企業(yè)信息共享系統(tǒng)建設的思考

趙 璐

傳統(tǒng)上企業(yè)的信息系統(tǒng)主要是指ERP系統(tǒng)，ERP概念以及相關信息系統(tǒng)的普及在中國已經(jīng)有二十多年的歷史，隨著近年來網(wǎng)絡速度的提升，網(wǎng)絡存儲云技術的普及，信息共享系統(tǒng)逐漸成為企業(yè)新形勢下信息化建設的重要方向。與ERP相比，企業(yè)信息共享系統(tǒng)使原有ERP系統(tǒng)的升級提升，可以降低成本，提升效率，改善企業(yè)服務和產(chǎn)品的質(zhì)量，提升企業(yè)精細化管理的水平，增強企業(yè)的競爭力。下面我們首先對信息共享系統(tǒng)的優(yōu)勢進行介紹，隨后對信息共享系統(tǒng)的建設要點進行討論，最后是本文的一個簡要總結。

一、信息共享系統(tǒng)的優(yōu)勢

（一）有利于提高效率降低成本

傳統(tǒng)上規(guī)模越大，分布地域越廣的的公司，為了滿足業(yè)務需求，在各分支地點都建立小而全的財務中心，配備相應的職能部門，而且相關的人員大都從事著技術含量較低，簡單重復的基礎工作，形成了大量的人力成本。通過信息共享系統(tǒng)，可以減少外派工作人員，由遠程的管理人員完成相關的信息記錄，分類整理匯入系統(tǒng)的工作。通過系統(tǒng)可以完成重復性的，頻發(fā)性質(zhì)的業(yè)務，從而降低人力成本。此外，信息共享系統(tǒng)可以提供標準規(guī)范化的業(yè)務流程。世界著名管理會計專業(yè)機構管理會計研究院調(diào)查研究 IMA（Institute of Management Accounting）財富500強的公司中，實施財務共享服務系統(tǒng)的公司，20%在次年就能夠收回構建財務 共享服務的成本，48%的企業(yè)可在第三或者第四年回收建設成本。構建信息共享系統(tǒng)（財務類）可以顯著地提高工作效率，降低成本。

（二）有利于管理部門加強工作流程的監(jiān)管，提升企業(yè)的管理效率

信息共享系統(tǒng)在信息輸入端存在M個用戶，在輸入合規(guī)信息后，后臺將會隨機分配到N個終端信息平臺，避免了可能存在的管理漏洞。例如現(xiàn)金使用方法，經(jīng)辦人經(jīng)共享平臺發(fā)起，系統(tǒng)在內(nèi)部隨機分配，經(jīng)地處理之 后，資金線上支付，并自動生成會計憑證， 可以有效避免固定經(jīng)辦人之間所可能存在的舞弊現(xiàn)象。

（三）有利于經(jīng)濟業(yè)務信息質(zhì)量的提高，支持管理決策

通過信息共享系統(tǒng)的構建，使得大量生產(chǎn)，銷售，運輸以及相關的財務信息能夠更加快速，準確地傳遞到信息共享系統(tǒng)內(nèi)部，經(jīng)過系統(tǒng)的分類整理，高效地完成以往大量繁重的重復性工作，解放了生產(chǎn)人員，管理人員和財務人員，能夠從簡單重復的工作專項復雜的生產(chǎn)和信息處理工作，提高產(chǎn)品或者服務質(zhì)量，提高工作效率，促進企業(yè)不斷提高精細化管理水平。

（四）流程化操作和標準化精細化管理

信息共享系統(tǒng)實施的重要前提，就是要對企業(yè)業(yè)務的生產(chǎn)，管理，銷售運輸以及財務工作流程、會計核算制度、內(nèi)部控制制度，以及企業(yè)其他管理制度等進行標準化處理。系統(tǒng)的建設有助于企業(yè)工作流程，管理水平的標準化和精細化提升。

二、信息共享系統(tǒng)的建設

（一）信息共享系統(tǒng)的基礎工作

從信息共享系統(tǒng)投入試用開始，系統(tǒng)既會提高一些管理效率，也會帶來一些新的弊病。任何一個工作都是如此，在投入試用，直到正式使用時，都無法避免這些問題，需要所有的工作人員都要做好這方面的心理準備工作。信息共享系統(tǒng)是傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)的升級，是對工作流程的重整，優(yōu)化，在這一系統(tǒng)轉移的過程中，一方面它能夠提升效率，另外一方面由于系統(tǒng)新上線，也會帶來問題。在這轉移的過程中，需要做好充分的人力準備，人力準備是所有工作開展的基礎。在系統(tǒng)設計階段的技術人員，管理流程設計人員；在系統(tǒng)上線時的技術支持人員，以及對原有工作人員的系統(tǒng)使用培訓工作；在系統(tǒng)上線一段時候后，繼續(xù)投入管理人員和技術人員對系統(tǒng)進行功能微調(diào)和用戶使用界面，使用習慣的調(diào)整。從信息共享系統(tǒng)的從無到有，從有到完善的過程中，需要多種不同專業(yè)背景的技術人員，工作人員不斷協(xié)同工作，密切合作，這是所有工作開展的前提和基礎，缺乏心理準備和人員培訓準備，信息共享系統(tǒng)是無法上線并投入使用的。

（二）信息共享系統(tǒng)建設考慮

信息共享系統(tǒng)如今是企業(yè)信息共享系統(tǒng)的熱點話題，似乎最好將所有的業(yè)務上云存儲系統(tǒng)，都進行共享，能夠使得企業(yè)的信息共享系統(tǒng)看起來光鮮亮麗，反而對實際的服務企業(yè)管理目標或多或少地忽視。在信息共享系統(tǒng)建設時，哪些業(yè)務可以通過業(yè)務共享提升效率，首先進行內(nèi)部討論和分析，在論證通過后再進行信息共享系統(tǒng)建設工作的需求分析環(huán)節(jié)。有些業(yè)務無需共享可以完成，而且效率較高；有些工作即使信息共享，也無法提升效率；有些工作通過共享可以協(xié)同完成，提高信息獲得效率這些工作環(huán)節(jié)才是需要進入信息共享系統(tǒng)建設的。在進行可行性論證時，要有詳盡充分的討論，對于系統(tǒng)建設方案和功能作用有著完善的規(guī)劃，需要對業(yè)務進行流程再造，使得系統(tǒng)內(nèi)部的功能上清晰明了，使用人員的分工明確，能夠滿足企業(yè)的績效考核要求，和服務企業(yè)發(fā)展規(guī)劃戰(zhàn)略的業(yè)務導向。系統(tǒng)功能設計上清晰明確，不疊加，不沖突的設計水準。

（三）信息共享系統(tǒng)建不可能一蹴而就

目前和將來可能永遠不會有完整成熟的信息共享系統(tǒng)可以供大多數(shù)企業(yè)使用，由于法律法規(guī)，行業(yè)特征，人員水平和公司管理方式的差異，任何系統(tǒng)包括信息共享系統(tǒng)在內(nèi)，在應用到具體環(huán)境時，要根據(jù)企業(yè)的實際情況進行調(diào)整。這個調(diào)整過程是動態(tài)的，持續(xù)的，由于企業(yè)所處的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境一直都在變化，需要根據(jù)實際情況調(diào)整工作流程，所以在使用信息共享系統(tǒng)時，需要根據(jù)經(jīng)濟環(huán)境，企業(yè)的管理作出動態(tài)的調(diào)整。企業(yè)信息共享系統(tǒng)的建設不是一個畢其功于一役的工作項目，需要長期細致的建設、完善。

（四）信息共享系統(tǒng)要與管理實踐變化同步

由于企業(yè)受到多重因素的影響，尤其是大型企業(yè)跨國企業(yè)，受到不同國家的法律法規(guī)，風俗文化，以及行業(yè)特征，市場競爭影響，企業(yè)可能一直都在處于一個變化的過程中，簡而言之，唯一不變的就是一直都在變化。企業(yè)為了適應競爭，要采用不同的管理實踐方法，管理流程處于不斷的變化過程中，不斷地完善。這一過程中，信息共享系統(tǒng)建設需要迅速滿足管理實踐的需要。在信息共享系統(tǒng)建設時，需要事先規(guī)劃好數(shù)據(jù)接口的輸入輸出格式，模塊化的程序功能設計，能夠根據(jù)實際需要，隨時調(diào)整系統(tǒng)的功能，迅速滿足管理工作需要，與管理實踐變化保持同步。

（五）信息的可靠性，安全性、完整性以及經(jīng)濟性

對于信息共享系統(tǒng)來說，信息在輸入，傳輸、儲存以及分享的過程中，相關技術的可靠性，以及經(jīng)濟性是永遠無法調(diào)和的指標，不可能有一個系統(tǒng)能滿足所有上述四種指標。企業(yè)在建設使用時，需要對上述指標的性能做出定量的描述。對于企業(yè)來說，經(jīng)濟性是第一位的，而不是安全性。目前信息共享系統(tǒng)的加密技術有多種不同的方式，對于企業(yè)來說，無需選擇技術上難以破解的加密技術，而只要選擇破解成本高于破解信息所能獲得收益的技術即可。安全性指標是一個永無止境的技術指標，任何過去以往難以破解的信息加密技術，隨著時間的推移和技術的進步，在將來技術人員的眼中來看，都是不安全的技術，需要不斷地更新安全技術系統(tǒng)，使用最新，經(jīng)濟性好的加密技術來滿足企業(yè)的管理需求，而無需在安全性指標無限投入，以求所謂的“信息安全”。經(jīng)濟性是大于安全性的重要指標。

信息存儲的可靠性和安全性是所有活動的基礎?？煽啃院桶踩运婕暗牡姆矫婕扔屑夹g層面的也有管理流程層面的。在技術層面，所有的數(shù)據(jù)在從錄入階段開始，到傳輸，儲存，分享的過程中，相關技術要支持全程的加密，加密技術的高低與經(jīng)濟性密切相關，與數(shù)據(jù)可靠性，完整性都密切相關。

（六）工作崗位，系統(tǒng)權限和系統(tǒng)的安全性問題

在任何信息共享系統(tǒng)中，落實系統(tǒng)信息的各種技術特性離不開系統(tǒng)權限管理，系統(tǒng)內(nèi)部信息權限管理包含有讀取，改寫，刪除等信息使用權限，是現(xiàn)實工作的虛擬映射，反映工作流程中的完成工作的情況。各個不同的工作崗位，對于可獲得信息的種類，時限以及使用修改的權限不同，需要信息共享系統(tǒng)的設計人員在設計階段有一個全面完善的建設計劃。系統(tǒng)建設完成后，根據(jù)管理實際需要，能夠調(diào)整變動相關功能。

（七）特殊業(yè)務的考慮

任何企業(yè)的業(yè)務都有多樣性特征，對于需要特殊流程處理的業(yè)務，如何和系統(tǒng)兼容，也是信息共享系統(tǒng)需要考慮的問題。目前來說，對于特殊業(yè)務融入系統(tǒng)的問題，主要通過權限管理來實現(xiàn)，通過優(yōu)先級的權限來實現(xiàn)特殊業(yè)務管理，完善各種特殊情況下業(yè)務邏輯設計，完善系統(tǒng)報錯設計，是系統(tǒng)設計時需要重點考慮的問題。

三、總結

上述內(nèi)容是作者在工作中對于相關管理實踐一些不成熟的認識，現(xiàn)提出部分建議起到拋磚引玉的作用，希望引起學界和業(yè)界更多的注意，進行充分討論以提高信息共享系統(tǒng)的建設和使用水平。發(fā)揮提高管理效率，提升管理精細化支持管理決策的作用。