探究信息化條件下如何改進檔案管理工作

高新婷

摘 要：基于分析信息化條件下如何改進檔案管理工作。首先分析出檔案管理工作的現(xiàn)狀。其次分析出信息化條件下改進檔案管理工作的有效策略，通過改變檔案管理工作理念;加強檔案管理人員的素質(zhì);建立健全的檔案管理體系;加大信息化設施的投入;實現(xiàn)良好的檔案服務幾種改進措施。最后分析出在信息化條件下的檔案管理工作，能夠更好的滿足人們的需求和社會時代的發(fā)展，增強了檔案管理的質(zhì)量和工作效率。

關鍵詞：信息化;檔案管理;管理工作

在信息化時代和科學技術(shù)水平的不斷發(fā)展下，開始改變了社會的原有風貌。在現(xiàn)階段的人們生活和學習中，信息技術(shù)已經(jīng)成為了重要的部分，對生活起到了積極的影響和作用。而檔案管理作為一項非常重要且基礎的工作，也應該緊跟信息化社會的發(fā)展步伐，來不斷的改進檔案管理工作方式方法，建立起全新的檔案管理理念，來滿足時代的發(fā)展需求，為人們提供更為便捷和高效的服務，滿足人們的不同需求，從而來增強檔案管理的質(zhì)量和工作實效性。

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案作為一種信息資源，能夠存留歷史的數(shù)據(jù)。在實際的檔案管理工作中，很多檔案管理者，認為自己的工作不夠重要，在工作中的經(jīng)常出現(xiàn)懶散的狀態(tài)，對檔案管理這項工作不認真也不上心。并且，很多單位的領導，對檔案管理也不夠重視，部分單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員，足以可見，檔案管理工作的效果十分不理想。

同時，在檔案管理工作中，由于管理理念的過于陳舊，沒有形成較為完善的檔案管理機制，缺失了檔案管理工作的制度，難以制定出完整的檔案管理工作流程，導致檔案管理工作比較隨意性[1]。另外，隨著信息化技術(shù)的突飛猛進，為很多行業(yè)都帶來了新的發(fā)展機遇?？墒牵瑱n案管理工作對信息化的條件，缺少全面的認知，不會借助信息技術(shù)手段，去改進檔案管理工作。所以，造成了檔案管理工作的效率持續(xù)下降，不僅耗費了更多的人工和時間成本，還難以適應信息化時代的發(fā)展趨勢，嚴重阻礙了檔案管理工作的前進步伐。

2 信息化條件下改進檔案管理工作的有效策略

2.1 改變檔案管理工作理念

在信息化社會的發(fā)展下，需要全面的改進檔案管理工作的模式。因此，應將原有的檔案管理轉(zhuǎn)化為信息化管理。由于紙質(zhì)的檔案存儲量較大，檔案管理部門已經(jīng)難以將已經(jīng)歸檔的檔案資料，進行信息的提取和加工，導致很多檔案信息一直都被閑置和浪費。所以，可以充分的借助信息技術(shù)，利用其計算機等手段，來改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。

首先，應該將紙質(zhì)檔案進行整合和歸納，備份為電子檔案，并對電子檔案加以安全加密，確保檔案信息的安全性。其次，在網(wǎng)絡化的高速發(fā)展下，可以運用大數(shù)據(jù)的技術(shù)，對檔案的信息和數(shù)據(jù)進行有效的分類的集合，利用其一些常規(guī)的軟件和工具，進行檔案數(shù)據(jù)的處理，來增強檔案管理工作的全面性[2]。同時，可以借助大數(shù)據(jù)，對于檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和存在的不足，給予及時的改正，來促進檔案管理質(zhì)量的增強。

另外，對于館藏的檔案，需要進行數(shù)字化的加工，按照時間的順序進行有計劃的實施。比如，可以先將檔案目錄數(shù)字化后，在進行全文的數(shù)字化，并根據(jù)近期的檔案利用率，做好檔案信息的采集，來嚴格的控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性。

2.2 加強檔案管理人員的素質(zhì)

對于社會時代的迅速發(fā)展，檔案管理工作的及時改進，使信息化技術(shù)得到了廣泛的應用。為了更好的確保檔案管理工作的效率，就要對檔案管理人員進行信息技術(shù)的培訓，來增強檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。首先，檔案管理人員要具備一定的職業(yè)素質(zhì)和道德品質(zhì)。所以，每一位檔案管理人員都要對每一份檔案秉持認真負責的態(tài)度，確保檔案信息數(shù)據(jù)的準確性和安全性。因此，這就需要檔案管理人員要有較高的政治意識，堅持以國家的利益為主，不斷的優(yōu)化自身的專業(yè)技能水平，在信息化的條件下，能夠?qū)n案管理工作采取安全的防范措施。

其次，由于信息化技術(shù)的應用，對檔案的管理工作提出了更高的標準和要求。因此，這就需要檔案管理人員，能夠時刻保持嚴謹認真的工作行為，掌握更多的技能和本領，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化的檔案管理[3]。并且，檔案管理人員要積極的學習一些先進的檔案管理理念，能夠豐富自身的專業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)，熟悉一些計算機方面的知識和技能。從而，逐漸掌握較強的業(yè)務水平，不斷的適應檔案信息化的管理模式。

2.3 建立健全的檔案管理體系

在檔案的信息化管理建設中，需要建立健全的檔案管理體系，來實現(xiàn)更加高效率的檔案管理工作。首先，相關檔案管理部分，要高度重視檔案管理的工作，對檔案管理工作擬定出合理且完整的檔案管理制度，以及制定出具體的法律法規(guī)，來規(guī)范檔案管理工作的流程，實現(xiàn)趨于標準化的檔案管理。其次，要全面的結(jié)合檔案信息化管理的實際情況，在符合各項要求的條件下，去完善信息化檔案管理工作的內(nèi)容，包括對檔案資料的使用、檔案的核對等問題，嚴格按照規(guī)定的制度和法律來執(zhí)行[4]。如若發(fā)現(xiàn)實際工作與制度不符的現(xiàn)象，應及時的調(diào)整和改進，保障檔案管理制度的科學合理。

2.4 加大信息化設施的投入

檔案管理工作的發(fā)展方向是以信息化為主。因此，在信息化條件下的檔案管理工作，就需要具有與之相匹配的科技設備，來對檔案進行更加規(guī)范的管理，充分的利用計算機的一些儲存系統(tǒng)，來逐漸的解決檔案信息的難以儲存問題。首先，要加大對軟硬件設施的資金投入，作為檔案信息化管理的基本條件，來實現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)和利用，強化檔案信息化建設的效率。其次，要開發(fā)出穩(wěn)定且高效的檔案信息系統(tǒng)，確保檔案信息管理的要求得到滿足。并且，全面的實施檔案管理的內(nèi)部控制，為檔案信息的安全提供強有力的保障，來有效的抵御住非法網(wǎng)站等的侵入。另外，在整個檔案信息化管理系統(tǒng)中，要做好對電子數(shù)據(jù)的完整歸檔，來確保電子檔案的真實性。

2.5 實現(xiàn)良好的檔案服務

在檔案信息化管理的過程中，需要對實現(xiàn)更好的檔案服務。因此，對于檔案的管理方法、形式的需要謹慎的考慮，全面的分析出在信息技術(shù)中出現(xiàn)的問題，來不斷的調(diào)整檔案管理工作的體制。并且，為了更好的達到信息化的檔案管理目標，就需要確保檔案信息的最大化利用效率，實現(xiàn)信息化檔案的建設。由于檔案信息化建設是一個漫長的過程，在此過程中需要隨時根據(jù)實際的情況，進行調(diào)整和完善。所以，要以長遠的眼光，去預測檔案信息化管理在未來可能會遇到的問題，從而做好準備和預防措施去克服困難，來推動檔案信息化管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

3 結(jié)束語

綜上所述，在信息化條件下的檔案管理工作，能夠更好的滿足人們的需求和社會時代的發(fā)展，增強了檔案管理的質(zhì)量和工作效率。通過對檔案管理的信息化轉(zhuǎn)化，運用大數(shù)據(jù)的技術(shù)，對檔案的信息和數(shù)據(jù)進行有效的分類的集合，利用其一些常規(guī)的軟件和工具，進行檔案數(shù)據(jù)的處理，來增強檔案管理工作的全面性。從而，在信息化的條件下，能夠?qū)n案管理工作采取安全的防范措施，以長遠的眼光，去預測檔案信息化管理在未來可能會遇到的問題，來推動檔案信息化管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

[1]殷娜.基于信息化條件下的科技檔案管理工作探究[J].辦公室業(yè)務，2017（19）：63-64.

[2]楊雪松.如何改進信息化條件下的檔案管理工作[J].工程建設與設計，2017（5）.

[3]田曉光.淺議信息化條件下如何更好地發(fā)展檔案管理工作[J].中國科技投資，2017（31）.

[4]徐賀財.檔案管理工作在信息化時代怎樣更好地發(fā)展分析[J].好家長，2017（59）：67-67.