論檔案管理中的電子檔案管理

文/韓濱，山東省陽(yáng)信縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心

電子檔案管理是信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，其廣泛應(yīng)用提高了電子檔案管理效率，并且使用方便、快捷，為了加強(qiáng)對(duì)其進(jìn)行管理，以下就檔案管理中的電子檔案管理進(jìn)行了探討分析。

1 電子檔案管理的基本要求

電子檔案的基本要求主要體現(xiàn)在：1）真實(shí)性。電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會(huì)留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過(guò)程中必須保證其真實(shí)性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過(guò)程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率會(huì)高于傳統(tǒng)檔案。2）安全性。電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會(huì)直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問(wèn)題，吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

2 電子檔案管理的主要作用

電子檔案管理的作用主要表現(xiàn)為：1）電子檔案便于查詢。電子檔案僅僅需要相關(guān)的索引查找便可以實(shí)現(xiàn)快速借閱。再加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)與普及，進(jìn)一步提升了電子檔案管理在企業(yè)內(nèi)部的重視程度。為此，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案信息化進(jìn)行不斷的研究、調(diào)查和總結(jié)，在已有基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)管理工作的創(chuàng)新，并且規(guī)范操作流程、完善制度及優(yōu)化電子檔案等工作，保證電子檔案管理的安全性及完整性。2）提高了工作時(shí)效。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。3）有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為電子檔案管理，文檔按“件”整理歸檔?？呻S時(shí)補(bǔ)漏增缺，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬(wàn)事大吉了。

3 檔案管理中的電子檔案管理問(wèn)題及其策略

3.1 電子檔案管理存在的問(wèn)題。主要表現(xiàn)為：1）安全問(wèn)題。隨著網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，人們可以任意地進(jìn)入因特網(wǎng)中獲取信息與數(shù)據(jù)，這也就導(dǎo)致許多文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)發(fā)布與流轉(zhuǎn)，而在實(shí)際的電子文件傳輸過(guò)程中，就常常會(huì)出現(xiàn)泄密問(wèn)題。2）管理水平問(wèn)題。當(dāng)前電子檔案管理水平還比較低。并且對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)教育的欠缺，導(dǎo)致其在進(jìn)行軟件的選購(gòu)時(shí)缺乏足夠的辨別能力，從而使檔案管理當(dāng)中的現(xiàn)代化管理技術(shù)不能充分發(fā)揮出其自身的重要作用。3）電子檔案真實(shí)性易破壞的問(wèn)題。從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，由于電子文件本身有著較高的分離性與可變性，如果被更改，將很難對(duì)其進(jìn)行識(shí)別。在形成了電子檔案之后，工作人員通過(guò)相應(yīng)的操作，來(lái)將其存貯到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的共享。這樣一來(lái)，就會(huì)導(dǎo)致電子檔案很容易被復(fù)制與修改，并且不存在正本與副本之間的差異。這就會(huì)導(dǎo)致電子檔案原本的形式特征與內(nèi)容不復(fù)存在，真實(shí)性與完整性受到嚴(yán)重的影響。

3.2 加強(qiáng)電子檔案管理的策略。1）加強(qiáng)電子檔案安全管理。相關(guān)的檔案管理部門必須強(qiáng)化自身的安全意識(shí)，并且能夠?qū)ΜF(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)進(jìn)行合理的運(yùn)用，以此來(lái)提高網(wǎng)絡(luò)及電子檔案信息的安全性。此外，因?yàn)殡娮訖n案信息一般都是存儲(chǔ)在相關(guān)的介質(zhì)上，然后通過(guò)對(duì)介質(zhì)的安全保管，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的安全管理。所以說(shuō)，在進(jìn)行電子檔案的安全管理時(shí)，要求管理人員必須建立一個(gè)適合于光盤與磁盤等介質(zhì)的保管環(huán)境，來(lái)提高信息管理的安全性。2）提高管理水平。第一、健全完善電子檔案管理服務(wù)體系。建立健全檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過(guò)對(duì)各項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)與利用，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息數(shù)據(jù)的優(yōu)化整合，開(kāi)展檔案咨詢業(yè)務(wù)服務(wù)。同時(shí)應(yīng)當(dāng)完善檔案信息資源體系，來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行良好的歸檔處理，促進(jìn)數(shù)據(jù)資源的科學(xué)共享。此外，還要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，以此來(lái)為電子檔案的科學(xué)管理，提供最有力的技術(shù)保障。第二、規(guī)范操作流程。電子檔案管理需要重視網(wǎng)絡(luò)安全性操作、管理工作人員職業(yè)道德及綜合素質(zhì)等諸多問(wèn)題，并且對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的綜合管理技能。其次，還要鍛煉工作人員的操作能力，使其掌握操作技巧，熟練掌握管理工作要點(diǎn)，從而在一定程度上提高管理工作效率，節(jié)約工作時(shí)間，與此同時(shí)，應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)一步完善內(nèi)部管理制度。第三、提高電子檔案管理人員的素質(zhì)。相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)與管理部門，必須加強(qiáng)檔案管理工作，并通過(guò)加強(qiáng)對(duì)管理人員的技能培訓(xùn)，來(lái)為企業(yè)的檔案管理，培養(yǎng)一批現(xiàn)代化的高素質(zhì)管理人才。與此同時(shí)，還要優(yōu)化對(duì)人員招聘與隊(duì)伍建設(shè)，為企業(yè)儲(chǔ)備更多優(yōu)質(zhì)的電子檔案管理人才，以此來(lái)為企業(yè)的電子檔案管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。3）強(qiáng)化電子檔案整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對(duì)案卷的整理而轉(zhuǎn)為對(duì)光盤磁介質(zhì)的整理；即對(duì)接收來(lái)的脫機(jī)保存的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時(shí)對(duì)光盤進(jìn)行編目、排架等。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著科技的進(jìn)步發(fā)展，使得電子檔案應(yīng)用日益廣泛。為了加強(qiáng)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，因此要不斷規(guī)范電子檔案操作流程、制度，并對(duì)管理工作進(jìn)行全面的創(chuàng)新與完善，從而提升電子檔案管理的安全性，并進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量。