淺談?dòng)?jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案的管理

王彩玲

禹州市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督檢驗(yàn)測(cè)試中心 河南禹州 461670

1 計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)管理的內(nèi)容及具體作用

1.1 內(nèi)容

（1）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)評(píng)定?！队?jì)量標(biāo)準(zhǔn)評(píng)定方法》中指出：“計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)評(píng)定是指國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局對(duì)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)量能力進(jìn)行評(píng)定，并對(duì)其進(jìn)行計(jì)量值傳遞的資格進(jìn)行確認(rèn)。中華民國(guó)及地方各級(jí)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門(mén)。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的評(píng)審包括新計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的評(píng)審和計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)審。在計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)，特別是省級(jí)法定計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)中，考核工作是雙向的。就其本身而言，接受?chē)?guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局或省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局主持的考核，可以建立一套比較完整的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)，也可以進(jìn)行多種外部考核任務(wù)。對(duì)于測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)本身，也需要評(píng)估[1]。

（2）計(jì)量保證和文件管理的設(shè)置。一種物理測(cè)量工具、測(cè)量?jī)x器或測(cè)量系統(tǒng)，用于定義、實(shí)現(xiàn)、維護(hù)、再現(xiàn)一個(gè)單位或一個(gè)或多個(gè)已知的測(cè)量值。其目的是通過(guò)比較將單位或測(cè)量值傳遞給其他測(cè)量?jī)x器。廣義上，測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)還可以包括標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、標(biāo)準(zhǔn)方法和標(biāo)準(zhǔn)條件，以保證測(cè)量結(jié)果的均勻性和準(zhǔn)確性。測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)文件集包括測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)評(píng)定證書(shū)、測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)評(píng)定申請(qǐng)書(shū)、測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)報(bào)告、測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)重復(fù)性試驗(yàn)記錄、測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)穩(wěn)定性評(píng)定記錄、測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)履歷表。國(guó)家計(jì)量檢定制度表、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)及主要配套設(shè)備操作手冊(cè)、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)。證書(shū)、實(shí)驗(yàn)室管理制度、實(shí)驗(yàn)室崗位管理制度等。

1.2 作用

檔案的作用有以下兩個(gè)方面

（1）憑證功能：JJF1033、JJF1069對(duì)檔案管理提出了要求。為滿足計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核、審查監(jiān)督和法制機(jī)構(gòu)考核抽查的要求，證明一個(gè)項(xiàng)目的能力，檔案館發(fā)揮了很大的作用，并隨時(shí)查閱技術(shù)參數(shù)和精度水平。

（2）參考功能：測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)文件與儀器設(shè)備同等重要。實(shí)驗(yàn)室人員在日常檢定/校準(zhǔn)過(guò)程中，遇到問(wèn)題可隨時(shí)查閱相關(guān)文件，極大地促進(jìn)了檢定/校準(zhǔn)工作的開(kāi)展，保證了測(cè)量值的準(zhǔn)確性和可靠性。

2 檔案管理軟件在計(jì)量管理中的建立

2.1 建立計(jì)量管理數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)主要包括計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)裝置檔案、配套設(shè)備檔案和設(shè)備使用檔案三個(gè)方面。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件主要包括申請(qǐng)表、施工標(biāo)準(zhǔn)報(bào)告、定量傳遞圖、授權(quán)證書(shū)和履歷表。

2.2 計(jì)量管理體系建設(shè)

這種管理軟件系統(tǒng)便于數(shù)據(jù)的添加、修改、查詢(xún)和打印。添加和修改是軟件管理的重要功能。它可以為已建立的數(shù)據(jù)庫(kù)添加或刪除新數(shù)據(jù)，并隨時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)。管理軟件的設(shè)計(jì)應(yīng)允許周期驗(yàn)證，根據(jù)需要編制不同的數(shù)學(xué)模型，滿足周期驗(yàn)證的需要，建立相應(yīng)的軟件程序，將原始數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，軟件能自動(dòng)處理數(shù)據(jù)。測(cè)量輸出數(shù)據(jù)的統(tǒng)一驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一制定驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)[2]。

2.3 查詢(xún)數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)是管理系統(tǒng)的重要組成部分。數(shù)據(jù)庫(kù)是存儲(chǔ)信息的倉(cāng)庫(kù)，可以由系統(tǒng)的其他部分使用和管理，并顯示給用戶。如果數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有存儲(chǔ)正確的數(shù)據(jù)，就不能完全保存數(shù)據(jù)，或者系統(tǒng)找不到所需的數(shù)據(jù)，那么數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)就是失敗的。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的好壞直接影響到系統(tǒng)的后期開(kāi)發(fā)和實(shí)現(xiàn)，也影響到系統(tǒng)的效率。用戶的需求直接體現(xiàn)在各種信息的提供、存儲(chǔ)、更新和查詢(xún)上，這就要求數(shù)據(jù)庫(kù)能夠充分滿足各種信息的輸入和輸出。根據(jù)系統(tǒng)的要求設(shè)計(jì)了數(shù)據(jù)項(xiàng)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。以測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)裝置為例，主要包括標(biāo)準(zhǔn)裝置編號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)裝置名稱(chēng)、標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)等數(shù)據(jù)項(xiàng)。

3 計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案的管理

3.1 計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)進(jìn)行考核

測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)需要檢驗(yàn)，檢驗(yàn)有時(shí)限。因此，為了提高計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)管理的效率，可以盡量縮短考核時(shí)間。在新計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)評(píng)審申請(qǐng)和計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)評(píng)審評(píng)審申請(qǐng)中，負(fù)責(zé)評(píng)審的質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織評(píng)審，盡量縮短評(píng)審時(shí)間，提高計(jì)量保證管理效率[3]。

3.2 測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)的有效維護(hù)

首先，計(jì)量校驗(yàn)儀和主要配套設(shè)備可以及時(shí)增加和更換。二是要及時(shí)有效地監(jiān)測(cè)測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)正常運(yùn)行所需的溫度、濕度、抗干擾等環(huán)境條件和工作場(chǎng)所，確保這些條件符合規(guī)定和規(guī)范的要求。三是根據(jù)具體實(shí)際情況，及時(shí)更改計(jì)量檢定規(guī)程和技術(shù)規(guī)范，并按新的計(jì)量檢定規(guī)程和技術(shù)規(guī)范進(jìn)行考核。

3.3 建立合理完善的文件控制程序

計(jì)量技術(shù)單位的管理文件主要用于說(shuō)明本單位在實(shí)施指令管理體系中所有工作文件的內(nèi)容。除質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的內(nèi)容外，還包括記錄表、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等管理性文件。在計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)舉辦的各類(lèi)質(zhì)量活動(dòng)中，需要在文件管理的基礎(chǔ)上開(kāi)展，要求機(jī)構(gòu)內(nèi)工作人員嚴(yán)格按照相應(yīng)的工作法律法規(guī)開(kāi)展工作，確保其質(zhì)量活動(dòng)的有序進(jìn)行。只有在保證組織質(zhì)量管理體系的有效性和適應(yīng)性的基礎(chǔ)上，測(cè)量工作才能順利進(jìn)行。因此，管理者需要通過(guò)判斷體系是否滿足組織質(zhì)量管理的質(zhì)量方針和目標(biāo)，以及體系是否更新質(zhì)量來(lái)評(píng)價(jià)體系的有效性和適宜性。在此基礎(chǔ)上，對(duì)技術(shù)計(jì)量工作進(jìn)行管理[4]。

3.4 加強(qiáng)檔案動(dòng)態(tài)管理

探索動(dòng)態(tài)檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案一竣工即歸檔的目標(biāo)，克服年底檔案積累過(guò)多造成的損失等問(wèn)題。該方法簡(jiǎn)述如下：例如，計(jì)量學(xué)第二部分的工作總結(jié)是一個(gè)動(dòng)態(tài)文件。半年總結(jié)或年終總結(jié)會(huì)結(jié)束后，立即填寫(xiě)文件目錄，附件為書(shū)面總結(jié)。目錄的底部由編制者和審閱者簽名，即形成一個(gè)完整的摘要文件，并在文件目錄中添加一行。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異。計(jì)量檢定單位要簡(jiǎn)化工作程序，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)文件進(jìn)行快速、準(zhǔn)確、科學(xué)、規(guī)范的管理。在新的計(jì)量管理中，要不斷探索，更加謹(jǐn)慎。