工程項目物資采購成本管理研究

羅璇

中鐵二十四局集團上海鐵建工程有限公司 上海 201900

項目物資采購的成本管理應(yīng)注重各部門之間的協(xié)調(diào)，物資采購的重要性必須引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。物資采購主線是圖紙審查、施工組織射界、項目規(guī)劃、施工合同和現(xiàn)場控制，核心是資金和成本分析，專業(yè)材料管理人員做鋪墊。為了實現(xiàn)建筑施工企業(yè)的物資采購成本管理的有效性，其目標是控制采購支出成本，節(jié)約超消費成本。

1 物資采購成本管理的意義

在招投標過程中，企業(yè)為了增加價格方面的優(yōu)勢，對項目采購成本進行把控降低整體的投標價格，才能占據(jù)價格優(yōu)勢，充實自己在市場的競爭力。例如，在項目招標中，更具成本效益的物資材料可以幫助公司在競標中獲得更好的價格優(yōu)勢，并且可以在市場競爭中脫穎而出。項目物資采購成本控制的程度能在企業(yè)生產(chǎn)成本支出的方面體現(xiàn)出來，在一定程度上決定了企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。其次，增強市場競爭力。隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，工程物資的采購成本管理也跟上了現(xiàn)代化管理方式的腳步。在現(xiàn)代市場環(huán)境中，為提高企業(yè)在市場上競爭力，在激烈的市場競爭中占領(lǐng)和獲取更多市場，為企業(yè)增加更多的經(jīng)濟效益。最后，減少工程成本支出。采購成本管理控制水平的高低，是控制項目成本的有效途徑，項目的經(jīng)濟效益的高低也就體現(xiàn)出來了[1]。

2 物資采購成本管理存在的問題

2.1 采購成本管理人員素質(zhì)有待提高

從目前的狀況來看物資采購成本管理的經(jīng)手人員職業(yè)素養(yǎng)都普遍不高，這給物資采購成本的有效控制帶來了不小的壓力。目前，大多數(shù)建設(shè)項目中，管理人員不重視項目成本核算，對項目成本核算的重要性全然不知，物資采購成本核算的工作做得不扎實不到位，也沒有下項目成本核算專門的人才儲備，忽視了控制成本工作。在項目核算時，核算本命都是由項目管理人員臨時組建起來的，缺乏專業(yè)的成本管理能力，給成本管理工作施加了壓力，降低了項目的運行效率，也發(fā)揮不了項目采購成本控制的作用。

2.2 項目物資采購成本管理流程不合理

項目物資采購成本管理工作的性質(zhì)就決定了其過程的復(fù)雜性和繁瑣性，所以存在的不科學性降低了成本管理的有效性。從項目整體的角度出發(fā)，采購的過程如果不合理，可能會混淆采購過程，難以有效控制項目材料的成本。例如，在項目物資的采購控制過程中，審計和采購計劃的編制經(jīng)常存在不一致性，因此一些采購工作尚未得到有效審核，包括材料運輸方式的確定，供應(yīng)商的正確選擇，市場信息的研究和計劃。項目管理只體現(xiàn)在形式上，成本管理沒有得到有效實施，無疑是給項目物資采購成本管理質(zhì)量造成了不必要的影響，還影響了整個項目的管理質(zhì)量。

2.3 物資采購的成本信息化管理不完善

現(xiàn)階段，紙質(zhì)版的物資采購信息是物資采購成本管理的常見存儲方式，各單位各部門在紙質(zhì)版信息的局限中采購信息不能及時準確的共享，發(fā)揮不了采購信息應(yīng)有的作用，所以降低了企業(yè)在市場的競爭力。傳統(tǒng)工程物資采購就是供應(yīng)商和采購企業(yè)正常的物資買賣活動，重點就在于價格上的商討。在這種情況下，采購信息以不對稱的形式出現(xiàn)，項目的資料就出現(xiàn)了不準確的現(xiàn)象，不利于控制項目材料的交付日期，質(zhì)量和價格[2]。信息沒有及時反饋回來，信息交流的機會也減少了，采購管理控制的力度也就減小了。

3 加強項目物資采購成本管理的思考

3.1 工程項目采購計劃階段工作

首先，在項目評估階段，采購部門通過項目的熟悉和了解，可以確定可靠的資源狀態(tài)、市場價格、供應(yīng)周期、市場變化趨勢等項目招標階段的信息，這也是項目立項階段采購管理人員的主要工作。其次，根據(jù)工程實施規(guī)劃和初步設(shè)計圖紙，通過對項目投資狀況，工藝流程和材料組成的分析研究，與設(shè)計和造價核算部門合作，對產(chǎn)品的等級，使用性能，技術(shù)方面的要求深入進行市場調(diào)查，對工程材料的價格合理估計。最后，根據(jù)項目建設(shè)的特征，建立和完善相應(yīng)的項目采購管理制度，工作流程，相關(guān)法規(guī)和其他管理制度，是項目采購規(guī)范，高效運行的有力保證。四是集中組建項目采購，監(jiān)督，物流隊伍，充分利用現(xiàn)有人力資源，調(diào)動和發(fā)揮各方專業(yè)人員的主觀能動性，負責重要工作，負責輔助工作。工作，既能有效分工又能相互合作的物資采購團隊。

3.2 工程項目采購的成本管理

（1）物資采購計劃是項目采購工作的前提。物資采購計劃是物資采購的前提和依據(jù)，計劃中包括物資種類、組成、采購的過程和投資的情況，是實施采購活動的基礎(chǔ)。完整的物資采購計劃應(yīng)該有：物資的技術(shù)要求、型號規(guī)格、工藝狀態(tài)、供貨周期、交付方式和運輸方式、質(zhì)量要求等，做好完整的計劃后報項目部和采購部領(lǐng)導(dǎo)審批后具實施。

（2）建立合格供應(yīng)商名率，降低采購成本。物資供應(yīng)商是工程建設(shè)過程中的決定性參與主體。供應(yīng)商與企業(yè)采購部門之間的關(guān)系即是對立的也是合作的。建立健全供應(yīng)商管理制度，在約束機制的作用下解決他們之間的矛盾，在“互利共贏”的原則下，降低物資采購價格，為降低采購合同價格提供有效保障。采購成本。供應(yīng)商管理系統(tǒng)主要分為三個部分：評估訪問系統(tǒng)和文件管理系統(tǒng)（包括：供應(yīng)商列表，歷史價格表，項目評估表）和選擇原則。采購部門應(yīng)采取對供應(yīng)商一系列的考核、評價、準入制度，檔案管理和向供應(yīng)商詢價的步驟來管理供應(yīng)商，并嚴格按著規(guī)章制度有針對性的選擇供應(yīng)商。建立由采購，財務(wù)，紀檢，審計等部門組成的資格審查小組，審查投標供應(yīng)商的資質(zhì)。企業(yè)資格通過審查才能有權(quán)利參加投標活動。注冊資金、銷售業(yè)績、生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)水平、生產(chǎn)能力、信譽信用、質(zhì)量保證體系都要按著規(guī)定的標準審查，以評價供應(yīng)商是否有能力供貨[3]。

（3）做好詢價工作，制定合理的采購預(yù)算。根據(jù)設(shè)計圖紙的技術(shù)和施工需要，根據(jù)項目的實際情況和特點，調(diào)查材料和運輸?shù)氖袌鰞r格、生產(chǎn)成本、財務(wù)狀況、生產(chǎn)規(guī)模、質(zhì)量標準、市場需要、充分考慮施工需要、品牌因素、專業(yè)技術(shù)等，分析和計算工程物資的搬運費和儲存費用，合理制定的采購預(yù)算書，以便隨時檢查資金在實際采購過程中的使用情況，保證建設(shè)資金使用在計劃范圍內(nèi)。

（4）采取不同的采購方式降低采購成本。成本核算法──過程物資的價格包括原料成本，制造成本（人工、材料、機械費用等）、管理成本、技術(shù)專業(yè)成本、稅收、利潤、市場等。這些成本因素（例如原材料成本，生產(chǎn)成本等）中的大部分都是完全可追溯和核算的。相對準確地計算出材料的主要成本構(gòu)成，掌握技術(shù)和市場條件，獲得更加科學合理的訂單價格，真正實現(xiàn)“互利共贏”的目標。

招標采購是采購管理中最常用的方法。一般來說，其定價的的過程公平、公開、透明、從源頭就能有效控制價格，有效防止黑箱操作和不公平競爭的發(fā)生，有效的控制采購成本。招標采購的材料一般為大宗材料，基礎(chǔ)材料和一般設(shè)備。對于這些材料設(shè)備的采購應(yīng)從以下方面考慮：首先，招標時技術(shù)評估對等、評估的標準必須相同，否則招標采購的失去了公平性和合理性。其次，招標必須基于對材料的性能和需要熟悉了解。第三，價格最低化不能盲目追求，因為價格低的材料有可能質(zhì)量不過關(guān)也不符合實際施工需要。因此，只有了解招標過程中物資的技術(shù)要求，查實歷史價格漲幅的趨勢和現(xiàn)在市場的價格，并進行初始價格定位（價格估算），招標工作才能有效的展開。商務(wù)性的采購──在技術(shù)復(fù)雜性或特殊物資采購的情況下，如果無法確定詳細的型號規(guī)格和技術(shù)要求，并且用戶的迫切需要無法提前計算價格，以及在招標公告發(fā)布后投標信息很少，以這種方式采購[4]。

定額預(yù)算法──對于行業(yè)特征強，通用性差，沒有可比性的材料，采用定額預(yù)算法更為科學合理。對于根據(jù)設(shè)計圖紙在預(yù)制工廠生產(chǎn)的非標設(shè)備，可以根據(jù)國家和行業(yè)發(fā)布的預(yù)算定額，人工、材料、機械為計算基礎(chǔ)計算生產(chǎn)費用。

3.3 工程項目采購的質(zhì)量控制

（1）認真選擇供貨商。充分了解物資的設(shè)計要求是確定供應(yīng)商種類的基礎(chǔ)和依據(jù)。準確選擇供應(yīng)商是確保物資質(zhì)量的決定性因素。物資采購部門應(yīng)對各類特殊物資和物資的生產(chǎn)企業(yè)進行現(xiàn)場調(diào)查，了解各生產(chǎn)供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)水平、質(zhì)量保證體系、生產(chǎn)能力、企業(yè)規(guī)模、企業(yè)信譽、技術(shù)能力、每個供應(yīng)商的測試設(shè)備和產(chǎn)品性能，售后服務(wù)等綜合條件，結(jié)合業(yè)務(wù)價格和交貨周期等條件，有針對性的選擇供應(yīng)商，為物資交付質(zhì)量提供可靠保障。

（2）加強采購管理，提高采購人員素質(zhì)。無論采購活動以哪種方式進行，采購管理者的整體質(zhì)量要求都是第一位的。采購人員必須具備相當高的職業(yè)素養(yǎng)。對物資的構(gòu)成、工作原理、制造工藝、市場價格和其他方面熟悉并了解。只有這樣，才能在合同簽訂中更準確地確定物資的價格，并有針對性地開展工作。通過培訓和學習，提高工程項目采購人員的專業(yè)技術(shù)水平，在管理體制的約束下，加強內(nèi)部評估和審核，節(jié)省工程項目物資采購成本，實現(xiàn)工程材料質(zhì)量控制有效提高。

（3）現(xiàn)場檢驗是采購質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)。組織項目管理人員、采購、供應(yīng)商、施工單位和第三方專業(yè)檢查組等有關(guān)部門開展貨物開箱檢驗流程。它包括相關(guān)的工作內(nèi)容，如貨物表面質(zhì)量檢查，隱蔽點深度檢查和可疑問題記錄，以及隨機技術(shù)資料和備品備件完整性進行核實。它是有效降低不合格材料使用在工程項目中的重要環(huán)節(jié)。被判定為不合格的材料必須退回處理；維修后可以使用的材料應(yīng)由供應(yīng)商在現(xiàn)場進行指導(dǎo)使用；降級使用的材料應(yīng)當及時通知物資管理人員，設(shè)計部門應(yīng)當在適當?shù)那闆r下降級使用；必須建立所有質(zhì)量問題作為檢查和相關(guān)供應(yīng)商評估的基礎(chǔ)，相關(guān)專業(yè)采購人員必須停止支付有問題的材料貨款，直到相關(guān)問題得到徹底解決[5]。

3.4 工程項目采購的進度要求

采購進度要求是從收到訂單信息到完成每個階段的工作內(nèi)容，完成采購各種材料的整個過程。在過去的許多工程項目中，一直存在諸如設(shè)備緊急安裝和設(shè)備和材料到達延遲等問題，導(dǎo)致施工時間停滯甚至施工進度延誤。

（1）統(tǒng)籌規(guī)劃安排，合理制定實施采購方案。任何材料都有自己的供應(yīng)周期，除原料制備周期、制造周期和運輸周期等因素外，設(shè)計進度，施工進度，市場資源等外部因素也直接影響到材料的準時供應(yīng)。因此，在項目規(guī)劃實施時，需要科學合理的協(xié)調(diào)項目的設(shè)計、施工等環(huán)節(jié)，在設(shè)計、施工、采購三方面協(xié)調(diào)統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，合理制定實施性采購計劃和方案，使項目采購在有條不紊狀態(tài)下地進行，保證工程施工進度。

（2）嚴格履行合同，保障物資按期到貨。物資的合同交付時間一般可以滿足施工進度要求，但供應(yīng)商對合同嚴重性的了解往往較弱，產(chǎn)品無法按時交付。因此，應(yīng)嚴格執(zhí)行合同，并實施“處罰”落實到實際執(zhí)行的采購過程中，改善和加強合同的執(zhí)行力度。

（3）強化采購、催交人員的責任心和緊迫意識。延遲交付物資的情況是一種普遍發(fā)生的現(xiàn)象。在供應(yīng)商生產(chǎn)組織階段，許多材料在原材料采購，制造設(shè)備準備，生產(chǎn)任務(wù)飽和和市場因素方面會有各種延遲跡象。因此，需要采購和管理人員實時催交，也要樹立敏銳的時間意識，發(fā)現(xiàn)問題立即采取行動，盡早采取有效措施進行補救，以免耽誤施工進度。

4 結(jié)語

綜上所述，項目物資成本管理工作，首先企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視其重要性，各部門也要協(xié)調(diào)統(tǒng)一配合，在施工前對項目熟悉并了解，根據(jù)實際施工需要和施工設(shè)計圖紙中的工程量，統(tǒng)計工程量清單，制定科學合理的采購計劃和采購方案。采購前，首先要對市場深度調(diào)研，建立合供應(yīng)商名錄，篩選一兩家合格供應(yīng)商在價格和實力上對比，確定信譽良好的合作廠家，盡量過比三家選擇質(zhì)優(yōu)價廉的生產(chǎn)物資。只有把控好每一個采購環(huán)節(jié)才能做好物資采購管理工作，有效提高工程質(zhì)量。