石油公司發(fā)票管理存在的問(wèn)題與改進(jìn)措施

項(xiàng)軍

（上海聚龍加油站管理有限公司，上海 201199）

長(zhǎng)期以來(lái)，發(fā)票管理是石油公司財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)之一。由于石油公司加油站的站點(diǎn)多、分布廣，并處于城鄉(xiāng)交界或國(guó)道偏僻地區(qū)，工作環(huán)境較為艱苦，員工流動(dòng)性較大，整體素質(zhì)參差不齊。而且加油站面對(duì)的客戶(hù)群體眾多，并持有多種收款結(jié)算方式，造成在資金、發(fā)票管理上存在較大的管理風(fēng)險(xiǎn)。為了加強(qiáng)發(fā)票管理，杜絕公司的稅收風(fēng)險(xiǎn)，加油站應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范發(fā)票管理工作，積極有效實(shí)施外部監(jiān)督和內(nèi)部控制，重視發(fā)票管理的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督和防范，才能有效地降低公司稅務(wù)與財(cái)務(wù)的管理風(fēng)險(xiǎn)。

一、石油公司發(fā)票管理存在的問(wèn)題

本文以J公司為例，其是一家國(guó)企與私企股權(quán)對(duì)半的合資石油公司，注冊(cè)資本6000萬(wàn)元。主要經(jīng)營(yíng)汽油、柴油、潤(rùn)滑油等成品油的零售，配套經(jīng)營(yíng)便利店的業(yè)務(wù)，包括車(chē)輛維修、清潔、保養(yǎng)等。截至2018年，公司共有70座加油站，遍及全國(guó)六省三個(gè)直轄市，加油站的地域分布廣，信息化管理數(shù)據(jù)不能共享，在經(jīng)營(yíng)管理上給公司造成很多困難?，F(xiàn)將對(duì)J公司加油站發(fā)票管理所存在的問(wèn)題進(jìn)行分析。

（一）存在個(gè)人客戶(hù)加油不開(kāi)票的問(wèn)題

加油站存在大量的個(gè)人客戶(hù)，這類(lèi)客戶(hù)加油后，如果不需要報(bào)銷(xiāo)，他們一般不會(huì)主動(dòng)向加油站索取發(fā)票。據(jù)統(tǒng)計(jì)，J公司加油站每月開(kāi)票率(包含增值稅專(zhuān)用發(fā)票和增值稅普通發(fā)票的合計(jì))平均約為30%-40%，每月未開(kāi)票率達(dá)到60%-70%，嚴(yán)重存在“發(fā)票池”的普遍現(xiàn)象。個(gè)人客戶(hù)加油不開(kāi)票可積攢增值稅專(zhuān)用發(fā)票額度，給加油站虛開(kāi)發(fā)票埋下了重大的隱患，并帶給公司稅收風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）存在虛開(kāi)發(fā)票的問(wèn)題

J公司加油站仍然采取傳統(tǒng)的手工開(kāi)票模式，存在很多弊端：一是員工勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作效率低；二是手工開(kāi)票出錯(cuò)率高，不方便檢查核對(duì)；三是開(kāi)具發(fā)票的過(guò)程難以管控，存在虛開(kāi)發(fā)票的現(xiàn)象。加油站點(diǎn)多、面廣難以監(jiān)控，雖然國(guó)家有稅收相關(guān)的法律法規(guī)和公司發(fā)票管理制度，但傳統(tǒng)的手工開(kāi)票模式，落后的現(xiàn)行管理方法，還是給不法分子有機(jī)可乘。

加油站存在虛開(kāi)發(fā)票的現(xiàn)象，一是有貨虛開(kāi)，比如甲單位與乙公司存在業(yè)務(wù)往來(lái)和資金結(jié)算，甲單位加油后要求加油站開(kāi)具發(fā)票給乙公司；或者出租車(chē)司機(jī)加油后以其他一般納稅人企業(yè)的名義向加油站索取增值稅專(zhuān)用發(fā)票而收取好處費(fèi)等。二是無(wú)貨虛開(kāi)，比如加油站內(nèi)部員工為了牟取私利，伙同外人在沒(méi)有實(shí)際銷(xiāo)售油品的情況下，倒賣(mài)發(fā)票收取手續(xù)費(fèi)等。

（三）存在非油混開(kāi)的問(wèn)題

J公司加油站都有配套的附屬非油品便利店業(yè)務(wù)，公司根據(jù)加油站非油品便利店的經(jīng)營(yíng)情況，每月會(huì)調(diào)整加油站便利店的利潤(rùn)考核目標(biāo)。加油站為了完成公司每月利潤(rùn)考核目標(biāo)，加油客戶(hù)進(jìn)站購(gòu)買(mǎi)便利店商品，要求一并開(kāi)具油品發(fā)票，就會(huì)答應(yīng)客戶(hù)的要求，購(gòu)買(mǎi)非油品開(kāi)具油品發(fā)票或購(gòu)買(mǎi)油品開(kāi)具非油品發(fā)票，造成兩種發(fā)票互相串用，混淆商品內(nèi)容，進(jìn)而從中牟利。這種做法嚴(yán)重違反公司的資金管理和發(fā)票管理制度，在資金管理和發(fā)票管理的檢查環(huán)節(jié)上也帶來(lái)較大的麻煩。

二、石油公司發(fā)票管理存在問(wèn)題原因分析

（一）站級(jí)系統(tǒng)與稅控發(fā)票系統(tǒng)脫節(jié)

近幾年，J公司先后給網(wǎng)絡(luò)加油站成功上線了站級(jí)系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、加油卡系統(tǒng)、預(yù)算管理軟件等一系列與經(jīng)營(yíng)息息相關(guān)的信息化系統(tǒng)，極大提升了公司經(jīng)營(yíng)管理水平，但對(duì)于發(fā)票的開(kāi)具流程，加油站一直還是傳統(tǒng)手工模式，管理方法十分落后，主要根源是加油站的站級(jí)系統(tǒng)與稅控發(fā)票系統(tǒng)脫節(jié)，站級(jí)系統(tǒng)的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)與開(kāi)票數(shù)量、金額不能共享，加油站收銀員憑著客戶(hù)加油小票需要手工錄入稅控系統(tǒng)開(kāi)具發(fā)票。稅控發(fā)票系統(tǒng)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)自動(dòng)取數(shù)，需要人工錄入每筆數(shù)據(jù)在很大程度上會(huì)造成人工出錯(cuò)或違規(guī)漏洞。加油站一天24小時(shí)營(yíng)業(yè)，每天從站級(jí)系統(tǒng)銷(xiāo)售加油的筆數(shù)較多，開(kāi)票量較大，稅控開(kāi)票金額與站級(jí)系統(tǒng)銷(xiāo)售金額不便于一一核對(duì)，發(fā)票統(tǒng)計(jì)查詢(xún)也不方便，前臺(tái)開(kāi)具發(fā)票的過(guò)程難以有效管控，對(duì)加油站的自查與內(nèi)控管理造成不少的困難。所以，確實(shí)存在有貨虛開(kāi)、多開(kāi)或套開(kāi)發(fā)票，無(wú)貨虛開(kāi)、多開(kāi)或套開(kāi)發(fā)票，還有油品和非油品之間混開(kāi)發(fā)票的嚴(yán)重現(xiàn)象。

（二）開(kāi)具發(fā)票的期限差異造成管理漏洞

J公司加油站都是增值稅一般納稅人企業(yè)，增值稅沒(méi)有采用“以票控稅”的傳統(tǒng)手段申報(bào)納稅，而是采用“賬載納稅”的手段申報(bào)納稅。增值稅的計(jì)算公式：當(dāng)月應(yīng)交稅額=當(dāng)期銷(xiāo)項(xiàng)稅額-當(dāng)期進(jìn)項(xiàng)稅額-前期留底稅額，如果應(yīng)交稅額大于零，當(dāng)月需交納增值稅，如果應(yīng)交稅額小于零，當(dāng)月不需交納增值稅。當(dāng)期銷(xiāo)項(xiàng)稅額是根據(jù)加油站的站級(jí)系統(tǒng)當(dāng)月銷(xiāo)售收入自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)生成，形成銷(xiāo)售收入對(duì)應(yīng)的銷(xiāo)項(xiàng)稅額。從財(cái)務(wù)內(nèi)控角度來(lái)講，加油站按當(dāng)月銷(xiāo)售收入進(jìn)行申報(bào)納稅，對(duì)當(dāng)月的銷(xiāo)項(xiàng)稅額已經(jīng)申報(bào)，那么加油站的發(fā)票管理可以規(guī)定客戶(hù)當(dāng)月消費(fèi)必須在當(dāng)月開(kāi)具發(fā)票，不得跨月開(kāi)票，更不允許跨年度開(kāi)票。

但從稅法角度來(lái)講，國(guó)家稅法沒(méi)有規(guī)定零售業(yè)客戶(hù)消費(fèi)后開(kāi)具發(fā)票的時(shí)間限制，只要客戶(hù)在加油站消費(fèi)了，加油站確實(shí)已收到款項(xiàng)了，收款方應(yīng)當(dāng)向付款方開(kāi)具發(fā)票。所以，客戶(hù)不管什么時(shí)候都可以要求加油站開(kāi)具發(fā)票。如果加油站管理人員嚴(yán)格按公司制度執(zhí)行，拒絕按客戶(hù)要求跨月或跨年度開(kāi)票?？蛻?hù)大吵大鬧，一個(gè)投訴電話(huà)舉報(bào)到稅務(wù)局，說(shuō)在某某加油站消費(fèi)加油了不給開(kāi)票。國(guó)家稅法大于公司制度，為了息事寧人加油站只能跨月或跨年度開(kāi)票。在站級(jí)系統(tǒng)與稅控發(fā)票系統(tǒng)脫節(jié)，數(shù)據(jù)不能共享的情況下，給加油站發(fā)票造成一定的管理漏洞。

（三）客戶(hù)群體龐大復(fù)雜，存在監(jiān)管漏洞

J公司加油站的客戶(hù)群體主要分為單位客戶(hù)和個(gè)人客戶(hù)。自“營(yíng)改增”以后，單位客戶(hù)如果是一般納稅人企業(yè)，為了減少企業(yè)稅負(fù)，必然要求取得增值稅專(zhuān)用發(fā)票抵扣進(jìn)項(xiàng)稅。所以，這類(lèi)企業(yè)對(duì)增值稅專(zhuān)用發(fā)票的需求日益增加，便給一些不需要發(fā)票的司機(jī)帶來(lái)可觀、違法的灰色收入。目前站級(jí)系統(tǒng)與稅控發(fā)票系統(tǒng)脫節(jié)，數(shù)據(jù)不能共享，無(wú)法發(fā)揮其作用，在金錢(qián)和利益的驅(qū)使下，少數(shù)個(gè)人客戶(hù)為了牟取不正當(dāng)私利，消費(fèi)后可積攢大量的加油小票，倒賣(mài)給需要發(fā)票的其他單位，方便一些不法分子為他人、讓他人為自己、介紹他人虛開(kāi)發(fā)票，不利于加油站發(fā)票管理工作，存在監(jiān)管漏洞。

（四）發(fā)票管理執(zhí)行不到位，監(jiān)管不嚴(yán)

J公司自合資以來(lái)，每年根據(jù)公司的經(jīng)營(yíng)發(fā)展，都會(huì)及時(shí)修訂各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度。公司發(fā)票管理制度也幾經(jīng)修改，但制度下發(fā)到加油站，由于站點(diǎn)多、分布廣，加之各站的基層管理人員可能對(duì)制度的理解程度也有偏差等原因，造成不能?chē)?yán)格按照公司制度執(zhí)行，出現(xiàn)發(fā)票管理制度執(zhí)行不到位，對(duì)前臺(tái)開(kāi)票監(jiān)管不嚴(yán)，存在虛開(kāi)發(fā)票的現(xiàn)象。

（五）員工流動(dòng)性較大，素質(zhì)參差不齊

J公司加油站的站點(diǎn)多、分布廣，遍及全國(guó)六省三個(gè)直轄市，并處于城鄉(xiāng)交界或國(guó)道偏僻地區(qū)，工作環(huán)境較為艱苦。加油站一天24小時(shí)營(yíng)業(yè)，一線員工上班分為四班兩倒或三班兩倒，員工一天的工作時(shí)間長(zhǎng)達(dá)十幾個(gè)小時(shí)，加油高峰期時(shí)工作繁忙而又枯燥。新員工培訓(xùn)不到位就急著頂崗，在加油繁忙時(shí)如果思想不集中，一不留神，不是被客戶(hù)跑單了，就是收到假幣了。一線員工工資薪金不高，其他福利也不多，造成一線員工流動(dòng)性較大，整體素質(zhì)參差不齊。所以，在遇到一些不法分子的鼓動(dòng)下，為了牟取私利，加油站內(nèi)部員工伙同外人參與虛開(kāi)發(fā)票的嚴(yán)重現(xiàn)象。

三、石油公司發(fā)票管理的改進(jìn)措施

（一）建設(shè)信息化發(fā)票管理系統(tǒng)

J公司加油站目前仍然采取傳統(tǒng)的手工開(kāi)票模式，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的需求。為了減輕加油站員工開(kāi)票的工作量，避免虛開(kāi)發(fā)票、偷稅行為的發(fā)生，國(guó)家稅務(wù)總局應(yīng)以各地主管稅務(wù)機(jī)關(guān)為主導(dǎo)，聯(lián)合各公司加油站建設(shè)信息化發(fā)票管理系統(tǒng)，即加油站的稅控發(fā)票系統(tǒng)與站級(jí)系統(tǒng)、加油卡系統(tǒng)等與經(jīng)營(yíng)信息化管理系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，所有銷(xiāo)售數(shù)據(jù)共享，全面推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)電子發(fā)票的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)開(kāi)票金額人工不能干預(yù)、發(fā)票開(kāi)具的管理流程化及全方位的管控。建設(shè)信息化網(wǎng)絡(luò)發(fā)票管理系統(tǒng)，稅務(wù)機(jī)關(guān)能夠重點(diǎn)監(jiān)控企業(yè)的發(fā)票流、物流和資金流，做到真正的“三流合一”，從而掌握企業(yè)的真實(shí)經(jīng)營(yíng)情況。企業(yè)也從技術(shù)上全面提升經(jīng)營(yíng)管理水平，這種意義廣泛而又深遠(yuǎn)的。

（二）開(kāi)具發(fā)票的期限，稅務(wù)與財(cái)務(wù)須統(tǒng)一

國(guó)稅總局公告[2018]第1號(hào)《關(guān)于成品油消費(fèi)稅征收管理有關(guān)問(wèn)題的公告》，自2018年3月1日起，成品油發(fā)票開(kāi)具模塊由主管稅務(wù)機(jī)關(guān)開(kāi)通，成品油的經(jīng)銷(xiāo)企業(yè)開(kāi)具成品油發(fā)票(增值稅專(zhuān)用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、電子發(fā)票和卷式發(fā)票)，均在增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)“成品油管理”模塊開(kāi)具。開(kāi)具成品油發(fā)票的某一類(lèi)別油品總量，應(yīng)不大于所取得的成品油專(zhuān)用發(fā)票、海關(guān)進(jìn)口消費(fèi)稅專(zhuān)用繳款書(shū)載明的同一類(lèi)別油品總量，并正確選擇商品和服務(wù)稅收分類(lèi)與編碼。稅務(wù)總局對(duì)成品油經(jīng)銷(xiāo)企業(yè)采取“以進(jìn)控銷(xiāo)”的方法，加強(qiáng)了成品油消費(fèi)稅的征收管理，維護(hù)了公平的稅收秩序，營(yíng)造良好的營(yíng)商環(huán)境，實(shí)施生產(chǎn)、批發(fā)、零售的全流程稅收監(jiān)控管理，這是一項(xiàng)重大的改革舉措。那么，對(duì)于大多數(shù)仍然采用傳統(tǒng)手工開(kāi)票模式的成品油零售企業(yè)來(lái)說(shuō)，開(kāi)具發(fā)票的過(guò)程確實(shí)難以管控，希望國(guó)家稅務(wù)總局提倡全民都參與發(fā)票管理，重視消費(fèi)者加油后索取發(fā)票的期限，當(dāng)月消費(fèi)須在當(dāng)月開(kāi)具發(fā)票，不得跨月開(kāi)票，更不允許跨年度開(kāi)票，與公司發(fā)票管理制度相統(tǒng)一。

（三）建立健全客戶(hù)信息資料

2016年底，J公司給網(wǎng)絡(luò)加油站全面上線了加油卡系統(tǒng)。加油卡系統(tǒng)的使用提升加油站管理水平。在客戶(hù)首次開(kāi)卡時(shí)，要求客戶(hù)提供基本信息，在系統(tǒng)內(nèi)建立客戶(hù)信息資料。比如，單位客戶(hù)開(kāi)卡時(shí)要求提供加蓋公章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件，個(gè)人客戶(hù)開(kāi)卡時(shí)要求提供個(gè)人身份證復(fù)印件，作為開(kāi)卡資料在系統(tǒng)中輸入客戶(hù)的必要信息，包括客戶(hù)應(yīng)選擇的發(fā)票類(lèi)型，發(fā)票類(lèi)型一旦確定，不得隨意變更。單位客戶(hù)可選擇消費(fèi)后開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票或增值稅普通發(fā)票，個(gè)人客戶(hù)只能選擇消費(fèi)后開(kāi)具增值稅普通發(fā)票。不管是單位客戶(hù)還是個(gè)人客戶(hù)，一張卡只能對(duì)應(yīng)一家單位或個(gè)人，但一家單位或個(gè)人可以開(kāi)多張卡。這樣，從源頭上盡量減少客戶(hù)隨意倒賣(mài)或亂開(kāi)發(fā)票的風(fēng)險(xiǎn)。

未辦理加油卡的個(gè)人客戶(hù)(包括用現(xiàn)金、微信或支付寶付款的客戶(hù))只能加油消費(fèi)后當(dāng)場(chǎng)向加油站索取發(fā)票，過(guò)后不再補(bǔ)開(kāi)發(fā)票，取消累計(jì)開(kāi)具發(fā)票。

（四）健全發(fā)票管理制度，加大檢查力度

J公司發(fā)票工作實(shí)行歸口管理。財(cái)務(wù)部作為發(fā)票歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)及時(shí)修訂加油站的發(fā)票管理制度。加油站財(cái)務(wù)人員作為發(fā)票管理員，對(duì)本站發(fā)票管理工作負(fù)責(zé)，應(yīng)完善發(fā)票管理專(zhuān)用臺(tái)賬，用于記錄發(fā)票的購(gòu)買(mǎi)、領(lǐng)用、核銷(xiāo)和保管等情況。增值稅專(zhuān)用發(fā)票由發(fā)票管理員開(kāi)具，設(shè)立增值稅專(zhuān)用發(fā)票交付的臺(tái)賬，收取發(fā)票的客戶(hù)需在臺(tái)賬上簽收。普通發(fā)票一般由前臺(tái)收銀員開(kāi)具，在制度上設(shè)置前臺(tái)普通發(fā)票開(kāi)具最高限額不能超過(guò)2000元/張，超過(guò)限額必須請(qǐng)示發(fā)票管理員。普通發(fā)票的開(kāi)具人應(yīng)按班次分別建立每班的用戶(hù)名和密碼，班次之間不得串用開(kāi)具發(fā)票，每張已開(kāi)具的發(fā)票后必須附上開(kāi)票依據(jù)，即實(shí)際消費(fèi)的加油小票。在制度上嚴(yán)格約束了收銀員亂開(kāi)、混開(kāi)發(fā)票的違法行為，并分清各班開(kāi)票的責(zé)任，在一定程度上可避免大額違規(guī)發(fā)票的開(kāi)具，減少大額發(fā)票的流出。

J公司對(duì)加油站發(fā)票管理進(jìn)行日常監(jiān)督，分定期檢查或不定期檢查相結(jié)合的方法，可通過(guò)調(diào)取客戶(hù)開(kāi)票信息資料、監(jiān)控影像、現(xiàn)場(chǎng)抽查、設(shè)立投訴舉報(bào)電話(huà)或信箱等形式，還可通過(guò)第三方神秘顧客的調(diào)查和暗訪，加大對(duì)發(fā)票管理的檢查力度，杜絕發(fā)票管理的各種隱患，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，盡量減少發(fā)票管理漏洞。

（五）注重員工的法制教育，認(rèn)識(shí)發(fā)票管理的重要性

J公司應(yīng)加強(qiáng)發(fā)票管理制度的宣貫，注重基層管理人員和一線員工的法制教育，預(yù)防員工虛開(kāi)發(fā)票的違法行為，讓員工知法懂法、守法用法。嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司發(fā)票管理規(guī)定，杜絕虛開(kāi)、多開(kāi)或套開(kāi)發(fā)票的現(xiàn)象，降低公司和員工的稅收法律風(fēng)險(xiǎn)，讓公司全體員工都能夠了解發(fā)票的作用，認(rèn)識(shí)發(fā)票管理的重要性，熟悉并掌握發(fā)票基本知識(shí)。這樣，不但能為公司提供優(yōu)秀后備管理人才，而且提升公司的發(fā)票管理水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，發(fā)票管理是石油公司一項(xiàng)持續(xù)性不斷的工作，需要全員都參與管理。在現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，公司應(yīng)盡快給加油站建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)票管理系統(tǒng)，不但有利于稅務(wù)機(jī)關(guān)實(shí)時(shí)監(jiān)控加油站的資金流信息，而且能切實(shí)維護(hù)加油站自身權(quán)益，積極營(yíng)造良好的稅收征管環(huán)境與發(fā)票管理，這樣石油公司才能更健康、有序的發(fā)展。