shù)據(jù)，對(duì)供應(yīng)商管理系統(tǒng)中的供應(yīng)商綜合考評(píng)得分等數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)傳輸和查詢統(tǒng)計(jì)，為采購(gòu)策略執(zhí)行和采購(gòu)預(yù)案生成提供數(shù)據(jù)支撐。6）動(dòng)態(tài)監(jiān)控制度。通過(guò)價(jià)格管理、供應(yīng)商管理、質(zhì)量管理等部門人員對(duì)策略運(yùn)行過(guò)程的全過(guò)程監(jiān)管，實(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)異常信息，及時(shí)進(jìn)行工作糾偏，保證物資采購(gòu)工作在策略模塊內(nèi)正確執(zhí)行。

3 結(jié)語(yǔ)

結(jié)合以上所說(shuō)的，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力也越來(lái)越激烈，每一個(gè)企業(yè)在整個(gè)發(fā)展過(guò)程中都要開展物資購(gòu)買管理工作。因此，企業(yè)物資采購(gòu)人員必須以物資采購(gòu)管理體制標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)進(jìn)行物資采購(gòu)，從而使企業(yè)成本不斷降低，并購(gòu)買質(zhì)量合格產(chǎn)品，進(jìn)而使企業(yè)獲取更多的經(jīng)濟(jì)利益。