干部人事檔案信息化管理及綜合利用探討

摘 要：隨著信息化技術的進步，電子政務的到來，干部人事檔案信息化管理深受眾人青睞。本文從干部人事檔案信息化的傳統(tǒng)管理問題出發(fā)，對當下干部人事檔案信息化管理的優(yōu)勢和等進行了簡要闡述，并明確地提出了如何能夠綜合利用干部人事檔案信息化管理的幾點措施。

關鍵詞：干部人事檔案;信息化;管理

隨著計算機和網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，干部人事檔案信息管理得到了空前的發(fā)展。然而，在當今社會，干部人事檔案信息管理仍有許多領域沒有引起足夠的重視，特別是隨著網(wǎng)絡時代的到來，計算機技術的廣泛應用和電子政務的迅速發(fā)展，干部人事檔案信息化管理工作顯得尤為重要。干部人事檔案網(wǎng)絡化管理已成為一大趨勢，干部人事檔案信息管理不僅有利于提高檔案工作的真實性和及時性，而且有利于更好地展示檔案的信息率和使用價值。

1 干部人事檔案傳統(tǒng)管理的問題

1）檔案材料來源不規(guī)范。不同時期的工作人員不同，工作方式與習慣也不一樣，收集檔案這一工作就很容易存在不規(guī)范的問題。如果干部檔案外調(diào)，各部門甚至各地區(qū)差別很大，導致信息來源和檔案形式多種多樣。這樣他們整理的時候會很迷茫，對資料內(nèi)容不熟悉，就會找不到資料。有的檔案字跡不清晰，表意不明，就更加導致了檔案材料不易管理，從而影響到下一步工作的順利開展。

2）檔案材料不夠真實。干部人事檔案是教育培訓、人才測評的重要依據(jù)，檔案是黨的重要執(zhí)政資源。過去是黨和國家所有，都是紙質(zhì)的。長期以來，由于每次填報前后信息不一致，有些干部可能會出現(xiàn)記憶錯誤。而且，由于信息量大，很難檢查每次填寫的信息是否一致，一些干部考慮到自己的利益，填寫檔案時，故意歪曲事實，偽造個人檔案，造成個人檔案的歪曲和不實。一旦這些人為收集的材料進入檔案館，就很難在今后的參考資料中核實和鑒別真?zhèn)巍?/p>

3）檔案管理人員水平不高。檔案人員的專業(yè)水平和技能并不能證明他們具有專業(yè)的管理水平。如何科學管理，充分發(fā)揮檔案的價值，有的檔案管理人員專業(yè)水平不高，再加之人事檔案歸檔要求不嚴，個人檔案缺少一些資料和檔案目錄，就會導致檔案出現(xiàn)不嚴謹或者不完整的現(xiàn)象。有的干部不能及時報送和歸還檔案，難以記錄;有的干部在檔案移交過程中故意丟失，如果丟失的資料不能及時發(fā)現(xiàn)，將對后續(xù)的檔案管理工作造成不可彌補的后果。

2 干部人事檔案信息化管理的優(yōu)勢

首先，信息管理是最基礎的工作，有利于干部檔案信息查詢。干部人事檔案管理具有復雜多樣的特點，每次查干部檔案，以往的干部檔案管理都離不開大量的人力和物力。單純的人工管理不僅費時費力，而且不一定保證所獲得信息的準確性。干部人事檔案信息化管理不僅可以長期保存數(shù)據(jù)，而且在對相關數(shù)據(jù)和信息進行分類的時候，還能消除重復數(shù)據(jù)，方便管理人員進行瀏覽和查閱。它可以從海量的信息中快速向管理者呈現(xiàn)所需的內(nèi)容，通過信息管理，可以大大提高信息查詢的檢索效率和質(zhì)量，大大提高干部人事檔案管理水平，提高干部人事檔案管理的效率和效益，提高工作人員的工作效率。

其次，信息化管理加強了檔案信息的規(guī)范化，明確了干部檔案管理，還便于統(tǒng)計事業(yè)單位干部的基本信息。干部信息的查詢和處理等一系列工作，往往是當事人或檔案人員在填寫傳統(tǒng)干部檔案信息時編寫的，這使得一些數(shù)據(jù)內(nèi)容難以識別。信息管理按規(guī)定、統(tǒng)一格式解決了這一問題。檔案人員應將干部檔案的規(guī)范化信息錄入到本表中，可有效避免后期信息填寫繁瑣、核實困難的問題。由于統(tǒng)一規(guī)范的字體輸入，避免了傳統(tǒng)檔案管理中的模糊、潦草等問題，為今后的工作提供了最清晰的第一手資料。

第三，信息管理有利于傳統(tǒng)干部檔案的長期保存。由于這些檔案都是非電子檔文件，在保存時間方面，并不能很好地被長期保存，很容易因過多的翻閱而產(chǎn)生缺陷。另外，紙質(zhì)文件對存儲環(huán)境要求也很高，也需要檔案管理工作人員的高度重視。另外，通過信息管理的應用，需要一個特殊的大空間檔案室來存儲和保存紙質(zhì)檔案?，F(xiàn)代干部人事檔案可以通過計算機和云存儲實現(xiàn)數(shù)字化，既節(jié)省了存儲空間，又實現(xiàn)了信息的永久存儲。

第四，信息管理保證了文件信息的安全性，它不僅可以實時顯示數(shù)據(jù)，還可以通過設置信息公開的時限和共享，增強檔案信息的私密性。干部人事檔案信息本身就具有它的使用價值和公開價值，而利用信息化技術來對檔案信息進行管理的話，相對于傳統(tǒng)檔案信息管理方式來說，更能有效地保護以及實現(xiàn)檔案信息的這兩種價值。為提高檔案信息的保密性，檔案信息管理人員必須要擺脫傳統(tǒng)檔案信息管理方式的束縛，利用信息化技術來實現(xiàn)檔案信息安全管理，才能更好地保證干部檔案內(nèi)容不易公開、不易修改、不易增減。

3 干部人事檔案信息化管理的優(yōu)化措施與綜合利用

1）提高人事檔案數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建，與利用需求相符合。檔案管理部門在管理干部人事檔案的過程中，要促進干部人事檔案的開發(fā)利用，提高檔案工作效率，更好地滿足用戶需求。此外，檔案管理部門還必須有效保護紙質(zhì)檔案，建立技術先進、功能全面的檔案信息服務體系，更好地完成本單位內(nèi)部領導部門與上級相關企業(yè)的人事檔案信息共享，提高干部人事檔案的利用效率。

2）提高檔案的時效性及真實性。在干部人事檔案信息化管理過程中，檔案人員應加強檔案動態(tài)管理，重點對以往人事檔案進行審核，刪除無保存價值的資料，增加新的資料。便于有關部門了解和了解干部的一切實際情況。擴大數(shù)據(jù)內(nèi)部容量，建立完善的信息管理和處理系統(tǒng)，提高檔案整體使用水平。

3）部門協(xié)調(diào)，實現(xiàn)檔案共享。對大多數(shù)單位來說，干部人事檔案的收集和設計覆蓋了所有部門，涉及到單位的每個崗位。因此，干部人事要做好各部門的溝通協(xié)調(diào)工作。干部人事要通過各部門溝通，多方面整合人事，摸清人事財務狀況，做好檔案信息工作。此外，干部人事要實現(xiàn)檔案共享，實現(xiàn)人事檔案的真實價值。

4）確保檔案信息化的安全。在網(wǎng)絡信息時代，利用網(wǎng)絡管理人事檔案越來越受歡迎，但在信息檔案管理中，要注意提高人事檔案的安全性。比如，干部和人員設置密碼的時候，可以增強密碼的難易度，提高信息檔案的安全性。此外，它們還可以通過復制技術和加密技術防止外部人員重寫和訪問文件，以確保文件的完整性和真實性。

5）提高管理人員技術水平。為使人事檔案信息管理更加科學，除了專業(yè)培訓外，還必須提高管理人員的計算機操作水平，同時要加大對檔案管理人員的定期考核力度，提高管理人員的綜合素質(zhì)，有利于及時采取一系列措施，避免檔案數(shù)據(jù)受到攻擊時數(shù)據(jù)丟失，同時影響檔案數(shù)據(jù)的良好功能，保證良好的安全。干部人事檔案進出登記時，具有一定專業(yè)技能的檔案管理人員可以更好地完成這項工作，不僅可以提高檔案存取的效率，而且在一定程度上提高了檔案管理的精準性。

4 結語

綜上所述，干部人事檔案信息化管理在單位干部人事檔案管理中具有重要作用。它既適應了社會對人事檔案管理的新要求，又適應了干部管理的需要。因此，有關部門要積極推進干部人事檔案信息化管理，努力實現(xiàn)干部人事檔案信息化管理，使計算機技術能夠有效應用于人事檔案管理，充分發(fā)揮干部人事檔案信息化管理在當前社會人才交流和檔案管理中的作用。

參考文獻

[1]王璇.淺談事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理[J].山東檔案，2011（08）.

[2]薛金玲.人事檔案管理中存在的問題及對策[J].陜西青年管理干部學院學報，2009（03）.

[3]李國芳.談檔案造假現(xiàn)象的危害及防范[J].青海檔案，2012（02）.

作者簡介

柯元錦（1975-），男，漢族，福建省莆田市，本科，館員，研究方向：檔案管理。