大數(shù)據(jù)時(shí)代下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理模式探討

文/戴佳媛，白城市發(fā)展和改革委員會(huì)

1 引言

互聯(lián)網(wǎng)是新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的重要標(biāo)志，在大數(shù)據(jù)背景下，日常記錄的數(shù)量與種類(lèi)更是與以往有巨大的出入，短時(shí)間內(nèi)大量信息的產(chǎn)生，給檔案工作者造成了較大壓力，工作陷入了困境。檔案儲(chǔ)存量的增加，促使很多檔案管理采用了數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)，便于廣大用戶(hù)進(jìn)行查閱。檔案數(shù)據(jù)資料的管理過(guò)程中涵蓋了大數(shù)據(jù)的特定，21世紀(jì)的檔案管理必須引進(jìn)新技術(shù)，提高工作效率。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作存在問(wèn)題

2.1 管理流程有待優(yōu)化

傳統(tǒng)檔案管理工作中，管理步驟主要包括以下幾點(diǎn)：第一，將不同類(lèi)型、不同類(lèi)別的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)劃分，實(shí)施分類(lèi)歸檔，機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作范圍較廣、涉及部門(mén)較多，檔案數(shù)目龐大，完全依賴(lài)人工進(jìn)行檔案管理存在實(shí)際困難?；诂F(xiàn)代的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，這種方式還是略顯滯后，與社會(huì)發(fā)展相比略顯落后。與管理流程的不完善相隨的就是帶來(lái)的資料信息安全問(wèn)題，因?yàn)楣芾砹鞒痰牟煌晟?，?dǎo)致信息資料丟失或損壞，這對(duì)于后續(xù)的工作來(lái)說(shuō)，都是極為不利的。信息資料與相關(guān)人員的利益等息息相關(guān)，所以管理者應(yīng)該對(duì)管理流程進(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)也保證信息資料的安全。

2.2 檔案資料管理相對(duì)滯后

大數(shù)據(jù)給檔案管理的觀(guān)念帶來(lái)了變化，大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)的爆炸式增長(zhǎng)導(dǎo)致檔案管理的工作量與日俱增，為檔案應(yīng)該如何進(jìn)行科學(xué)管理提出了新要求。過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)應(yīng)用中，主要采取的方式為將信息資料以圖片、表格或是音頻的形式進(jìn)行儲(chǔ)存。此方式盡管也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的保存功能，但在具體應(yīng)用的過(guò)程中，其保管的檔案數(shù)量極為有限。如果管理檔案的數(shù)量增加、資源數(shù)量較大，則信息保存和查找時(shí)就會(huì)有所阻礙，大大降低了檔案管理的工作效率。因此，在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作不應(yīng)只是局限于人工操作，只有引進(jìn)新的技術(shù)管理手段來(lái)提高檔案管理的水平，才是時(shí)代發(fā)展的要求。同時(shí)，很多工作人員對(duì)于大數(shù)據(jù)存在誤解，認(rèn)為只要建立電子檔案就萬(wàn)事大吉了，沒(méi)有定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和更新，這就嚴(yán)重制約了管理工作的有效開(kāi)展。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)待提升

現(xiàn)階段，信息技術(shù)的不斷革新為社會(huì)發(fā)展帶來(lái)了極大的便利。信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步過(guò)程中，檔案管理工作中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用頻率也是逐漸提高，很多工作可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完成。但現(xiàn)在仍存在部分單位沒(méi)有引進(jìn)計(jì)算機(jī)、多媒體等技術(shù)，即使有些單位已經(jīng)引進(jìn)了先進(jìn)的檔案管理手段，但是人們也難以掌握和應(yīng)用，導(dǎo)致了管理工作效率低下。同時(shí)，有些檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)較為淡薄，對(duì)檔案管理的重視程度嚴(yán)重不足，電子檔案的數(shù)據(jù)不夠完善、記錄不夠詳細(xì)，導(dǎo)致檔案資料的丟失、損壞，嚴(yán)重影響了檔案信息的有效性、真實(shí)性、全面性；還有一部分檔案管理人員對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，視野過(guò)于狹隘，一旦發(fā)生人事調(diào)動(dòng)需要調(diào)動(dòng)人事檔案或者檔案交接時(shí)，常常會(huì)出現(xiàn)丟散落四、手忙腳亂的情況，這給機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作帶來(lái)了很大困擾。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理模式優(yōu)化對(duì)策

3.1 優(yōu)化管理流程，確保信息安全

檔案管理的流程如上文所述，還有待優(yōu)化的空間?；诖髷?shù)據(jù)的時(shí)代背景，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的效率與方式始終在優(yōu)化，不過(guò)不可忽略的是在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的背景下，檔案信息的安全問(wèn)題越漸暴露。所以，在對(duì)檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化的同時(shí)，還要注重對(duì)信息資料的安全管理。若管理工作未能落到到位，那么就會(huì)造成檔案信息的丟失等。對(duì)于此類(lèi)問(wèn)題，筆者認(rèn)為首先，管理人員有必要提升管理的安全意識(shí)，對(duì)現(xiàn)有管理方式進(jìn)行更加科學(xué)的優(yōu)化。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，提高其抵抗風(fēng)險(xiǎn)的能力，采用先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用，提高檔案信息資料的安全性。

3.2 優(yōu)化管理方式，提高檔案管理效率

機(jī)關(guān)事業(yè)單位就像是一個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈，各個(gè)單位都是重要的參與者，各個(gè)單位的人事檔案工作人員要完善本單位的人事檔案，確保本單位人事檔案的正確性和完整性，從個(gè)人提交電子數(shù)據(jù)，建立企事業(yè)單位的大數(shù)據(jù)庫(kù)。文件材料的歸檔及管理是檔案工作的重點(diǎn)，是做好檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作的中心。在文件材料的歸檔及管理中，要把好四關(guān)：一是把好文件材料收集關(guān)，確保文件材料的齊全完整；二是把好文件材料整理關(guān)，確保文件材料歸檔規(guī)范；三是把好文件材料管理關(guān)，防止檔案的損毀和丟失，確保檔案的真實(shí)性和可靠性；四是把好文件保密關(guān)，保證涉密檔案的內(nèi)容不泄密。

3.3 提升人員素質(zhì)，減少管理失誤

首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以對(duì)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化和系統(tǒng)化的培訓(xùn)，單位可以以工作人員的業(yè)務(wù)能力為基礎(chǔ)，對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，切實(shí)做好“傳幫帶”的工作。其次，制定科學(xué)的考評(píng)機(jī)制。對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力。同時(shí)借助考評(píng)機(jī)制，對(duì)管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，促使其不斷提升個(gè)人能力。實(shí)際工作過(guò)程中，管理人員還應(yīng)該進(jìn)行有效地自主學(xué)習(xí)，不斷積累專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用的作用等有所了解。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，云計(jì)算技術(shù)也正在向更好的方向發(fā)展，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作中的應(yīng)用也更加頻繁，并且發(fā)揮了重要作用。想要將檔案管理的作用更好的發(fā)揮出來(lái)，就一定要對(duì)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用方式進(jìn)行革新，對(duì)檔案管理方式進(jìn)行認(rèn)真思考，為人員水平提升提供助力，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。