財務(wù)共享模式下企業(yè)會計(jì)檔案管理的問題探討

畢楊帆

摘 要：本文主要探討了財務(wù)共享模式下企業(yè)會計(jì)檔案管理的諸多問題。闡明了傳統(tǒng)模式下和財務(wù)共享模式下企業(yè)會計(jì)檔案管理的特點(diǎn)，分析了財務(wù)共享對企業(yè)會計(jì)檔案管理的潛在影響，指出了新環(huán)境下企業(yè)會計(jì)檔案管理存在的問題，提出了新時期企業(yè)會計(jì)檔案管理工作的展望與發(fā)展前景。

關(guān)鍵詞：共享模式;會計(jì)檔案管理;影響

會計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支過程中的產(chǎn)物，其內(nèi)容直接反映企業(yè)所有經(jīng)濟(jì)活動及財務(wù)收支，反映企業(yè)某一特定日期的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時期的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況，同時還反映會計(jì)核算的具體內(nèi)容、核算程序、核算方法和結(jié)果[1]。會計(jì)檔案的特殊性質(zhì)，決定了其具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要完整的、權(quán)威的管理制度予以規(guī)范，確保會計(jì)檔案的系統(tǒng)管理和利用安全。

1 兩種模式下企業(yè)會計(jì)檔案管理的特點(diǎn)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)+、工業(yè)4.0、兩化融合等新型理念已逐步走入大眾視野，科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新層次已成為衡量企業(yè)發(fā)展的有效標(biāo)尺。會計(jì)檔案，作為檔案專業(yè)的特殊門類，其管理模式和管理內(nèi)容也發(fā)生了一定程度的變化。

1.1 傳統(tǒng)模式下的企業(yè)會計(jì)檔案管理

20世紀(jì)70年代末至90年代初，在計(jì)算機(jī)不是很普及的情況下，會計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用等工作幾乎全部由人工完成，只有部分企業(yè)會借助計(jì)算機(jī)來建立機(jī)讀目錄或?qū)崿F(xiàn)編目及索引功能，會計(jì)檔案工作仍處于最原始的管理初始級狀態(tài)，會計(jì)檔案案卷目錄、移交清冊等均由檔案管理人員手工填寫，無形中加大了檔案人員的日工作量，使得會計(jì)檔案工作略顯臃腫、繁雜。

另外，很多檔案人員并未掌握會計(jì)檔案管理方法，直接導(dǎo)致檔案收集不全面、不完整、不系統(tǒng)，檔案保管不規(guī)范、不專業(yè)，檔案利用不便捷。直到90年代末，《會計(jì)檔案管理辦法》（財會字[1998]32號）的出臺像一盞指示燈一樣，指明了會計(jì)檔案工作的正確方向，規(guī)定了會計(jì)檔案的接收依據(jù)、歸檔范圍、保管期限、管理內(nèi)容等，在一定程度上使得會計(jì)檔案工作條理化、制度化、清晰化。

1.2 財務(wù)共享模式下的企業(yè)會計(jì)檔案管理

共享服務(wù)誕生于20世紀(jì)80年代，是在國際化、信息化和經(jīng)營規(guī)模快速增長的背景下管理和控制活動的創(chuàng)新。財務(wù)共享服務(wù)主要通過建立財務(wù)共享服務(wù)運(yùn)營技術(shù)平臺來實(shí)現(xiàn)對相關(guān)業(yè)務(wù)的綜合處理，該平臺由財務(wù)共享服務(wù)自助系統(tǒng)（FSS）、財務(wù)共享服務(wù)運(yùn)營系統(tǒng)（FSO）、費(fèi)用報銷管理系統(tǒng)（ERS）三大系統(tǒng)構(gòu)成。同時，三大系統(tǒng)與現(xiàn)有相關(guān)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、會計(jì)核算系統(tǒng)緊密銜接，高質(zhì)量高效率的完成各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理工作。財務(wù)共享服務(wù)實(shí)際上就是為了改變潛在的舊的分散管理模式下亟待解決的問題，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)財務(wù)工作的智能化管理，促進(jìn)了節(jié)能環(huán)保，降低了能源損耗。

財務(wù)共享模式下的會計(jì)檔案管理更好的闡釋了會計(jì)檔案的電子化管理工作。相較傳統(tǒng)模式下的會計(jì)檔案管理，財務(wù)共享模式下的會計(jì)檔案更注重檔案本身的有效性、完整性及安全性。在大數(shù)據(jù)影響的年代，會計(jì)檔案管理更趨向于智能化管理。檔案管理人員不定期采集信息資源，盡量豐富數(shù)字館藏，增強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的利用，弱化人工管理模式，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案全生命周期全過程的自動化管理。

2 財務(wù)共享對企業(yè)會計(jì)檔案管理的潛在影響

2.1 能否實(shí)現(xiàn)無紙化成為當(dāng)下問題的聚焦點(diǎn)

財務(wù)共享服務(wù)推廣階段討論研究最多的便是共享實(shí)施完畢，紙質(zhì)會計(jì)檔案的去留問題。一種觀點(diǎn)為：如果能確保應(yīng)歸檔的電子會計(jì)資料具有真實(shí)性、有效性、完整性、安全性等特征，能夠通過相應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)準(zhǔn)確、完整地呈現(xiàn)出來，并且具備防篡改、可備份的功能特點(diǎn)，形成的電子會計(jì)資料不屬于永久保存或是重要保存價值的會計(jì)檔案，那么可以實(shí)現(xiàn)無紙化管理。另一種觀點(diǎn)為：電子會計(jì)檔案確實(shí)便于管理，不僅大大的縮短了業(yè)務(wù)處理時間，而且節(jié)約了人工成本。但是由于無紙化的規(guī)定要求門檻較高，僅僅保存電子檔案是不足以保證檔案歸檔的完整性及連續(xù)性的，因此檔案無紙化保存是有潛在風(fēng)險的，至少在當(dāng)下乃至今后很長一段時間內(nèi)，紙質(zhì)檔案仍然不能退出歷史的舞臺，還需發(fā)揮其重要的價值。

2.2 會計(jì)檔案管理模式發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變

會計(jì)檔案管理模式經(jīng)歷了三個重要階段，第一階段，全人工管理，即以檔案管理人員為核心，一切管理操作均由檔案人員來完成，體現(xiàn)了較強(qiáng)的主觀能動性，不利于檔案的按期收集整理歸檔。第二階段，以人工管理為主計(jì)算機(jī)操作為輔式管理，由于檔案管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)并未相連，造成電子會計(jì)資料只能在財務(wù)系統(tǒng)里暫存，會計(jì)檔案的收集歸檔工作仍需傳統(tǒng)模式管理，未解決相關(guān)問題。第三階段，財務(wù)共享服務(wù)模式下的會計(jì)檔案管理，這一階段有個顯著特征，會計(jì)檔案管理形式主要表現(xiàn)為電子會計(jì)檔案的收集及歸檔。財務(wù)共享平臺與檔案管理系統(tǒng)對接完成，電子會計(jì)檔案通過系統(tǒng)接口直接歸檔至檔案管理系統(tǒng)，檔案的借閱利用均可線上完成。同時，紙質(zhì)會計(jì)檔案由共享中心整理完成后統(tǒng)一返回企業(yè)檔案部門，核查完畢后由檔案部門上架保管。這種一體化集成管理模式更有利于會計(jì)檔案的管理利用，通過前端實(shí)時把控篩選具有保存價值的電子會計(jì)資料，以實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案的全過程數(shù)字化管理。

3 新環(huán)境下企業(yè)會計(jì)檔案管理存在的問題

3.1 檔案形成歸口管理問題

傳統(tǒng)模式會計(jì)檔案管理流程是相對簡化的，即由企業(yè)財務(wù)部門負(fù)責(zé)收集本企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動形成的具有保存價值的會計(jì)資料，完成整理立卷工作后在本部門保管一年以后交由檔案部門保管。其中，檔案部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)并監(jiān)督會計(jì)檔案工作的相關(guān)情況，定期與財務(wù)部門人員溝通并給出管理要求及意見。因此，傳統(tǒng)模式下會計(jì)檔案管理具備完整的鏈?zhǔn)浇Y(jié)構(gòu)，每一節(jié)點(diǎn)都發(fā)揮重要作用，缺一不可。

財務(wù)共享模式下會計(jì)檔案管理流程具有一定的差異性，此時企業(yè)財務(wù)部門仍是會計(jì)資料的形成部門，不同的是，整理立卷工作不再由本企業(yè)財務(wù)部門負(fù)責(zé)，而是統(tǒng)一交由財務(wù)共享中心（外單位）來完成。由于職能設(shè)定的限制，本企業(yè)檔案部門只負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督本企業(yè)相關(guān)部門檔案工作，如果會計(jì)資料整理過程發(fā)生問題了，企業(yè)檔案部門很難與財務(wù)共享中心溝通，并且共享中心不了解企業(yè)會計(jì)檔案業(yè)務(wù)情況，這對會計(jì)檔案的最終形成造成很大的阻力，無形中加劇了會計(jì)檔案管理工作。

3.2 會計(jì)檔案借閱利用保管問題

在共享中心保管檔案期間，共享企業(yè)單位需嚴(yán)格遵守各項(xiàng)會計(jì)檔案借閱制度，履行相應(yīng)借閱手續(xù)。由于紙質(zhì)版會計(jì)檔案需在共享中心暫存一年，檔案利用問題逐漸成為第一層障礙。在檔案保管方面，對于規(guī)模較小的企業(yè)而言，企業(yè)自身并不具備保管會計(jì)檔案的基礎(chǔ)物質(zhì)條件，因此，會優(yōu)先選擇離本單位最近的共享中心來處理相關(guān)會計(jì)業(yè)務(wù)并保管會計(jì)檔案。然而，對于規(guī)模較大的企業(yè)，檔案館庫建設(shè)均趨向成熟的階段，實(shí)施共享的會計(jì)檔案最終是要移交共享企業(yè)檔案部門保管的，而且，這種企業(yè)一般下設(shè)很多二級單位，遍布不同地域，在共享中心的選擇方式和檔案保管的選取地點(diǎn)勢必成為亟待探討的問題。

4 企業(yè)會計(jì)檔案管理工作的發(fā)展與前景

縱觀不同時期檔案發(fā)展的時代特點(diǎn)，創(chuàng)新與探索已成為檔案工作永恒不變的主題。財務(wù)共享服務(wù)模式下的會計(jì)檔案管理，是眾多財務(wù)人員及系統(tǒng)開發(fā)人員智慧的結(jié)晶，是現(xiàn)階段著力推廣并要求實(shí)施的業(yè)務(wù)管理模式。誠如檔案數(shù)字化發(fā)展一樣，會計(jì)檔案管理未來必將與高科技融合發(fā)展，以全新的形式為企業(yè)乃至社會提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]《會計(jì)檔案管理辦法講解》編寫組.會計(jì)檔案管理辦法講解[M].北京：中國財政經(jīng)濟(jì)出版社，2016：1-2.