新環(huán)境下創(chuàng)新工程建設(shè)檔案管理的思路分析

文/陳俏俏，中國石油天然氣股份有限公司廣東石化分公司

1 引言

時(shí)代的變革帶來的是新舊交替的必然，傳統(tǒng)的管理體系面對現(xiàn)今的新環(huán)境產(chǎn)生新問題。為了更好地管理工程建設(shè)檔案，亟需在現(xiàn)有的管理體系上進(jìn)行內(nèi)容和理論的革新，借鑒其他行業(yè)的改革方法，在傳統(tǒng)精華的基礎(chǔ)上改革，結(jié)合新環(huán)境實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。

2 創(chuàng)新工程建設(shè)檔案管理的重要性分析

2.1 符合時(shí)代需求

時(shí)代的發(fā)展是流動(dòng)的，不同時(shí)代具有不同的時(shí)代特征。想要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和傳承就需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，結(jié)合時(shí)代的特征進(jìn)行創(chuàng)新，否則就會(huì)被時(shí)代拋棄?；诂F(xiàn)狀分析，互聯(lián)網(wǎng)在全社會(huì)的高普及率為檔案管理電子化提供創(chuàng)新環(huán)境，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為例，大數(shù)據(jù)技術(shù)依托互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，實(shí)現(xiàn)高效的信息傳播以及廣泛的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，能夠快速地處理信息，實(shí)現(xiàn)人們對信息的特殊需求。

2.2 拓寬服務(wù)范圍

傳統(tǒng)的工程建設(shè)檔案管理停留在淺層的檔案記錄，受限于人力成本的壓力，檔案管理人員只能對檔案信息進(jìn)行最簡單的存儲(chǔ)，無法對數(shù)據(jù)進(jìn)行精細(xì)化處理分析。然而，數(shù)據(jù)背后潛藏巨大的價(jià)值，相關(guān)企業(yè)可以通過分析數(shù)據(jù)綜合了解社會(huì)問題，挖掘社會(huì)效益，對促進(jìn)社會(huì)發(fā)展實(shí)現(xiàn)社會(huì)價(jià)值轉(zhuǎn)化具有重要意義。通過檔案管理的變革，實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一化，精細(xì)化，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對龐大的數(shù)據(jù)群進(jìn)行分析，能夠挖掘數(shù)據(jù)背后的經(jīng)濟(jì)效益，拓寬社會(huì)效益，對拉動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)增長具有重要意義。

2.3 開發(fā)信息資源

長久以來，人們忽略了信息資源潛在的價(jià)值。各行各業(yè)可以通過信息數(shù)據(jù)的分析了解社會(huì)需求，根據(jù)市場的供求變化曲線，供不應(yīng)求價(jià)值上升，所以在了解市場的需求導(dǎo)向之后可以做出預(yù)見性的舉措達(dá)成經(jīng)濟(jì)效益。比如人們通過分析數(shù)據(jù)得出目前市場對該工程建設(shè)類型已趨飽和，那么可以相應(yīng)地改變建造方案。如此通過信息資源的開發(fā)利用把握市場動(dòng)向，能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的價(jià)值挖掘。

3 如何實(shí)現(xiàn)工程檔案管理創(chuàng)新

3.1 建立電子管理系統(tǒng)

在信息社會(huì)實(shí)現(xiàn)電子信息存儲(chǔ)和運(yùn)行離不開電子管理系統(tǒng)的建立。建立電子管理系統(tǒng)最重要的是挑選具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)的人才，專業(yè)人才建立專門的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)后還需定期對系統(tǒng)進(jìn)行檢測，保障系統(tǒng)安全，防止數(shù)據(jù)泄露。面對龐大的信息，電子管理系統(tǒng)要求具備高存儲(chǔ)、多內(nèi)容、高效率等優(yōu)點(diǎn)，通過專業(yè)人才對電子管理系統(tǒng)的管理工作實(shí)現(xiàn)信息轉(zhuǎn)化工作。

3.2 建立內(nèi)部局域網(wǎng)

工程建設(shè)檔案管理中記錄的信息對許多部門都有重要價(jià)值，同時(shí)檔案管理工作的正常進(jìn)行少不了其他部門的合作。建立內(nèi)部局域網(wǎng)，疏通內(nèi)部信息交流的通道，緊密提升信息管理效率，加強(qiáng)不同部門之間的聯(lián)系，對促進(jìn)工程建設(shè)現(xiàn)代化具有重要意義。另一方面，內(nèi)部局域網(wǎng)的建立有利于打破人們對信息利用的傳統(tǒng)思維，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)受限現(xiàn)實(shí)壁壘，無法實(shí)現(xiàn)信息價(jià)值的轉(zhuǎn)化。通過建立內(nèi)部局域網(wǎng)，即在工程建設(shè)的過程中打開了總體信息交互的渠道，能夠?qū)崿F(xiàn)大范圍內(nèi)的信息交互，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，統(tǒng)一布局，大大提高了整體優(yōu)勢。整體力量的發(fā)揮有利于凝聚能量減少不必要的浪費(fèi)，在實(shí)現(xiàn)信息資源共享的同時(shí)也保障了高效的生產(chǎn)力。

3.3 革新存儲(chǔ)方式

傳統(tǒng)的工程建設(shè)檔案管理主要是通過紙質(zhì)保存完成紙質(zhì)管理，但信息化存儲(chǔ)意味著通過電子檔案的管理和搜集實(shí)現(xiàn)，需要進(jìn)行文檔的上傳和下載。配合電子信息管理的思路，要求傳統(tǒng)的檔案部門轉(zhuǎn)變檔案的存儲(chǔ)方式，將紙質(zhì)存儲(chǔ)變成電子存儲(chǔ)。在專業(yè)工作者在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建成電子信息管理系統(tǒng)后，檔案部門在電子文件上傳的窗口上傳電子文件，而后對其進(jìn)行分類歸檔，在服務(wù)器上實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)。

3.4 開展線上服務(wù)

相較以往的紙質(zhì)保存，電子存儲(chǔ)的特點(diǎn)是可以擺脫時(shí)間空間的局限。在十年前翻閱檔案需要到檔案管理部門查看檔案原件，現(xiàn)今查看原件只需打開電腦登錄IP，在互聯(lián)網(wǎng)上就可以完成一系列查閱操作，大大提高了管理的便利和效率。同時(shí)，服務(wù)的群體由單位轉(zhuǎn)向社會(huì)，能夠滿足不同群體的迫切需求。電子信息系統(tǒng)的革新意味著將原有的檔案管理這類被動(dòng)服務(wù)體系變成主動(dòng)服務(wù)，通過挖掘信息資源實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)鏈構(gòu)造，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)，切實(shí)發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值，促進(jìn)社會(huì)產(chǎn)業(yè)變革，為社會(huì)發(fā)展創(chuàng)造收益。另外，從社會(huì)現(xiàn)狀來看，專門從事工程建設(shè)檔案管理工作的專業(yè)人才稀缺。為了完成人才梯度建設(shè)，高校應(yīng)當(dāng)進(jìn)行專業(yè)人才的培養(yǎng)，企業(yè)內(nèi)部也需要定期開展培訓(xùn)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理電子創(chuàng)新保駕護(hù)航。

4 結(jié)束語

綜上所述，為了檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展，結(jié)合時(shí)代特征進(jìn)行創(chuàng)新是必要的，也是符合市場運(yùn)行規(guī)律的。在創(chuàng)新過程中切忌脫離現(xiàn)實(shí)空談創(chuàng)新，需要經(jīng)過長時(shí)間的探索檢驗(yàn)才能實(shí)現(xiàn)檔案管理建設(shè)的創(chuàng)新，完成產(chǎn)業(yè)變革。希望本文能為創(chuàng)新工程建設(shè)檔案管理提供綿薄之力。