如何提升房產(chǎn)檔案管理規(guī)范化水平

文/楊雪梅，山東省菏澤市鄆城縣房產(chǎn)管理局

房產(chǎn)檔案管理作為房產(chǎn)管理局的重要工作內(nèi)容，在房產(chǎn)交易、房產(chǎn)抵押和房產(chǎn)評(píng)估中發(fā)揮著法律憑證作用。在我國(guó)房地產(chǎn)市場(chǎng)飛速發(fā)展的今天，更需要房產(chǎn)檔案管理做到規(guī)范化與科學(xué)化，才能滿(mǎn)足利用的要求。但是當(dāng)前房產(chǎn)管理中還有諸多不足之處，主要表現(xiàn)在信息化建設(shè)滯后，在收集、整理與利用等環(huán)節(jié)不夠規(guī)范。基于此需要管理人員提高重視程度，積極創(chuàng)新房產(chǎn)檔案管理方法，推動(dòng)房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化進(jìn)程。

1 房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的重要性

在房屋權(quán)屬管理中會(huì)產(chǎn)生大量的歷史數(shù)據(jù)與記錄，能夠?yàn)榉康禺a(chǎn)事業(yè)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供可靠依據(jù)。當(dāng)前我國(guó)房地產(chǎn)發(fā)展速度很快，規(guī)模也越來(lái)越大，房地產(chǎn)交易類(lèi)型也逐步增多，都大量房產(chǎn)檔案需要得到妥善管理，如房產(chǎn)位置、房屋權(quán)屬、房屋狀況和房屋建設(shè)年代等。這樣導(dǎo)致房產(chǎn)檔案管理難度大幅度提升，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)難以滿(mǎn)足實(shí)際要求，需要走科學(xué)化、規(guī)范化和信息化道路?；诖思訌?qiáng)房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理顯得尤為重要，管理人員應(yīng)該增強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，主動(dòng)轉(zhuǎn)變工作方法，確保房產(chǎn)檔案價(jià)值進(jìn)一步得到體現(xiàn)。

2 房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的策略

2.1 做好房產(chǎn)檔案收集與整理工作

為了保證房產(chǎn)檔案的完整性，應(yīng)該做好收集工作，讓來(lái)源分散的房產(chǎn)檔案得到集中管理。1）將房產(chǎn)檔案歸檔范圍明確下來(lái)，合理確定檔案管理人員崗位職責(zé)。2）應(yīng)該安排具備較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的人員負(fù)責(zé)房產(chǎn)檔案收集工作，保證房產(chǎn)檔案收集的及時(shí)性與完整性，確保房產(chǎn)檔案能夠順利移交。3）要關(guān)注檔案移交目錄、歸檔卷數(shù)和案卷質(zhì)量，針對(duì)房產(chǎn)地址不明確、材料不完整、字跡不清晰的情況，必須要求重新整理，讓歸檔材料做到齊全與規(guī)范。

完成房產(chǎn)檔案收集工作以后，也要及時(shí)進(jìn)行整理，做好分類(lèi)與排列工作。1）房產(chǎn)檔案管理部門(mén)要認(rèn)真篩選整理收集的文件資料，把好質(zhì)量關(guān)，在重要材料上要妥善保管。2）由于房產(chǎn)檔案種類(lèi)的增多，要將檔案管理規(guī)則明確下來(lái)，在收集到的文件資料上做到科學(xué)分類(lèi)、合理排序、整齊裝訂。要想更加真實(shí)與直觀(guān)的反映房屋狀況，還需要在房產(chǎn)檔案中附加房屋照片，與房產(chǎn)材料共同進(jìn)行保存。

2.2 完善房產(chǎn)檔案管理制度

房產(chǎn)檔案管理部門(mén)應(yīng)該注重對(duì)管理制度的完善，逐步形成全面的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，督促檔案管理人員將自身職責(zé)履行到位。房產(chǎn)檔案管理部門(mén)應(yīng)該維護(hù)檔案用戶(hù)合法權(quán)益，加大檔案信息開(kāi)發(fā)與利用力度，在保證國(guó)家檔案完整與安全的基礎(chǔ)知識(shí)，注重對(duì)檔案法規(guī)的建設(shè)。要從現(xiàn)行國(guó)家檔案法規(guī)結(jié)合，結(jié)合房產(chǎn)管理局實(shí)際情況，建立起切實(shí)可行的房產(chǎn)管理制度。此外，也要加大對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督力度，用戶(hù)辦理完業(yè)務(wù)后必須第一時(shí)間把材料放回原處，避免房產(chǎn)檔案出現(xiàn)遺失與破損的現(xiàn)象。

2.3 建立房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)

要想保證房產(chǎn)信息和資料收集的準(zhǔn)確性與全面性，對(duì)于房產(chǎn)交易中形成的所有信息與資料，必須自動(dòng)歸集至房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中，讓檔案信息通過(guò)文本形式進(jìn)行保存，讓房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)和房產(chǎn)交易系統(tǒng)真正結(jié)合起來(lái)。房產(chǎn)檔案管理部門(mén)要把房產(chǎn)信息資料處理成圖像，歸集至房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)中，并借助掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等形成圖像信息。將原始數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以后，要利用計(jì)算機(jī)檢索、分類(lèi)、組合等功能，讓收集的房產(chǎn)檔案整理為數(shù)據(jù)庫(kù)。由于房產(chǎn)檔案有著動(dòng)態(tài)變化性特點(diǎn)，要想讓房產(chǎn)檔案得到實(shí)時(shí)控制，讓檔案信息與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)更加協(xié)調(diào)，也要定期對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)與更新。

2.4 重視房產(chǎn)信息安全

在房產(chǎn)檔案管理中也要關(guān)注安全問(wèn)題，尤其是在信息技術(shù)支持下，房產(chǎn)檔案管理效率有了大幅度提升，但是也面臨著各種安全威脅。由于人員思想上的忽視，無(wú)法熟練運(yùn)用信息技術(shù)處理方法，無(wú)法保障房產(chǎn)檔案的安全，具體來(lái)說(shuō)表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：1）房產(chǎn)檔案管理缺乏可靠保護(hù)系統(tǒng)，極易被不法分子所攻擊，在入侵后能夠?qū)笈_(tái)管理進(jìn)行操控，對(duì)房產(chǎn)信息進(jìn)行篡改。2）在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)病毒活動(dòng)變得更加頻繁，也為房產(chǎn)檔案信息化管理造成了不利影響。3）管理人員思想上的忽視，極易引起房產(chǎn)信息丟失等問(wèn)題。針對(duì)上述情況，不僅需要配置相應(yīng)保護(hù)系統(tǒng)，還要加強(qiáng)病毒控制，提高警惕，才能讓房產(chǎn)檔案得到安全管理。

2.5 更新檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)

為了提升房產(chǎn)檔案管理規(guī)范化水平，要培養(yǎng)更多專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，不僅要具備豐富計(jì)算機(jī)知識(shí)，也要掌握一定的房地產(chǎn)管理知識(shí)。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，主要通過(guò)紙質(zhì)方式存儲(chǔ)房產(chǎn)檔案，而現(xiàn)在通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員信息素養(yǎng)有較高要求。基于此檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，積極應(yīng)用先進(jìn)檔案管理技術(shù)，做好房產(chǎn)檔案收集、整理、存儲(chǔ)和利用等工作，為今后房產(chǎn)檔案利用創(chuàng)造良好的條件。此外，新時(shí)期房產(chǎn)檔案管理人員也應(yīng)該具備多元化知識(shí)結(jié)構(gòu)，主動(dòng)進(jìn)取，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，提升文化素養(yǎng)，通過(guò)學(xué)習(xí)科技知識(shí)，拓寬知識(shí)面，能夠滿(mǎn)足當(dāng)前房產(chǎn)檔案管理工作要求，也有利于更加規(guī)范管理房產(chǎn)檔案。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，提升房產(chǎn)檔案規(guī)范化水平具有重要的意義，這關(guān)系著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，需要檔案管理部門(mén)提高重視程度，積極將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用到房產(chǎn)檔案管理中，既保證提升檔案管理工作效率，也有利于房產(chǎn)檔案價(jià)值的充分體現(xiàn)。對(duì)此房產(chǎn)檔案管理部門(mén)應(yīng)該轉(zhuǎn)變工作理念，對(duì)房產(chǎn)檔案管理建設(shè)作出科學(xué)系統(tǒng)的規(guī)劃，通過(guò)先進(jìn)科技手段與管理模式，此外，還要做好房產(chǎn)檔案管理安全工作，保證房產(chǎn)檔案的完整性、可靠性與全面性，這樣才能真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用，讓我國(guó)城市建設(shè)與房產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有更好的條件。