農(nóng)村土地確權(quán)檔案的管理

張召尊

當(dāng)前，各地土地確權(quán)檔案進(jìn)館工作正在緊鑼密鼓地開展，筆者認(rèn)為檔案部門在土地確權(quán)檔案工作接收的整個(gè)工作中，應(yīng)強(qiáng)化模板檔案的依樣示范推廣作用，并抓好三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的培訓(xùn)和督導(dǎo)。

一、抓好紙質(zhì)檔案開始整理的關(guān)鍵點(diǎn)

這一環(huán)節(jié)的重點(diǎn)：一是收集齊全。二是制定一個(gè)規(guī)范的樣本并依樣培訓(xùn)。三是可建檔裝盒排列編目但不裝訂，為電子掃描做準(zhǔn)備。

各縣土地確權(quán)檔案分別由十幾個(gè)測繪公司承包，為更好地開展工作，應(yīng)充分利用好微信群這一現(xiàn)代交流應(yīng)用工具，群成員包括檔案部門、土地確權(quán)主管部門、相關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)及各公司負(fù)責(zé)人。檔案部門與主管部門及鄉(xiāng)鎮(zhèn)溝通確定合適時(shí)機(jī)，聯(lián)合對土地確權(quán)合同簽訂工作完成較早、紙質(zhì)檔案開始進(jìn)入整理階段的測繪公司進(jìn)行抽戶檢查，確定所抽戶的土地確權(quán)檔案資料是否收集齊全，然后由檔案部門選取該戶檔案進(jìn)行整理，形成“一戶一卷”模板檔案，然后再對該村綜合資料檢查確定齊全情況，不全進(jìn)行補(bǔ)收，齊全后進(jìn)行整理建檔，形成“村級綜合文件”模板檔案。

實(shí)際操作中，步驟如下：

第一步：檢查資料齊全及文件排列情況

（1）一戶一卷檔案包括6部分：農(nóng)戶土地承包經(jīng)營權(quán)登記簿、承包方調(diào)查表、承包地塊調(diào)查表、農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)公示結(jié)果歸戶表、土地承包經(jīng)營權(quán)合同、農(nóng)戶身份信息證明件，檢查中指導(dǎo)各公司須將每戶檔案按此順序排列，在掃描前不能裝訂。

（2）村級綜合文件檔案：一般裝有兩盒共17件：

第一盒包括：**村地承包經(jīng)營權(quán)頒證申請書、**村土地承包經(jīng)營權(quán)登記辦證工作實(shí)施方案、**村發(fā)包方調(diào)查表、**村指界委托書、**村第一輪公示報(bào)告、**村第一輪公示照片、**村土地承包經(jīng)營權(quán)公示表、**村第二輪公示公告、**村第二輪公示照片、**村土地承包經(jīng)營權(quán)頒證申請書、**村土地承包臺帳、**村界址成果表;第二盒共4件包括：**村調(diào)查草圖、**村第一輪公示圖、**村第二輪公示圖、**村地塊分布圖;檢查中指導(dǎo)各公司須將村級綜合文件按此順序排列，且記在檔案掃描前不能裝訂。

第二步：檢查齊全后，即開始組卷、填寫目錄、封皮、卷盒、案卷目錄及歸檔文件目錄的填寫。

（1）一戶一卷檔案

卷內(nèi)目錄采用復(fù)印紙打印，共七項(xiàng)：順序號：按流水號依次填寫;文號：不填;責(zé)任者：填寫戶主姓名或制文單位的均可;題名：擬寫要準(zhǔn)確反映出文件的內(nèi)容;日期：采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字（如：20180310）;頁號：排一個(gè)大流水號，每份文件填寫第一頁的頁號，最后一個(gè)文件填寫頁號的起、止號;備注：一般不填，但必須保留，可在特殊情況填寫說明。

卷內(nèi)備考表采用牛皮紙打印共四項(xiàng)：本卷情況說明：一般不填，特殊情況下填寫檔案相關(guān)情況。立卷人：建檔人必須手寫或蓋名章，檢查人：一般為縣直主管部門負(fù)責(zé)人員或鄉(xiāng)鎮(zhèn)土地確權(quán)工作相關(guān)負(fù)責(zé)人員手寫或蓋名章，立卷時(shí)間：采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字可打印。

案卷封皮用A4牛皮紙打印，封皮制式表格，應(yīng)由縣檔案部門制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并下發(fā)到各承包公司，封皮分主表格和歸檔表格兩部分：

主表格統(tǒng)一制式，共五排，第一排**縣土地承包確權(quán)辦公室（小初字號）。第二排為農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)登記頒證檔案（小一字號）。第三排為**鄉(xiāng)**村**（戶名）土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案（小二號字號）。此三排設(shè)計(jì)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅由建檔方填寫鄉(xiāng)名、村名、戶名即可。四、五排為卷內(nèi)文件日期、保管期限、件、頁、歸檔號等項(xiàng)目，此處按實(shí)際填寫，歸檔號可不填，字號選擇用4號字。

歸檔表格設(shè)定在主表格下方：為全宗號、分類號、案卷號，均按要求填寫好，此時(shí)多注意分類號的準(zhǔn)確填寫，為TQ0202**##（**為鄉(xiāng)代號，由土地確權(quán)主管部門劃定，##由各測繪公司確定，也可由土地確權(quán)主管部門制定，但須在檔案交接進(jìn)館時(shí)提供村級代碼說明表）。

檔案盒，采用四公分無酸紙制作。卷盒正面印制制式表格。主要兩欄構(gòu)成：第一欄**縣土地承包確權(quán)辦公室，第二欄? 農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)登記頒證檔案。

卷盒脊背共6項(xiàng)內(nèi)容：第1項(xiàng)為鄉(xiāng)鎮(zhèn)（村）此處手工填寫，應(yīng)用1.0碳素筆工整填寫。第2項(xiàng)為全宗號，此號碼由縣檔案館指定，可隨卷盒印制，第3項(xiàng)為分類號，其中上部TQ0202可印制，下部為鄉(xiāng)鎮(zhèn)代號和村級代號，可加蓋紅色印碼;第4項(xiàng)年度可統(tǒng)一印制，第5項(xiàng)起、止卷號可加蓋紅色印碼，第6項(xiàng)保管期限加蓋紅色印碼“Y”表示永久。

案卷目錄的編寫。注意一戶一卷檔案的案卷目錄封皮的規(guī)范填寫，與綜合文件歸檔案文件目錄區(qū)分。每村案卷目錄裝訂一本，根據(jù)案卷目錄厚薄情況可數(shù)村案卷目錄裝入一個(gè)文件目錄夾。

建議：卷號章、保管期限章及鄉(xiāng)鎮(zhèn)代號、村代號章要粗細(xì)適當(dāng)，且一致保持蓋章后直觀美觀，每盒裝入一戶一卷檔案10卷為最佳方案，有利于案卷目錄的編寫和卷盒脊背案卷號碼的加蓋及今后檔案的查閱利用。

（2）村級綜合文件檔案

村級綜合文件一般為17件，這17件文件收集齊全并按順序排列，根據(jù)實(shí)際情況裝入兩盒，第一盒裝訂前13件為文件，后4件為圖紙類另裝一盒。

綜合文件檔案須在每份文件上加蓋歸檔章號，注意因?yàn)橥恋卮_權(quán)檔案的分類號數(shù)碼較多，所以要對歸檔章的尺寸進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整大小，圖紙按照科技檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行指導(dǎo)折疊。

因?yàn)榇寮墯w檔文件目錄頁數(shù)較少，一般3頁，所以同一村的一戶一卷案卷目錄和歸檔文件目錄可放在一起裝訂，歸檔文件目錄排在后面。

模板檔案按上述步驟制定后，可以此模板檔案組織所有測繪公司進(jìn)行集體培訓(xùn)，會后由檔案館指定專人暫管模板檔案，隨時(shí)供各測繪公司來人觀看參考，并將模板檔案制成電子版發(fā)送到微信群，各測繪公司可依模板檔案整理建檔裝盒，但切記不要裝訂。

二、抓好電子掃描關(guān)鍵點(diǎn)

我省各級檔案館應(yīng)用的電子檔案管理軟件有強(qiáng)大的電子目錄著錄、檢索及掃描圖像管理、查詢等功能，但因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)版的軟件價(jià)格較高，各公司購買有困難，且電子目錄著錄需要大量的人工和時(shí)間，如果由各公司著錄，不僅土地確權(quán)檔案進(jìn)館時(shí)間延長，且出錯(cuò)率較高。所以考慮土地確權(quán)檔案盡早進(jìn)館更有利于安全保管的實(shí)際情況，土地確權(quán)檔案的目錄微機(jī)著錄可在紙質(zhì)檔案和電子掃描圖像檔案進(jìn)館妥善安置后進(jìn)行，但電子圖像掃描一般要求各測繪公司完成，所以如何完成較高質(zhì)量的電子掃描圖像也是檔案館掃描前重點(diǎn)培訓(xùn)的內(nèi)容。

我們此時(shí)仍應(yīng)強(qiáng)化模板電子圖像檔案的的制作及推廣，我們選擇1-2個(gè)整理紙質(zhì)檔案基本竣工開始進(jìn)入掃描階段的公司完成試驗(yàn)掃描，制定電子掃描模板檔案。

進(jìn)館檔案電子掃描圖像技術(shù)指標(biāo)如下：在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中采用200—300dpi的分辨率彩色掃描，照片采用600dpi的分辨率彩色掃描。掃描形成的文件以單頁JPG或TIFF存儲，電子掃描檔案必須保持歷史的原貌，大小一樣，并確保圖像文件的清晰度，無底灰和黑邊，字跡不變形，無缺損現(xiàn)象。

應(yīng)建議各測繪公司使用高速掃描儀和避免使用高拍儀采集電子圖像，高速掃描儀初次設(shè)置成功后，即可批量掃描，并且圖像采集后用人工后續(xù)處理的工作量較低，但因?yàn)楦咚賿呙鑳x投資較高，也有不少公司使用價(jià)格便宜的高拍儀進(jìn)行拍攝讀取，盡管高拍儀也能完成較高質(zhì)量的圖像掃描，但需要人工干預(yù)的步驟較多，此時(shí)各公司應(yīng)盡量固定使用人員，并在拍攝前從角度、光線、存入位置、分辨率、投入手法做好批量拍攝前的試驗(yàn)，俟操作熟練且電子掃描件達(dá)標(biāo)后方可批量拍攝。同時(shí)使用高拍儀進(jìn)行拍攝讀取電子圖像的，各測繪公司要在對掃描原數(shù)據(jù)進(jìn)行備份的基礎(chǔ)上利用PHOTOSHOP軟件或其它圖像處理軟件及時(shí)對電子掃描文件進(jìn)行批處理，批處理完成后，各公司對電子圖像要逐戶進(jìn)行計(jì)算機(jī)一戶一卷電子文件夾內(nèi)的“超大圖標(biāo)”目檢，發(fā)現(xiàn)問題后應(yīng)及時(shí)從備份數(shù)據(jù)中進(jìn)行單個(gè)文件圖像處理。

掃描一定按卷內(nèi)文件的順序進(jìn)行掃描，掃描后的一戶一卷類電子檔案時(shí)要按三級文件夾方式提供，第一級為鄉(xiāng)級名稱的電子文件夾，第二級為村級名稱的電子文件夾，第三級為含有一戶一卷電子掃描圖像檔案的文件夾，第三級文件夾名要與紙質(zhì)檔案的案卷號相同;同時(shí)第三級文件夾內(nèi)的文件即掃描件（卷內(nèi)文件）的文件名以批處理的形式依序簡化，有條件的應(yīng)與館內(nèi)檔案管理軟件的提供者進(jìn)行溝通，確定未來圖像與檔案館管理軟件對接的名稱要求。各公司進(jìn)館后檔案部門要對此進(jìn)行抽查，以防亂號，影響以后的電子圖像與檔案管理軟件的對接及檔案利用。

村級綜合文件檔案里的圖紙檔案不需掃描，但須提供該圖紙的JPG或TIFF格式電子文件，此類電子文件一般由各測繪公司在相應(yīng)軟件（如CAD）轉(zhuǎn)換即可。

電子模板檔案制定后，可以此模板檔案組織測繪公司進(jìn)行細(xì)致的集體培訓(xùn)，會后由檔案館指定專人暫管模板檔案，隨時(shí)供各測繪公司來人觀看參考，并將模板檔案制成電子版發(fā)送到微信群，各測繪公司可依模板檔案開始掃描。

各公司掃描形成電子文件要與檔案裝訂裝盒同步進(jìn)行，以免檔案取存出現(xiàn)散亂情況。

三、抓好土地確權(quán)檔案的接收關(guān)鍵點(diǎn)

檔案部門通過工作微信群了解各公司建檔及掃描工作進(jìn)程，俟多家公司完成即可著手進(jìn)行接收，在接收環(huán)節(jié)工作流程如下：

第一步自我檢查。布置各公司進(jìn)行紙質(zhì)檔案在案卷目錄、案卷整理裝訂、卷盒規(guī)范填寫、電子檔案掃描方面的自我檢查;

第二步指導(dǎo)性檢查。各公司自我檢查合格后向縣檔案館提供部分電子掃描件和案卷目錄由檔案館人員進(jìn)行指導(dǎo)性檢查，俟檢查合格后進(jìn)行相關(guān)檔案的正式移交。

第三步正式移交。應(yīng)注意交接方主體的構(gòu)成，即承包公司與所在鄉(xiāng)鎮(zhèn)或土地確權(quán)主管部門聯(lián)合遞交移交清單，目的一是強(qiáng)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)或相關(guān)部門對土地確權(quán)檔案工作的主體責(zé)任感，二是減少土地確權(quán)檔案移交的隨意性，三是有利于所在鄉(xiāng)鎮(zhèn)和主管部門了解土地確權(quán)完成情況，以確定下一步工作措施。移交時(shí)檔案館確定人員進(jìn)行移交檔案的數(shù)量核對及電子檔案和紙質(zhì)檔案建檔質(zhì)量的抽檢，無問題后接收檔案進(jìn)館并辦理檔案交接憑據(jù)，交接憑據(jù)須由檔案館、相關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、承包測繪公司三方簽字并分別保留一份。

農(nóng)村土地確權(quán)檔案事關(guān)民生權(quán)益和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，檔案館應(yīng)想方設(shè)法提高內(nèi)部人員的電子檔案業(yè)務(wù)應(yīng)用水平和微機(jī)計(jì)算機(jī)相關(guān)知識的應(yīng)用技能，重視模板檔案的建立并依樣培訓(xùn)推廣，靈活利用好微信群等現(xiàn)代交流方式，提前謀劃，主動出擊，措施前置，培訓(xùn)細(xì)致，并加強(qiáng)與相關(guān)主管部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)的溝通協(xié)調(diào)，才能確保今后高質(zhì)量的類似規(guī)模化的檔案接收進(jìn)館。

（作者單位：河北省滄縣檔案館）