事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考

文/張旭，白城市財(cái)政局

在事業(yè)單位的管理工作體系當(dāng)中，檔案管理工作是重中之重?？茖W(xué)的檔案管理機(jī)制能夠最大程度的促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定和長遠(yuǎn)發(fā)展，更好地發(fā)揮其在社會(huì)上的職能部門作用。事業(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作，它主要的工作內(nèi)容包括信息收集、整理、歸納分析等方面。創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展新時(shí)期所推崇和堅(jiān)持的工作理念之一，給事業(yè)單位檔案管理工作提供更多新的發(fā)展機(jī)會(huì)。

1 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.1 工作人員水平不夠

傳統(tǒng)的檔案管理工作模式下，主要是由相關(guān)工作人員完成對檔案的收集、整理，工作任務(wù)繁重，再加上相關(guān)工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)水平較低，不能很好的完成對檔案機(jī)制的有效管理和對破損檔案進(jìn)行有效修復(fù)，導(dǎo)致檔案的完善性不足，使其失去應(yīng)有的價(jià)值，從而給事業(yè)單位檔案管理工作和業(yè)務(wù)溯源造成比較大的困難。

1.2 管理制度落后，相關(guān)人員管理意識(shí)不夠

隨著檔案管理理念與方法的創(chuàng)新和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理體系已經(jīng)很難滿足和適應(yīng)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)的調(diào)整和業(yè)務(wù)發(fā)展新需求，檔案管理的程序運(yùn)行也存在不規(guī)范的現(xiàn)象。而且檔案管理工作是一種具有職能性質(zhì)的工作，如果單位領(lǐng)導(dǎo)對該工作不能引起足夠的重視，檔案管理工作的支持力度不夠，將導(dǎo)致檔案管理工作過程中出現(xiàn)各種各樣的問題，如檔案移交不及時(shí)、借閱逾期不歸等，從而使檔案管理的工作缺乏規(guī)范性和有效性。

1.3 不能與時(shí)俱進(jìn)，與新技術(shù)不能充分融合

將檔案管理工作與電子信息技術(shù)有機(jī)融合已成為一種新的發(fā)展趨勢和進(jìn)步渠道。但是在實(shí)際的工作運(yùn)行過程中，事業(yè)單位相關(guān)管理人員的對該趨勢的發(fā)展認(rèn)識(shí)不足，思想較為落后，再加上信息化建設(shè)需要大量的投入資金，實(shí)際建構(gòu)所消耗的時(shí)間也較多，因此，建設(shè)信息化的檔案管理機(jī)制的想法就此擱淺，在信息智能網(wǎng)絡(luò)逐漸普及的今天，仍然還有許多事業(yè)單位對檔案以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存、查閱，檔案管理工作難度加大，制約了其真正效能的有效發(fā)揮。

2 事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作理念

保留傳統(tǒng)檔案管理工作中的優(yōu)勢環(huán)節(jié)，融入創(chuàng)新的發(fā)展理念，對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。事業(yè)單位檔案管理工作人員應(yīng)該積極向領(lǐng)導(dǎo)宣傳、普及檔案管理工作的重要性，積極學(xué)習(xí)和引進(jìn)企業(yè)、單位先進(jìn)的檔案管理辦法，有效的引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注度，從而增加資金投入力度和工作支持強(qiáng)度。同時(shí)，在單位內(nèi)部建立微信群、增加宣傳欄，提高單位工作人員對其有更深一步的認(rèn)識(shí)。還可以以單位的名義創(chuàng)建微信公眾號(hào)，積極向外界傳播檔案管理工作的重要意義，積極創(chuàng)造良好的檔案管理工作氛圍，有效改善不合理的部分。促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

2.2 建立健全創(chuàng)新檔案管理工作制度

科學(xué)合理的檔案管理制度，可以有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)型和規(guī)范化發(fā)展，才能更好地順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)步和有序發(fā)展。首先，單位相關(guān)檔案管理工作人員必須全面了解和認(rèn)識(shí)這項(xiàng)工作的意義和重要性，明確自身的工作職責(zé)，加強(qiáng)對新理念、新技術(shù)的關(guān)注，不斷為建立健全具有創(chuàng)新理念的檔案管理工作貢獻(xiàn)自己的力量。另外，創(chuàng)新理念的引入，是促進(jìn)管理制度發(fā)展和完善的同時(shí)，也是對事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員不作為的管理和約束。最后，應(yīng)建立具有制約和規(guī)范的獎(jiǎng)懲制度，從而不斷提升檔案管理工作人員的工作積極性和規(guī)范性，也可以提高相關(guān)部門和單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視和支持。

2.3 以信息化的方式進(jìn)行檔案管理

21世紀(jì)，隨著電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，中國已經(jīng)進(jìn)入信息化的時(shí)代。在此背景下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極建立建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，加大對信息系統(tǒng)建設(shè)的資金投入，有效的實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)和事業(yè)單位檔案管理工作之間的高效融合。首先，利用電子掃描技術(shù)對信息完全的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行電子存檔，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和電子雙向存檔和管理。另外，結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展和運(yùn)行情況，建設(shè)符合事業(yè)單位對檔案管理實(shí)際需求的系統(tǒng)機(jī)制，不斷提高事業(yè)單位的檔案管理信息化水平。再來，建立動(dòng)態(tài)的信息化檔案，實(shí)現(xiàn)對工作人員和單位發(fā)展情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，從而不斷完善管理機(jī)制。最后，事業(yè)單位應(yīng)該借助信息系統(tǒng)進(jìn)行深度信息挖掘和分析，秉性和產(chǎn)能分類知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案的層次化管理，為單位決策、流程優(yōu)化、技術(shù)創(chuàng)新和員工培訓(xùn)等提供有效的支持，不斷促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

綜上所述，為更好實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位檔案的有效管理，相關(guān)工作人員，必須對新時(shí)期下的檔案管理工作有一個(gè)全面深刻地認(rèn)識(shí)，搞清楚檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的目標(biāo)和方向，探索和明確檔案管理工作效率提升和資源開發(fā)創(chuàng)新舉措的有效途徑，以創(chuàng)新的思維和模式推動(dòng)檔案事業(yè)與時(shí)俱進(jìn)，為社會(huì)進(jìn)步貢獻(xiàn)檔案工作應(yīng)有的力量。