醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)研究

文/董丹娜 李辰 李筱丹，華北理工大學(xué)附屬醫(yī)院

醫(yī)院管理非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是檔案的記錄、更新和保存。醫(yī)院檔案不僅記載著醫(yī)院建設(shè)過程中的人事、人才信息，也記錄著醫(yī)院發(fā)展所舉行的各種重要活動(dòng)，它更是病人就診的直接依據(jù)。醫(yī)院的檔案實(shí)行信息化管理也就是把紙質(zhì)的檔案信息通過電子的形式進(jìn)行存檔。社會(huì)發(fā)展步伐加快，對(duì)信息化的要求越來越高，而醫(yī)院作為一個(gè)人流量大，信息更新快的場(chǎng)所，開展檔案信息化管理是非常必要的，檔案信息化不僅可以提高醫(yī)院的行政管理水平，還可以加快醫(yī)院的發(fā)展步伐，從檔案信息化的程度可以看出醫(yī)院的整體規(guī)劃及發(fā)展前景。對(duì)于醫(yī)院來說，檔案管理工作不單單是醫(yī)院管理的一部分，也體現(xiàn)著醫(yī)院的管理水平和醫(yī)院的發(fā)展水平。

1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義

1.1 醫(yī)院檔案信息化是社會(huì)發(fā)展的客觀要求

某個(gè)地區(qū)的醫(yī)院發(fā)展水平一定程度地反映了某個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)水平和社會(huì)發(fā)展情況，所以說，醫(yī)院的發(fā)展要提高效率，醫(yī)院的服務(wù)要提升質(zhì)量，能更好地服務(wù)更多的患者，在很大程度上能夠提升醫(yī)院整體水平，提高公共服務(wù)質(zhì)量。提升醫(yī)院檔案信息化管理水平不僅可以提高工作人員為患者服務(wù)的意識(shí)，更重要的是提高了工作人員的工作效率，從而促進(jìn)了醫(yī)院的整體發(fā)展，適應(yīng)了時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的客觀要求。

1.2 有助于提高醫(yī)院管理水平

要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理的目標(biāo)必須依賴于現(xiàn)代先進(jìn)的科技技術(shù)，現(xiàn)代化的科技技術(shù)不僅幫助醫(yī)院完善檔案信息還對(duì)醫(yī)院的管理方式產(chǎn)生了巨大的影響，在很大程度上促進(jìn)了醫(yī)院的現(xiàn)代化、規(guī)范化發(fā)展。通過引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠不斷完善醫(yī)院信息化管理水平。除以上優(yōu)點(diǎn)之外，檔案信息化的實(shí)現(xiàn)能夠有效促進(jìn)醫(yī)院人事管理、人才管理的規(guī)范性。醫(yī)院檔案信息化解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息傳遞不及時(shí)、信息共享不便、交流問題阻礙多等問題，完善了醫(yī)院的管理體系。

1.3 有助于提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要特定的人員編寫檔案，然后再對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)號(hào)分類，這種方法對(duì)于類型眾多、數(shù)量龐大的醫(yī)院檔案來說效率極低，耗費(fèi)的各方面成本較高。檔案信息化就很好地解決了傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理暴露出來的問題，信息化的優(yōu)勢(shì)就在于它直接將檔案信息輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，然后借助計(jì)算機(jī)自身的運(yùn)算和信息處理功能對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)化和分類，不僅節(jié)省了人力和物力，也為今后的查閱提供了方便，減少了醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)成本，提高了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)收益，加快了醫(yī)院的發(fā)展速度。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的途徑

2.1 樹立檔案信息化理念

在信息化快速發(fā)展的大環(huán)境下，醫(yī)院要想發(fā)展就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理理念，樹立新的管理理念，也就是信息化設(shè)計(jì)理念。為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，醫(yī)院首先要明確檔案信息化的目的。首先，醫(yī)院檔案信息化管理要始終堅(jiān)持以“服務(wù)公眾”為出發(fā)點(diǎn)，醫(yī)院檔案管理必須保證及時(shí)準(zhǔn)確、便于溝通管理，可以實(shí)現(xiàn)與醫(yī)院其他部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和資源共享。在當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)上切實(shí)做到完善信息網(wǎng)絡(luò)和落實(shí)信息化建設(shè)是實(shí)行醫(yī)院檔案信息化工作必不可少的步驟。再者就是為了發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)在醫(yī)院檔案信息化當(dāng)中的重大作用，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案設(shè)計(jì)方面的特色，例如，在設(shè)計(jì)檔案網(wǎng)頁(yè)的時(shí)候要以簡(jiǎn)潔大方，美觀大氣為宗旨，不僅做到結(jié)構(gòu)完整還要功能齊全。與此同時(shí)，為了方便醫(yī)院各用戶之間的交流和溝通還可以設(shè)計(jì)一個(gè)固定的郵箱。檔案信息網(wǎng)頁(yè)最核心部分還是內(nèi)容，要將檔案概況、館藏內(nèi)容清晰完整的呈現(xiàn)在用戶面前，方便用戶對(duì)業(yè)務(wù)種類、工作內(nèi)容、調(diào)查評(píng)議和檔案利用等進(jìn)行了解和監(jiān)督，進(jìn)一步提高醫(yī)院的管理水平。

2.2 提高信息化設(shè)備建設(shè)和軟件建設(shè)質(zhì)量

進(jìn)行檔案信息化管理的基礎(chǔ)就是設(shè)備建設(shè)和軟件建設(shè)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要意識(shí)到設(shè)備建設(shè)和軟件建設(shè)在信息化檔案管理中的重要性。為了更好地進(jìn)行檔案信息化的工作就需要醫(yī)院投入足夠的資金去購(gòu)買先進(jìn)的軟件和設(shè)備。另外，為了更好地進(jìn)行檔案管理，醫(yī)院要建立專門的檔案室和統(tǒng)一的信息平臺(tái)，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.3 提升醫(yī)院信息電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

完整的檔案信息管理體系應(yīng)該有一套規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理標(biāo)準(zhǔn)，無論是地方還是國(guó)家都應(yīng)該按照規(guī)定進(jìn)行檔案信息化管理，以檔案管理體系為依據(jù)實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求。在進(jìn)行醫(yī)院檔案信息化管理的過程中，一方面要完善信息化檔案管理的機(jī)構(gòu)，一方面也要建立完善的責(zé)任機(jī)制，對(duì)檔案信息化的過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，對(duì)工作人員在工作中出現(xiàn)的問題做到獎(jiǎng)賞分明，切實(shí)落實(shí)檔案信息化管理的工作。在實(shí)行以上措施的同時(shí)，醫(yī)院還要不斷地派工作人員出去學(xué)習(xí)檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，吸取經(jīng)驗(yàn)并建立符合自身醫(yī)院發(fā)展的檔案管理工作機(jī)制。

2.4 強(qiáng)化檔案管理信息安全工作。

醫(yī)院檔案包含許多人事、人才材料，具有高度隱私性，然而在實(shí)施檔案信息化的過程中，需要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來完成，這時(shí)候一旦醫(yī)院的檔案信息系統(tǒng)受到攻擊，醫(yī)院就會(huì)面臨著人事、人才隱私泄露的風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)給醫(yī)院造成不可估計(jì)的損失。所以醫(yī)院要高度重視檔案信息化的安全問題，不但要提升醫(yī)院防火墻建設(shè)質(zhì)量，還要對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行加密處理，同時(shí)，相關(guān)的工作人員也要加強(qiáng)安全防患意識(shí)，對(duì)于錄用管理系統(tǒng)的檔案信息及時(shí)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。