新時(shí)代背景下環(huán)保檔案管理探究

文/吳煒玲，中山市環(huán)境保護(hù)局阜沙分局

21世紀(jì)以來(lái)，信息化技術(shù)在各行各業(yè)得到了廣泛的運(yùn)用，信息化發(fā)展水平不斷深化，隨之產(chǎn)生的龐大的數(shù)據(jù)采集及對(duì)數(shù)據(jù)的高效管理成為了巨大的挑戰(zhàn)，在環(huán)境保護(hù)檔案工作中，其載體呈現(xiàn)多樣化，內(nèi)容呈分散化發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐，運(yùn)用新技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，并有效管理日益緊迫。

1 環(huán)保檔案管理現(xiàn)代化的重要性

1.1 有利于檔案事業(yè)的快速發(fā)展

檔案事業(yè)作為人類社會(huì)發(fā)展事業(yè)的重要組成部分，在一定程度上反映了社會(huì)發(fā)展的可持續(xù)化水平。通過(guò)在檔案管理中引入先進(jìn)的技術(shù)和方法，利用科學(xué)的組織管理理論來(lái)引導(dǎo)檔案工作，實(shí)現(xiàn)管理工作的現(xiàn)代化，能夠提高檔案管理的整體效率。通過(guò)不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，檔案事業(yè)的發(fā)展就更加有序。以環(huán)保檔案管理為例，通過(guò)不斷提升環(huán)保檔案管理的現(xiàn)代化，能夠進(jìn)一步豐富我國(guó)的檔案事業(yè)，促進(jìn)檔案事業(yè)的有序發(fā)展。

1.2 有利于檔案事業(yè)的與時(shí)俱進(jìn)

隨著信息技術(shù)的深入推進(jìn)，檔案管理開始走向無(wú)紙化時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案越來(lái)越少，而電子檔案越來(lái)越多。電子檔案具有存儲(chǔ)能力強(qiáng)、便于保存、查看方面等方面的優(yōu)點(diǎn)，適應(yīng)了當(dāng)前信息化技術(shù)發(fā)展的大潮流，有利于檔案管理與時(shí)代發(fā)展脈絡(luò)相一致，促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展。環(huán)保檔案尤其是環(huán)境監(jiān)測(cè)的數(shù)據(jù)尤為重要，不僅是對(duì)當(dāng)前環(huán)保工作的反映，同時(shí)也是未來(lái)環(huán)保工作推進(jìn)的依據(jù)，因此通過(guò)實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案管理的現(xiàn)代化，能夠促進(jìn)環(huán)保檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

1.3 有利于推進(jìn)環(huán)保工作的開展

環(huán)保檔案是檔案管理的重要分支，是環(huán)境保護(hù)部門不同載體的歷史記錄，不僅是環(huán)境保護(hù)和監(jiān)測(cè)工作的反映，同時(shí)也為環(huán)境保護(hù)工作的進(jìn)一步完善和發(fā)展提供良好的條件。通過(guò)實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案管理的現(xiàn)代化，能夠規(guī)范環(huán)境保護(hù)和環(huán)境監(jiān)測(cè)的歷史數(shù)據(jù)，為后續(xù)的環(huán)境保護(hù)和監(jiān)測(cè)工作提供一定的前提，確保環(huán)保工作的有序開展。

2 環(huán)保檔案管理現(xiàn)代化的策略

2.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善環(huán)保檔案管理制度

在環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理工作中，環(huán)保部門要提高重視程度，檔案文件除了能夠?qū)?dāng)?shù)厣鷳B(tài)環(huán)境情況體現(xiàn)出來(lái)，還可以為環(huán)保工作的開展提供可靠的參考依據(jù)。環(huán)保檔案具備較高的保存價(jià)值，對(duì)此要摒棄以往封閉式管理模式，采取開放式管理方法。在實(shí)際檔案管理工作中，要通過(guò)對(duì)環(huán)保信息的收集與整理，及時(shí)向政府各部門傳遞，讓環(huán)境保護(hù)決策的制定獲得可靠參考資料，促進(jìn)社會(huì)效益的不斷提升。對(duì)此，檔案管理者要貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》，并根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)開展環(huán)保檔案管理工作，結(jié)合環(huán)保檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)，將實(shí)施細(xì)則明確下來(lái)，讓每個(gè)人的職責(zé)得到明確，讓環(huán)保檔案歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密和庫(kù)房管理制度更加完善，這是提升環(huán)保檔案管理現(xiàn)代化水平的關(guān)鍵。

2.2 轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，注重?cái)?shù)字化檔案開發(fā)與利用

當(dāng)前環(huán)保檔案管理過(guò)于注重保管和整理，忽視了利用工作，也很少主動(dòng)提供服務(wù)。環(huán)保檔案作為一項(xiàng)服務(wù)性工作，主要為國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、自然生態(tài)環(huán)境可持續(xù)發(fā)展及環(huán)保工作等服務(wù)，而通過(guò)建立數(shù)字化環(huán)保檔案，既有利于提升環(huán)保工作質(zhì)量，還便于收集、整理和查閱環(huán)保信息，同時(shí)也能滿足利用者需求，實(shí)現(xiàn)環(huán)保信息社會(huì)利用率的提升。因此，要注重打造數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)軟件與多媒體技術(shù)處理各種環(huán)保信息，并應(yīng)用先進(jìn)的檢索系統(tǒng)，提升用戶檢索的準(zhǔn)確性與高效性，從而為環(huán)保決策部門提供可靠參考資料，也滿足了社會(huì)各界人員對(duì)環(huán)保檔案信息的需求。對(duì)此，環(huán)保檔案管理部門要盡快轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，既要做好檔案收集、整理工作，還要注重對(duì)環(huán)保信息的重組和利用。要利用密碼、口令等技術(shù)，在環(huán)保檔案信息檢索過(guò)程中做出身份鑒別，從而保證利用者能夠根據(jù)權(quán)限使用信息，避免環(huán)保信息被隨意查詢與修改。這樣環(huán)保信息才能得到安全保護(hù)，并實(shí)現(xiàn)合理利用，真正將應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)。

2.3 增加資金投入，打造現(xiàn)代化環(huán)保檔案管理平臺(tái)

在現(xiàn)代化環(huán)保檔案管理平臺(tái)建設(shè)中，需要有完善的軟硬件設(shè)施，包括配置計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、選用軟件系統(tǒng)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)等，這關(guān)系著環(huán)保檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。因此，環(huán)保部門應(yīng)增加物力、人力和財(cái)力的投入力度，加快數(shù)字化信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，將計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀和復(fù)印機(jī)等配置齊全。環(huán)保部門要選擇最適宜的軟件系統(tǒng)，打造標(biāo)準(zhǔn)、安全及通用的軟件平臺(tái)，并從國(guó)家與行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)加工標(biāo)準(zhǔn)原則等出發(fā)，建設(shè)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，做好對(duì)環(huán)保信息資料的保存與備份工作。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，環(huán)保部門應(yīng)加大資金投入力度，讓環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理有充足的資金保障。

2.4 提高環(huán)保檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，培養(yǎng)檔案管理人員的數(shù)字化意識(shí)和能力。環(huán)保檔案管理現(xiàn)代化需要工作人員有著較強(qiáng)的數(shù)字化意識(shí)和能力，在掌握相關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)的同時(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有著熟練的操作，能夠通過(guò)解決各種技術(shù)問(wèn)題實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化工作的推進(jìn)。與此同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該以全新的思維來(lái)掌握檔案管理任務(wù)，對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行有效的整合；其次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度。應(yīng)該不斷強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，積極實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略，盡快培養(yǎng)出既懂知識(shí)、又懂技術(shù)、又具備良好素質(zhì)的專業(yè)人才，從而為環(huán)保檔案管理的現(xiàn)代化提供堅(jiān)實(shí)的人才保障。

3 結(jié)語(yǔ)

環(huán)保檔案是環(huán)境狀況的歷史記錄，是環(huán)境保護(hù)成果及科技信息的載體。在國(guó)家社會(huì)高度重視環(huán)保工作的今天，環(huán)保部門更要加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)檔案管理，逐步由被動(dòng)的知識(shí)審查服務(wù)，轉(zhuǎn)變?yōu)闉榉e極主動(dòng)的超前的知識(shí)配送服務(wù)，環(huán)保部門要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，充分發(fā)揮環(huán)保檔案的最大功效，為環(huán)境管理和地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

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