淺談數(shù)字化檔案管理

孫佳鑫

摘 要：隨著信息化、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理工作也發(fā)生很大轉(zhuǎn)變，積極應(yīng)用數(shù)字化檔案管理模式，能夠提高檔案管理效率、質(zhì)量，充分玩挖掘檔案價(jià)值，有助于檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;數(shù)字檔案;檔案信息

數(shù)字檔案室是傳統(tǒng)檔案管理機(jī)構(gòu)在信息化時代的升級產(chǎn)物，主要管理對象是電子化檔案，綜合運(yùn)用多種電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等數(shù)字化技術(shù)手段，其工作內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、保護(hù)、共享利用等。建立健全數(shù)字檔案與電子文件管理要求相適應(yīng)的各種制度和配套設(shè)施，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)建設(shè)和管理，以保證檔案數(shù)據(jù)的完整和安全。

1 基于大數(shù)據(jù)的檔案管理數(shù)字化概述

通過對檔案管理工作實(shí)際情況的分析可知，雖然我國在檔案數(shù)字化建設(shè)方面完成了大量基礎(chǔ)性工作，但還需不斷提高其發(fā)展速度和發(fā)展水平，盡管在檔案管理活動中，云計(jì)算、移動互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的應(yīng)用日漸廣泛，但與檔案管理工作需要還存在一定差距?；诖藢⒋髷?shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。一是隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已發(fā)生翻天覆地的變化，以前主要采用紙質(zhì)管理模式已日益向數(shù)據(jù)化趨勢發(fā)展，很多應(yīng)用新技術(shù)的數(shù)字形式的檔案及信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)逐漸產(chǎn)生，并日益廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，提高了檔案管理工作的效率和工作水平。尤其是在信息數(shù)據(jù)服務(wù)的轉(zhuǎn)變呈現(xiàn)先進(jìn)性、開放性及多元化特點(diǎn)，檔案信息服務(wù)逐漸呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和智慧型服務(wù)的新方向[1]。二是檔案管理工作在信息時代應(yīng)由信息向價(jià)值方面進(jìn)一步表現(xiàn)出共享發(fā)展趨勢，檔案管理方式也逐漸產(chǎn)生明顯轉(zhuǎn)變，檔案管理中相繼實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲、開發(fā)利用及分析挖掘等，研發(fā)建設(shè)的檔案數(shù)據(jù)庫、云管理系統(tǒng)，可對挖掘其價(jià)值具有重要促進(jìn)作用。在轉(zhuǎn)變檔案管理流程方面，計(jì)算機(jī)逐漸替代檔案收集、整理等手工操作，檔案載體及加工開發(fā)等方面的轉(zhuǎn)變也比較明顯。

2 檔案數(shù)字化管理存在的問題

檔案只有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，才能夠拓寬檔案的利用，打破局限，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，使檔案信息資源配置最優(yōu)化、管理精細(xì)化，更好地為企業(yè)管理提供便捷、安全的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在前期的調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)，檔案數(shù)字化建設(shè)的問題主要體現(xiàn)在以下兩個層面：管理層面和軟件層面。管理層面：檔案管理人員的專業(yè)化程度不高，常常一人身兼數(shù)職。各個單位既懂檔案管理業(yè)務(wù)知識，又精通計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才十分緊缺。現(xiàn)有的檔案管理人員要么老齡化較嚴(yán)重，要么身兼數(shù)職，專業(yè)素質(zhì)普遍不高，制約著檔案數(shù)字化的進(jìn)程。一些單位往往把檔案管理人員簡單地看作是保管員，無視檔案管理人員的素質(zhì)高低，缺乏檔案專業(yè)知識的系統(tǒng)培訓(xùn)，管理方法落后、現(xiàn)代化管理水平偏低、管理機(jī)制落后等情況不斷地出現(xiàn)。軟件層面：數(shù)據(jù)庫利用率不高，“新庫”變“死庫”。檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和專門的管理軟件，僅僅局限于對紙質(zhì)檔案的掃描錄入，一個階段性的數(shù)字化完成后，數(shù)據(jù)庫若更新不及時，極易造成數(shù)據(jù)庫使用效率不高[2]。

3 數(shù)字化檔案管理的有效方法

3.1 加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理要強(qiáng)化管理制度

檔案管理是一個復(fù)雜細(xì)致的工作，所以，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理需要完善數(shù)字化檔案管理制度。第一，要建立適應(yīng)于本部門檔案管理的制度。例如，數(shù)字化檔案日常管理制度、數(shù)字化檔案工作制度、數(shù)字化檔案查詢制度、數(shù)字化檔案保密制度、數(shù)字化檔案管理規(guī)范等，從而使數(shù)字化檔案管理在科學(xué)的規(guī)章制度下運(yùn)行。第二，要使檔案管理人員樹立保密意識。數(shù)字化檔案面臨的一個重要的問題就是安全問題，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的快速傳播，可以在極短的時間內(nèi)把檔案內(nèi)容泄露出去，如果出現(xiàn)問題，很有可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果。所以，在檔案數(shù)字化管理過程中一定要把保密意識放在突出位置，要加強(qiáng)對檔案存儲盤的保護(hù)。同時，要采取正確的操作方法和有力的防護(hù)措施，避免病毒或黑客的入侵，從而確保檔案數(shù)字化管理工作向前推進(jìn)。

3.2 提高檔案人員素質(zhì)

檔案管理在實(shí)現(xiàn)專人專管的基礎(chǔ)上，還需要做好其他相關(guān)的配套工程，比如培養(yǎng)一支具有檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的隊(duì)伍，組織檔案專業(yè)知識的系統(tǒng)培訓(xùn)，加大培訓(xùn)力度，建立激勵機(jī)制，鼓勵檔案工作人員在實(shí)踐中增長能力、豐富經(jīng)驗(yàn)、積極創(chuàng)新，把檔案管理工作做到極致和卓越，不斷更新該隊(duì)伍的管理機(jī)制、管理水平和業(yè)務(wù)水平，以促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、制度化、科學(xué)化。為進(jìn)一步規(guī)范檔案管理人員的工作，還應(yīng)組織其進(jìn)行有關(guān)檔案管理的政策、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)，以期培養(yǎng)出一支業(yè)務(wù)精通、思想過硬、作風(fēng)扎實(shí)的專業(yè)檔案管理人員。

3.3 檔案實(shí)體安全、數(shù)據(jù)庫的維護(hù)、整理和數(shù)據(jù)備份

檔案數(shù)字化過程中對檔案實(shí)體的安全保密控制是極其重要的。數(shù)字化流程第一步是提檔，對進(jìn)入檔案庫房的提檔人員至少兩人，形成互相監(jiān)督制度。加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫維護(hù)，主要防止由于軟件和硬件出現(xiàn)意外而引起系統(tǒng)崩潰，由于計(jì)算機(jī)病毒侵襲引起數(shù)據(jù)破壞，非法訪問竊取數(shù)據(jù)，非經(jīng)授權(quán)修改數(shù)據(jù)等，使數(shù)據(jù)庫失去準(zhǔn)備性、完整性。數(shù)據(jù)整理主要是對數(shù)據(jù)進(jìn)行校對、防止數(shù)據(jù)出錯，打包整理。數(shù)據(jù)備份是為了防止在檔案系統(tǒng)維護(hù)過程中對數(shù)據(jù)庫的誤操作而引起嚴(yán)重后果，以便更好地提高檔案管理網(wǎng)絡(luò)的使用[3]。

3.4 加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理要強(qiáng)化管理制度

第一，要建立適應(yīng)于本部門檔案管理的制度。例如，數(shù)字化檔案日常管理制度、數(shù)字化檔案工作制度、數(shù)字化檔案查詢制度、數(shù)字化檔案保密制度、數(shù)字化檔案管理規(guī)范等，從而使數(shù)字化檔案管理在科學(xué)的規(guī)章制度下運(yùn)行。第二，要使檔案管理人員樹立保密意識。數(shù)字化檔案面臨的一個重要的問題就是安全問題，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的快速傳播，可以在極短的時間內(nèi)把檔案內(nèi)容泄露出去，如果出現(xiàn)問題，很有可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果。所以，在檔案數(shù)字化管理過程中一定要把保密意識放在突出位置，要加強(qiáng)對檔案存儲盤的保護(hù)。同時，要采取正確的操作方法和有力的防護(hù)措施，避免病毒或黑客的入侵，從而確保檔案數(shù)字化管理工作向前推進(jìn)。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作在大數(shù)據(jù)環(huán)境下存在十分嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，但也存在很多良好的發(fā)展機(jī)遇，檔案管理工作人員應(yīng)對大數(shù)據(jù)提高重視，并在具體工作中加快應(yīng)用步伐并在應(yīng)用中逐漸完善，在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新以取得突破性進(jìn)展，進(jìn)而對有效利用各種檔案資源的價(jià)值深入挖掘，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢提高檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]王靜敏.檔案數(shù)字化管理理論與應(yīng)用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（06）.

[2]鄧福玲.檔案數(shù)字化管理模式開發(fā)的相關(guān)研究.經(jīng)營管理者，2015（21）.

[3]閆成聚.新時期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新策略[J].中國管理信息化，2017（03）.