淺析裝備物資采購(gòu)供應(yīng)管理信息系統(tǒng)

姬雅麗

（山西晉煤集團(tuán)裝備物資分公司，山西 晉城 048000）

晉煤集團(tuán)裝備物資分公司作為運(yùn)營(yíng)管理方，將集中消費(fèi)者批量?jī)?yōu)勢(shì)，優(yōu)化供應(yīng)商資源，利用現(xiàn)代信息手段整合信息流、物流、資金流，實(shí)現(xiàn)消費(fèi)者和供應(yīng)商的高效銜接，從而不斷優(yōu)化資源、提升業(yè)務(wù)運(yùn)行效率、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)、獲得更好經(jīng)濟(jì)效益。因此，需要構(gòu)建依托“互聯(lián)網(wǎng)+”B2B2C電商平臺(tái)的一體化裝備物資采購(gòu)管理服務(wù)體系，優(yōu)化采購(gòu)供應(yīng)鏈，促進(jìn)集中專業(yè)化采購(gòu)，提升集團(tuán)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

一、信息系統(tǒng)運(yùn)行

晉煤集團(tuán)裝備物資采購(gòu)管理平臺(tái)體系包括ERP內(nèi)部管理系統(tǒng)、采購(gòu)電商平臺(tái)、物流配送平臺(tái)三部分。

平臺(tái)功能清單包括：

（一）ERP內(nèi)部管理系統(tǒng)：ERP（Enterprise Resource Planning Administration），ERP管理系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)管理的運(yùn)行模式。這里僅指涉及庫(kù)存、采購(gòu)、供應(yīng)等的內(nèi)部采購(gòu)管理系統(tǒng)。包括物資編碼管理、計(jì)劃管理、合同管理、驗(yàn)收管理、質(zhì)量管理、庫(kù)存管理、出入庫(kù)管理、結(jié)算管理、賬外廢舊物資管理等。

（二）集中采購(gòu)電商平臺(tái)：采購(gòu)尋源部分包括供應(yīng)商管理、招投標(biāo)、詢比價(jià)、競(jìng)價(jià)、合同協(xié)同（支持CA電子合同）、訂單跟蹤等；電商部分包括電子商城、訂單、物流、結(jié)算管理等。

（三）物流配送平臺(tái)：利用第三方物流平臺(tái)實(shí)現(xiàn)訂單委托、運(yùn)輸費(fèi)用詢比價(jià)、物流跟蹤、結(jié)算等。

二、信息系統(tǒng)存在的問題

晉煤集團(tuán)裝備物資分公司已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)采購(gòu)模式的轉(zhuǎn)變，目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)部分采購(gòu)業(yè)務(wù)的電子化。但是，在信息系統(tǒng)的運(yùn)行過程中存在一些問題。一是系統(tǒng)底層結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)不靈活，需要依賴于程序頻繁修改，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)正常運(yùn)營(yíng)，從而造成對(duì)開發(fā)商的依賴程度高，并且后期維護(hù)任務(wù)繁重。二是系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路的嚴(yán)密性有待提高，物資編碼、權(quán)限設(shè)置管理混亂，導(dǎo)致業(yè)務(wù)操作煩瑣，工作效率低，人為漏洞多。三是信息共享程度低，動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)更新緩慢。四是系統(tǒng)兼容性差，數(shù)據(jù)對(duì)接落后，基層信息化推進(jìn)困難。綜上所述，固化程序?qū)е聵I(yè)務(wù)煩瑣，效率低下，信息系統(tǒng)落后，無法滿足互聯(lián)網(wǎng)+采購(gòu)平臺(tái)推進(jìn)企業(yè)科學(xué)規(guī)范管理的趨勢(shì)下對(duì)采購(gòu)供應(yīng)管理的需求。

三、信息系統(tǒng)建設(shè)建議

搭建晉煤集團(tuán)裝備物資采購(gòu)管理平臺(tái)要統(tǒng)籌安排、系統(tǒng)規(guī)劃，搭建一站式采購(gòu)供應(yīng)服務(wù)平臺(tái)為目標(biāo)，通盤考慮、統(tǒng)籌設(shè)計(jì)，避免分別開發(fā)各子系統(tǒng)帶來的信息孤島、子系統(tǒng)間難以對(duì)接融合的問題。一是實(shí)現(xiàn)一體化運(yùn)行，通過系統(tǒng)間的無縫對(duì)接、業(yè)務(wù)深度融合，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)全流程的線上運(yùn)行，使采購(gòu)供應(yīng)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、公開化、透明化，有效控制采購(gòu)成本、提高執(zhí)行效率；同時(shí)，平臺(tái)支持多組織多層級(jí)的業(yè)務(wù)權(quán)限體系以及與財(cái)務(wù)等外部系統(tǒng)的無縫對(duì)接，能夠有效實(shí)現(xiàn)上下級(jí)管控。二是實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，提供個(gè)人門戶及事務(wù)管理、移動(dòng)辦公應(yīng)用等功能，提供高效的一站式遠(yuǎn)程協(xié)作工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)晉煤集團(tuán)裝備物資不同管理層級(jí)、不同業(yè)務(wù)板塊、不同業(yè)務(wù)部門之間的業(yè)務(wù)協(xié)同。三是實(shí)現(xiàn)“一平臺(tái)、三統(tǒng)一、五共享”，即一個(gè)信息系統(tǒng)平臺(tái)，統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一供應(yīng)商體系、統(tǒng)一物料代碼，人力資源共享、供應(yīng)商隊(duì)伍共享、可供資源共享、采購(gòu)方案共享、庫(kù)存資源共享。四是加強(qiáng)物資編碼管理，利用MDM主數(shù)據(jù)管理工具建立物資編碼管理體系，MDM（Master Data Management）主數(shù)據(jù)管理是描述了一組規(guī)程、技術(shù)和解決方案，這些規(guī)程、技術(shù)和解決方案用于為所有利益相關(guān)方（如用戶、應(yīng)用程序、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、流程以及貿(mào)易伙伴）創(chuàng)建并維護(hù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性、完整性、相關(guān)性和精確性。通過建立科學(xué)的編碼規(guī)則并充分利用祝數(shù)據(jù)管理的檢索、分析和歷史記錄功能，實(shí)現(xiàn)物資編碼體系的有序管理。五是實(shí)現(xiàn)智能決策，具備實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)集成、大數(shù)據(jù)分析、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、多維度展示等功能，為決策層、管理層、業(yè)務(wù)層提供各自需求的數(shù)據(jù)分析及決策支持。