信息化在企業(yè)管理中的運用

文/陳越 黃燦，福特汽車（中國）有限公司；上海鷹適教育科技有限公司

目前，計算機技術的不斷發(fā)展極大地促進了社會的發(fā)展。人類生活各方面的信息化水平不斷提高。對企業(yè)而言，信息化管理逐漸成為企業(yè)發(fā)展過程中不可或缺的一部分。合理利用計算機信息技術進行企業(yè)管理，能夠合理利用和整合企業(yè)內部各種資源，促進企業(yè)本身發(fā)展，極大地提升了企業(yè)的管理水平，從而提高了整個企業(yè)的市場競爭力。

1 企業(yè)管理中信息化的發(fā)展狀況

我國的信息化建設從改革開放開始得到了很大的發(fā)展，在行政管理、教育發(fā)展、企業(yè)管理等方面都得到了應用。到目前為止我國的企業(yè)信息化建設已經取得了很大的成績，但是，跟國際水平相比，我國的企業(yè)信息化建設還存在很大的不足，主要有以下幾個方面：

1.1 缺乏對企業(yè)信息化建設總體規(guī)劃的執(zhí)行

企業(yè)信息化建設的總體規(guī)劃是企業(yè)信息化建設的首要工作，是企業(yè)信息化建設的指導性方案文件。企業(yè)信息化建設的總體規(guī)劃是專業(yè)咨詢機構專門配合，結合公司自身情況和未來三到五年的發(fā)展戰(zhàn)略，綜合了企業(yè)各級信息資源而制定的戰(zhàn)略。但是，在實施企業(yè)信息化建設的過程中，并沒有按照這個戰(zhàn)略來逐步實施和推廣。

1.2 企業(yè)信息化的軟硬件投入不足

由于種種原因，很多企業(yè)對信息化建設的軟硬件投入不足。眾所周知，企業(yè)信息化建設是一項長期而復雜的系統(tǒng)工程，無論是早期信息系統(tǒng)的建設還是后期信息系統(tǒng)的管理和維護，都需要大量的資金支持。如果資金投入無法保證，必然會對資金投入、參與企業(yè)信息化建設的信息系統(tǒng)規(guī)模和最終可以產生的效益產生重大影響，使得企業(yè)難以提升核心競爭力和管理能力。

1.3 企業(yè)信息化發(fā)展不平衡

目前，由于我國經濟發(fā)展不平衡，導致了我國企業(yè)信息化水平也很不平衡。因為沿海地區(qū)經濟發(fā)達、觀念比較先進，對外交流優(yōu)勢大，所以獲得的信息資源也比較多，企業(yè)信息化程度高且發(fā)展迅速，企業(yè)內部基礎建設和電子商務發(fā)展程度都明顯的好于西部地區(qū)。并且由于這種企業(yè)信息化的差距帶來的企業(yè)的特點差距，都會對企業(yè)入世后面臨的激烈競爭有著很大的影響?？傮w來說，企業(yè)的信息化水平均與企業(yè)的規(guī)模成正比，所以大型企業(yè)的信息化水平明顯高于中小企業(yè)。

1.4 信息化應用程度不深

雖然目前我國信息化建設在基礎方面的普及很廣泛，但在重大信息項目建設方面相對滯后。具體而言，許多公司使用的信息系統(tǒng)，如財務方面、庫存等方面應用的比較廣泛。然而，基于企業(yè)所有資源優(yōu)化配置的信息系統(tǒng)的開發(fā)相對較少。而且，據統(tǒng)計，這類信息系統(tǒng)在中國企業(yè)中并沒有得到很好的應用，也很少有成功的例子。中國許多公司管理水平的滯后，企業(yè)信息化的基礎是企業(yè)的管理模式和運作模式。對于這樣面向整個企業(yè)應用的信息系統(tǒng)，沒有先進的管理理念就沒有辦法引導。此外，中國的企業(yè)信息化建設具有典型特征：信息化水平和受歡迎程度因行業(yè)水平和區(qū)域經濟發(fā)展而異。一般而言，技術含量高，經濟發(fā)展程度低，經濟程度低的行業(yè)市場上，企業(yè)管理水平高，知名度高的企業(yè)，信息化程度高。相反，技術含量低，經濟發(fā)展水平和市場水平低的行業(yè)以及在企業(yè)管理不善、管理水平較低的地區(qū)，企業(yè)信息化和普及程度較低。

2 信息化在企業(yè)管理中的重要性

企業(yè)要想在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，贏得長足穩(wěn)健的發(fā)展，必須要從企業(yè)管理入手，不斷提升企業(yè)經營管理手段，提升企業(yè)管理水平，不斷提高企業(yè)經濟效益，促進企業(yè)的進一步發(fā)展。

2.1 滿足提高產品質量的需求

隨著信息技術的不斷發(fā)展，企業(yè)對企業(yè)經營管理有了更高要求，程序、系統(tǒng)。規(guī)范和標準，減少了手工操作程序，讓企業(yè)管理的風險和成本有了更大的制約，企業(yè)服務更高產品質量更高，便于企業(yè)進一步拓展市場，增加業(yè)務，挖掘更多客戶，豐富銷售手段和銷售渠道。工商部門要鼓勵企業(yè)多多學習利用信息化，幫助企業(yè)進一步拓展市場，增強客戶的滿意度，既提高了企業(yè)的產品質量又提高了企業(yè)的銷售能力。

2.2 增強企業(yè)的競爭力和創(chuàng)新力

企業(yè)管理的信息化能夠增強企業(yè)的競爭力與創(chuàng)新力，這體現在信息化是應用高科技和新技術讓企業(yè)管理能夠有一個 新的臺階，而且信息化技術更加迅速和實效，所以能夠讓企業(yè)管理根據市場需求及時作出改變，提升企業(yè)管理的時效性和快速性，讓企業(yè)更快速發(fā)展。如此一來，信息化在企業(yè)管理的應用增強了企業(yè)的綜合競爭力和創(chuàng)新實力，保證了企業(yè)的生存實力。

2.3 有利于加強企業(yè)內部控制

不僅僅要拓寬企業(yè)的外部市場，加強企業(yè)內部管理也是提升企業(yè)發(fā)展實力的關鍵，尤其是在現代企業(yè)管理機制中，加強企業(yè)的內部管理，應用信息化手段能夠幫助企業(yè)實現新的提升。企業(yè)內部管理的效果會直接影響到企業(yè)管理的效率、效益和明確性，所以，信息化在企業(yè)中的應用十分重要，能夠維護企業(yè)內部的資源資產，讓企業(yè)管理更加可靠安全，尤其是對企業(yè)會計的更有效監(jiān)管，進而提高企業(yè)管理決策的科學、合理與高效性。

2.4 有利于企業(yè)做出科學性的決策

企業(yè)通過應用信息化技術對幫助企業(yè)對各個部門的數據進行合理分析，幫助企業(yè)提高管理決策的科學性與合理性，讓企業(yè)決策更加適合企業(yè)發(fā)展的需求，幫助企業(yè)實現良性發(fā)展。需要知道的是，企業(yè)主決策的依據是各個部門的信息與數據，而各個部門如何及時快速地獲取真實信息，企業(yè)如何將各個部門的信息匯總，篩選出有用的信息，都需要應用到信息系統(tǒng)，這樣與企業(yè)主的經驗、能力、才學、知識相結合，能夠幫助企業(yè)主做出更加完善的決定。另外企業(yè)主通過對消費者信息的查詢，能夠更加了解消費者的各項信息，尤其是對產品的喜好信息，幫助企業(yè)拉近與消費者的距離，讓企業(yè)的決策更加具有針對性，促進企業(yè)所開發(fā)的服務和產品更能夠滿足消費者的需要，將企業(yè)的經營風險降低到最小限度。

3 信息化在企業(yè)管理中的運用

3.1 信息化技術在企業(yè)辦公自動化中的應用

隨著社會經濟體制的改革，市場經濟飛速發(fā)展，企業(yè)的工作也變得更加緊湊，企業(yè)的文件資料每天都堆積如山，如果不及時有效的整理就會對企業(yè)的工作進程造成極大的阻礙。傳統(tǒng)的辦公程序早已不能適應現代社會的發(fā)展需要，并且造成了資源的浪費。隨著這些問題的出現，企業(yè)也相對做出了很大的改變。在當前信息時代和現代企業(yè)環(huán)境中，辦公自動化已成為企業(yè)信息化的重要特征之一，也是企業(yè)高效運營的重要體現。企業(yè)辦公自動化可以有效提高企業(yè)績效的效率和質量。辦公自動化系統(tǒng)充分利用計算機的高效計算能力，結合現有辦公環(huán)境，形成一套能有效處理部門辦公事務的軟硬件系統(tǒng)。

在企業(yè)的實際辦公環(huán)境中，辦公自動化系統(tǒng)可以滿足大多數企業(yè)的跨平臺辦公需求。同時，它可以支持多種網絡協(xié)議，使員工可以隨時隨地與其他員工共享網絡資源和交換辦公信息。辦公自動化系統(tǒng)還可以支持企業(yè)內部的各種管理任務，如財務企業(yè)的管理。市場上提供的辦公自動化系統(tǒng)通常是通用的并且具有許多功能。但是，對于特定的企業(yè)，由于服務的不同，所需辦公系統(tǒng)的功能也不同。在這種情況下，企業(yè)可以根據實際管理需求升級和改進現有的辦公自動化系統(tǒng)，或根據業(yè)務類型進行擴展。企業(yè)的系統(tǒng)通常存儲用戶的個人信息或公司自己的重要數據。因此，企業(yè)非常關注系統(tǒng)的安全性。

辦公自動化系統(tǒng)考慮了安全性和穩(wěn)定性，具有良好的容錯性。辦公自動化系統(tǒng)通常為不同的用戶設置不同的系統(tǒng)操作或使用權限，使系統(tǒng)具有更好的抗干擾能力和安全防范能力。辦公自動化系統(tǒng)比較齊全，要求員工定期備份和維護數據，防止數據丟失。同時，系統(tǒng)的運行和使用權可以根據企業(yè)的內部調整重置。辦公自動化系統(tǒng)在工藝設計中往往具有多樣性，它可以很好的結合用戶的個性化需求，系統(tǒng)運行方式和界面可以適當調整，確保系統(tǒng)具有良好的易用性。隨著信息技術的提高和企業(yè)業(yè)務需求的多樣化，現有的辦公自動化系統(tǒng)可以與智能移動終端一起使用，以移動辦公的形式提高辦公效率。

3.2 信息化技術在企業(yè)財務信息化管理方面的應用

企業(yè)的財務信息管理是企業(yè)的生命線，是企業(yè)信息管理的重要組成部分。財務部門的效率直接影響企業(yè)運作的效率。財務信息管理利用計算機和互聯(lián)網技術，不僅實現財務報表的計算機化，而且組織和挖掘財務數據，提高財務部門的效率。有些企業(yè)辦公在有限的時間和空間內，通過將計算機信息技術引入企業(yè)的財務管理，可以對財務工作進行更合理，更科學的管理，更準確地評估和管理企業(yè)資產。更重要的是，可以將管理與業(yè)務做為公司第一的運作視角為管理層提供了可靠而詳細的數據基礎，使企業(yè)制定發(fā)展決策。

通過將計算機信息技術和互聯(lián)網技術應用于企業(yè)財務管理，財務經理可以了解企業(yè)資金的實時動態(tài)，有效監(jiān)控資金流動，提高資金風險防范效率。此外，隨著計算機的引入，企業(yè)財務人員還可以提高公司分析財務信息的能力。通過專業(yè)的分析算法，可以對公司的歷史財務數據進行深入、全面的計算和分析，準確評估企業(yè)當前的財務狀況。企業(yè)的現狀、資金使用現狀、資金控制效果、企業(yè)相關業(yè)務的業(yè)務狀況等，以便更全面、客觀地發(fā)現企業(yè)當前運營中存在的問題，以及企業(yè)對這些問題的管理。

3.3 信息化技術在企業(yè)部門間工作協(xié)調方面的應用

計算機技術在企業(yè)間協(xié)調工作中的應用主要體現在互聯(lián)網的充分利用上。企業(yè)各部門之間的通信和信息傳遞效率直接影響著企業(yè)管理和業(yè)務處理的效率。傳統(tǒng)的企業(yè)管理工作，企業(yè)內部各部門之間的溝通與協(xié)調主要是通過人力來實現的。雖然這種方法可以保證交易通信的清晰度，但對于具有多個部門的大型企業(yè)來說效率非常低。基于Internet技術的社交軟件現在已經建立了人與人之間的有效溝通橋梁。將Internet技術引入企業(yè)管理可以結合現有的分散部門，開辟不同部門之間高效的溝通渠道，建立信息共享平臺。企業(yè)部門的序列化過程充分保證了信息傳播的效率和不同部門之間信息共享的及時性，可以避免在傳統(tǒng)的企業(yè)管理各部門根據自己的信息做出不正確的決策的現象。通過掌握更多的企業(yè)信息，各部門可以從整體考慮中制定自己的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，從而提高整個企業(yè)的效率。

4 如何優(yōu)化信息化技術在企業(yè)管理中的應用

4.1 建立適合企業(yè)自身的信息化管理模式

根據企業(yè)的發(fā)展目標，找到并建立適合企業(yè)實際情況的信息管理模式，將計算機信息技術與企業(yè)的實際情況相結合，充分考慮各種因素，如企業(yè)的特點、企業(yè)客戶群，真正實現計算機信息化。在建立管理模型時，有必要有效地協(xié)調企業(yè)內不同部門的職能和利益，使企業(yè)信息能夠有效地流動。從企業(yè)信息化突破的原則出發(fā)，信息化應該是自下而上，由內而外，因為數據可以從源頭上獲取，真實有效。但事實上，企業(yè)的發(fā)展是不平衡的，各級問題的分布不均衡。因此，企業(yè)在進行信息化規(guī)劃時應該做好信息化建設的安排。企業(yè)信息化的突破可以從企業(yè)生產經營的瓶頸或企業(yè)的獨特優(yōu)勢出發(fā)。

從公司的獨特優(yōu)勢開始。每家公司都在市場中生存，能夠適應競爭，必須有其獨特的優(yōu)勢。從企業(yè)的獨特優(yōu)勢出發(fā)，可以提高信息化建設的成功率，取得快速的成果。它為企業(yè)信息化建設的下一步奠定了良好的基礎，增強了整個企業(yè)信息化建設的信心。對于具有戰(zhàn)略眼光，支持企業(yè)信息化，整體企業(yè)素質較低的企業(yè)，我們可以從中選擇優(yōu)勢企業(yè)來促成合作。

4.2 加強對企業(yè)信息化管理人才的培訓和引進

目前，企業(yè)要想全面發(fā)展，就要確保企業(yè)的信息化管理模式與實際技術水平保持一致。企業(yè)的發(fā)展離不開配套人才儲備。因此，為了提高企業(yè)的信息管理水平，可以定期進行相關企業(yè)人員培訓，提高工作水平，或引入相應的企業(yè)信息管理人才，提高企業(yè)的信息化管理水平。目前，大多數企業(yè)經營者和員工的素質已經不能滿足信息化建設的要求。培訓是提高企業(yè)整體素質，促進企業(yè)信息化的基礎性工作。培訓的目的是雙重的。一是讓員工接受信息管理的概念，為企業(yè)信息化建設奠定基礎，二是使員工應用計算機為信息化建設奠定應用基礎。這樣，企業(yè)信息就可以了走上了健康發(fā)展的道路。因此，培訓應該分為兩個主要步驟。對于概念的培訓，應在信息化實施前進行培訓，對于應用部分，應及時進行培訓，以便進行信息化建設。

4.3 深化企業(yè)改革改變傳統(tǒng)觀念

中小企業(yè)在我國分布廣而散，相比大型企業(yè)而言，其規(guī)模性更小，單一產值也較低，但是中小企業(yè)的數量十分多，是我國經濟的重要組成部分。但是因為中小企業(yè)對高科技技術的應用較少，其高科技技術型不如大型企業(yè)，所以在企業(yè)管理上信息化水平也比大型企業(yè)較低，要想推動我國企業(yè)信息化整體管理水平，就必須加強中小企業(yè)的信息化管理。中小企業(yè)必須緊跟時代發(fā)展的步伐，不斷深化企業(yè)改革，為企業(yè)信息化管理營造出更好地環(huán)境氛圍，改變傳統(tǒng)的管理制度，采用分步實施和整體規(guī)劃的原則，建立客戶關系以及資源共享等企業(yè)信息管理系統(tǒng)，應用電子商務，提高企業(yè)管理的集約型和效率，包括招納更多的信息技術人才，引進相應的企業(yè)信息化管理設備，在硬件軟件上雙管齊下，逐步實現企業(yè)的信息化管理，進而促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

4.4 建立適合企業(yè)發(fā)展信息化管理模式

企業(yè)管理經過多年的發(fā)展經驗，我們深刻的明白企業(yè)的發(fā)展離不開先進的計算機信息技術，尤其在當前信息時代，計算機信息技術的高速發(fā)展在企業(yè)管理中的應用為提高企業(yè)信息化管理水平提供了有效途徑。計算機信息應用技術可用于企業(yè)數據資源的存儲、分析和挖掘，實現企業(yè)自動化，企業(yè)內多個部門之間信息共享資源的協(xié)調，以及企業(yè)財務管理的信息化。

目前我國的企業(yè)信息化具有多樣化的管理模式和參差不齊的發(fā)展水平，尤其在中小企業(yè)中體現更為明顯，因此，我們要根據企業(yè)自身的發(fā)展特點和需求，建立適合企業(yè)發(fā)展的信息化管理模式，從而最大限度實現企業(yè)經濟利益和社會利益的最大化，杜絕各個企業(yè)在信息化管理的過程中存在的“面子工程”、“只求結果不求過程”“靠政策度日”等現象。這一方面需要企業(yè)要轉變管理觀念，降低企業(yè)成本，提高企業(yè)利潤，另一方面要學會借鑒先進企業(yè)的管理經驗，再結合自身特點，轉化為能為自己所用的管理手段和模式，根據工商企業(yè)的發(fā)展要求引進相應的信息化管理設備，在實踐過程當中探索出適合工商企業(yè)信息化管理的模式。

5 結語

企業(yè)信息化技術可以有效減少企業(yè)的運營成本，提高企業(yè)的信息管理水平，提高企業(yè)員工的工作效率和積極性。目前，計算機信息技術在一些企業(yè)中的應用還不夠全面。有很多問題。優(yōu)化計算機信息技術在企業(yè)管理中的應用，針對不同企業(yè)采取相應的優(yōu)化措施尤為重要。但是，如何充分利用計算機信息技術，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，實現跨越式發(fā)展，提高企業(yè)信息管理水平還有待進一步研究，仍有許多問題需要進一步解決。