通信企業(yè)采購(gòu)審計(jì)研究與分析
——以某市上市通信企業(yè)為例

(天津中審聯(lián)有限責(zé)任會(huì)計(jì)師事務(wù)所廣東分所 廣東 廣州 510000)

一、前言

采購(gòu)審計(jì)是將財(cái)務(wù)審計(jì)、供應(yīng)審計(jì)、需求審計(jì)、管理審計(jì)有機(jī)結(jié)合，對(duì)采購(gòu)全過(guò)程實(shí)施的檢查與分析。其目的是提高采購(gòu)對(duì)象的性?xún)r(jià)比，降低采購(gòu)成本，杜絕不合規(guī)情況，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)價(jià)值的提升和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通信企業(yè)采購(gòu)對(duì)象的特殊性，要求對(duì)采購(gòu)開(kāi)展的審計(jì)工作既要關(guān)注過(guò)程審計(jì)，更要從審計(jì)過(guò)程分析采購(gòu)制度的不足、采購(gòu)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)實(shí)務(wù)改進(jìn)等更為重要的問(wèn)題。制度設(shè)計(jì)、過(guò)程管理、審批控制、采購(gòu)后評(píng)估應(yīng)作為采購(gòu)審計(jì)的四個(gè)主要關(guān)注點(diǎn)，下面筆者分別對(duì)其進(jìn)行研究與分析。

二、通信企業(yè)采購(gòu)審計(jì)的目標(biāo)

尋找制度漏洞，不斷改進(jìn)并確保制度得到有效執(zhí)行，是通信企業(yè)采購(gòu)審計(jì)的首要目標(biāo)。審計(jì)是指為了查明有關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)現(xiàn)象的認(rèn)定與所制定標(biāo)準(zhǔn)之間的一致程度，而客觀地收集和評(píng)估證據(jù)，并將結(jié)果傳遞給有利害關(guān)系的使用者的系統(tǒng)過(guò)程。通信企業(yè)采購(gòu)審計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)就是國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和單位有關(guān)制度。某市的上市企業(yè)還有上級(jí)省公司和中央集團(tuán)公司，因此其制定的制度不能和省公司及集團(tuán)公司的制度相抵觸。采購(gòu)過(guò)程管理以采購(gòu)制度為依據(jù)，因此，對(duì)制度的可行性和完善性進(jìn)行審查和評(píng)價(jià)是采購(gòu)審計(jì)的重要步驟。對(duì)市公司采購(gòu)制度審計(jì)來(lái)說(shuō)存在兩個(gè)難題。一是自采制度的審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，財(cái)務(wù)制度一般由企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則作為指導(dǎo)依據(jù)，而通信行業(yè)采購(gòu)制度則具有較強(qiáng)的企業(yè)特點(diǎn)，地市公司的采購(gòu)分為集采和自采，集采是上級(jí)公司確定集中供應(yīng)商范圍和采購(gòu)單價(jià)，企業(yè)直接下訂單收貨。集采必須執(zhí)行上級(jí)的采購(gòu)制度。自采是地市公司負(fù)責(zé)采購(gòu)的全過(guò)程。由于地市公司采購(gòu)對(duì)象的復(fù)雜性，上級(jí)對(duì)其采購(gòu)制度的制定沒(méi)有具體和統(tǒng)一的要求，如何對(duì)制度進(jìn)行正確分析并提出完善意見(jiàn)，這對(duì)審計(jì)人員來(lái)說(shuō)是一個(gè)挑戰(zhàn)，首先，審計(jì)人員對(duì)采購(gòu)管理流程和采購(gòu)對(duì)象等缺乏深入了解，很難判斷制度的合理性。其次，自采制度審計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)它又可能存在設(shè)計(jì)上的毛病。通過(guò)審計(jì)，對(duì)自采制度進(jìn)行評(píng)價(jià)，就是要解決這個(gè)矛盾，使自采制度不斷得到完善。

三、制度有效執(zhí)行

有完善的制度，還必須確保制度得到有效的執(zhí)行。首先，要從制度上規(guī)范采購(gòu)各個(gè)環(huán)節(jié)相關(guān)人員的行為，對(duì)相關(guān)人員實(shí)行責(zé)任追究制度；其次，從管理體制上加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)決策者的監(jiān)督，要實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)干部回避制度，禁止領(lǐng)導(dǎo)干部直接參與采購(gòu)的評(píng)標(biāo)工作，重要采購(gòu)實(shí)行集體決策原則。在我們對(duì)該通信企業(yè)的采購(gòu)審計(jì)中，發(fā)現(xiàn)發(fā)布的采購(gòu)專(zhuān)家管理辦法中關(guān)于“公司領(lǐng)導(dǎo)可參與評(píng)標(biāo)”的規(guī)定不符合采購(gòu)“評(píng)標(biāo)與定標(biāo)”分離原則。

因此，審計(jì)人員應(yīng)檢查與采購(gòu)相關(guān)制度的制定與執(zhí)行情況，一是采購(gòu)項(xiàng)目招投標(biāo)執(zhí)行的規(guī)范性，國(guó)有上市通信企業(yè)采購(gòu)的招投標(biāo)制度通常由國(guó)際四大會(huì)計(jì)師事務(wù)所和其他專(zhuān)家參與制定，相對(duì)比較規(guī)范。重點(diǎn)檢查招投標(biāo)組織程序是否嚴(yán)格，評(píng)委的抽取過(guò)程是否合理。

四、案例分析

在這家國(guó)有通信企業(yè)采購(gòu)審計(jì)中，我們發(fā)現(xiàn)了以下情況。

(一)評(píng)委抽取過(guò)程不規(guī)范

查看項(xiàng)目“中國(guó)某公司2018—2019年機(jī)房土建及配套設(shè)計(jì)公開(kāi)招標(biāo)項(xiàng)目(地市)”評(píng)標(biāo)過(guò)程中時(shí)，抽取評(píng)委的視頻錄像，發(fā)現(xiàn)工作人員在抽取評(píng)委過(guò)程中存在被抽取評(píng)委“廢棄”理由不成立。

(1)2018年8月27日開(kāi)始從專(zhuān)家?guī)熘谐槿≡u(píng)委，第一輪第2次抽取，工作人員(視頻中07:30)撥打電話(huà)聯(lián)系評(píng)委李某(手機(jī)號(hào)碼：1380923XXXX)時(shí)，電話(huà)無(wú)人接聽(tīng)，時(shí)隔31秒，工作人員判定為“廢棄”(視頻中08:01)，原因?yàn)椤肮ぷ骰驎r(shí)間沖突不參加評(píng)標(biāo)”。

(2)第一輪第5次抽取，工作人員(視頻中24:31)撥打電話(huà)聯(lián)系評(píng)委容某(手機(jī)號(hào)碼：1392262XXXX)時(shí)，電話(huà)中提示“您撥打的電話(huà)正在通話(huà)中……”(視頻中24:42)，時(shí)隔1分13秒，工作人員判定為“廢棄”(視頻中25:55)，原因?yàn)椤肮ぷ骰驎r(shí)間沖突不參加評(píng)標(biāo)”。

(3)第一輪第5次抽取，工作人員(視頻中27:01)撥打電話(huà)聯(lián)系評(píng)委李某(手機(jī)號(hào)碼：1392260XXXX)時(shí)，電話(huà)中提示“關(guān)機(jī)”(視頻中27:24)，工作人員判定為“廢棄”(視頻中28:00)，原因?yàn)椤肮ぷ骰驎r(shí)間沖突不參加評(píng)標(biāo)”。

(4)第一輪第21次抽取，工作人員(視頻中44:30)撥打電話(huà)聯(lián)系評(píng)委劉某(手機(jī)號(hào)碼：185200XXXXX)時(shí)，電話(huà)無(wú)人接聽(tīng)，時(shí)隔1分30秒，工作人員判定為“廢棄”(視頻中46：00)，原因?yàn)椤肮ぷ骰驎r(shí)間沖突不參加評(píng)標(biāo)”。

(二)中標(biāo)單位應(yīng)答文件單位名稱(chēng)與公章名稱(chēng)不一致未進(jìn)行澄清

中國(guó)某公司2018年窗簾采購(gòu)公開(kāi)詢(xún)價(jià)項(xiàng)目(地市)項(xiàng)目，預(yù)算金額92.44萬(wàn)元(不含稅)，采用公開(kāi)詢(xún)價(jià)方式采購(gòu)。中標(biāo)單位公司名稱(chēng)與詢(xún)價(jià)應(yīng)答文件中公司名稱(chēng)不一致。中標(biāo)單位為某市商貿(mào)有限公司，詢(xún)價(jià)應(yīng)答文件中公司名稱(chēng)為某市商務(wù)有限公司，經(jīng)查詢(xún)訂單系統(tǒng)，該公司開(kāi)標(biāo)一覽表中公司名稱(chēng)信息與詢(xún)價(jià)應(yīng)答文件中該公司印章一致。紙質(zhì)標(biāo)書(shū)中詢(xún)價(jià)應(yīng)答文件公司名稱(chēng)與中標(biāo)單位公司名稱(chēng)不一致，評(píng)委未啟用澄清程序讓供應(yīng)商進(jìn)行澄清。

(三)中選供應(yīng)商提供無(wú)效的審計(jì)報(bào)告

“中國(guó)某公司2018—2019年機(jī)房土建及配套施工公開(kāi)招標(biāo)項(xiàng)目(地市)”，預(yù)算金額7 600萬(wàn)元，采用公開(kāi)招標(biāo)方式，共分5個(gè)標(biāo)段，其中第1標(biāo)段中選供應(yīng)商為某控股集團(tuán)有限公司。根據(jù)2012年8月15日某省注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)發(fā)布的《某省注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)業(yè)務(wù)報(bào)告防偽報(bào)備管理暫行辦法》第二章第七條：事務(wù)所按照《中華人民共和國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師法》規(guī)定開(kāi)展的注冊(cè)會(huì)計(jì)師法定業(yè)務(wù)，即財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)、專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)、驗(yàn)資及其他法定業(yè)務(wù)均應(yīng)進(jìn)行業(yè)務(wù)防偽報(bào)備。查看某控股集團(tuán)有限公司提供的投標(biāo)文件，2015年度、2016年度財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)報(bào)告均由廣州某會(huì)計(jì)師事務(wù)所出具，其中根據(jù)2015年度財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)報(bào)告的報(bào)備號(hào)在廣東省注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)網(wǎng)站上查詢(xún)無(wú)記錄；2016年度財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)報(bào)告出具日期為2017年3月29日，經(jīng)查詢(xún)某省注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)網(wǎng)站，該事務(wù)所于2016年X月X日被某省財(cái)政廳收回會(huì)計(jì)師事務(wù)所執(zhí)業(yè)證書(shū)，明確不得繼續(xù)執(zhí)業(yè)。中選供應(yīng)商某控股集團(tuán)有限公司出具的2015年度、2016年度財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)報(bào)告均為無(wú)效審計(jì)報(bào)告。

五、總結(jié)

針對(duì)以上發(fā)生的采購(gòu)問(wèn)題，我們認(rèn)為要通過(guò)采購(gòu)審計(jì)，在以下四個(gè)方面得到提高。

一是要保證企業(yè)進(jìn)一步建立和完善采購(gòu)管理制度，重視采購(gòu)法規(guī)的學(xué)習(xí)。審計(jì)發(fā)現(xiàn)該地市公司的管理機(jī)構(gòu)最近制定了很多制度，由于通信產(chǎn)品物資更新?lián)Q代快，采購(gòu)管理制度必須隨之不斷更新。采購(gòu)管理及相關(guān)人員必須不斷學(xué)習(xí)。要切實(shí)做好風(fēng)險(xiǎn)防范工作，涉及的知識(shí)面比較多。比如，要能看懂采購(gòu)文件關(guān)鍵要點(diǎn)，要有一定的法律知識(shí)，要對(duì)所購(gòu)買(mǎi)物資和服務(wù)特點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等有一定的了解等。

二是要將采購(gòu)審計(jì)與工程審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)有機(jī)結(jié)合起來(lái)。比如，一些工程審計(jì)發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)遠(yuǎn)超實(shí)際需要，這很容易造成過(guò)量采購(gòu)，采購(gòu)審計(jì)定能發(fā)現(xiàn)庫(kù)存物資積壓。要解決這類(lèi)問(wèn)題需要采購(gòu)部門(mén)與工程部門(mén)相互配合，以減少損失。經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)發(fā)現(xiàn)一些代維舞弊多報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用，采購(gòu)審計(jì)定能發(fā)現(xiàn)提供代維服務(wù)供應(yīng)商的履約問(wèn)題，將一些提供服務(wù)不到位的供應(yīng)商拉入黑名單。

三是要提高驗(yàn)收人員的技能。在對(duì)該市國(guó)有上市通信企業(yè)進(jìn)行宣傳品采購(gòu)審計(jì)時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量海報(bào)銅版157G860|570發(fā)現(xiàn)，一張海報(bào)銅版實(shí)際重量為70g，長(zhǎng)860mm，寬570mm，厚度0.12mm,故紙張克重142.80[70/(860×570)×1 000 000]g/m2，但訂單內(nèi)容規(guī)定海報(bào)銅版紙張克重為157g/m2，差異14.2g/m2，差異率為9%，涉及含稅金額0.011 4萬(wàn)元。在與驗(yàn)貨人員溝通時(shí)，他們說(shuō)不懂怎么計(jì)算克重，所以才有這種偷工減料的舞弊現(xiàn)象。

四是重視對(duì)整改情況的跟蹤，將建議落到實(shí)處。對(duì)采購(gòu)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及提出的審計(jì)意見(jiàn)，相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)按要求在規(guī)定的期限內(nèi)進(jìn)行整改，要建立整改情況跟蹤機(jī)制，通過(guò)電話(huà)回訪、上門(mén)督促、公開(kāi)公示等各種形式，確保各項(xiàng)建議落到實(shí)處。