關(guān)于提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的思考

文/盧娟，貴州開磷磷石膏綜合利用有限公司

1 提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的重要性

1.1 從企業(yè)檔案管理工作的實質(zhì)出發(fā)，為企業(yè)發(fā)展保留依據(jù)

企業(yè)檔案管理工作其實就是對檔案上的信息進行管理，而檔案中包括了許多信息，這些信息有不同的載體，如文字材料、圖片材料、語音信息視頻材料等等，這些材料是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理工作開展所存在的依據(jù)，是可以追溯的信息數(shù)據(jù)，同樣也是企業(yè)發(fā)展至今的依據(jù)。從企業(yè)檔案管理工作的實質(zhì)出發(fā)，開展企業(yè)檔案管理工作則就是為企業(yè)保留這些依據(jù)，以支撐當前的工作形態(tài)，回顧企業(yè)的發(fā)展歷程。

1.2 從企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容出發(fā)，為企業(yè)信息收集提供基礎(chǔ)

檔案從另外一個角度來看就是企業(yè)信息數(shù)據(jù)的匯聚地，開展檔案管理其實就是對信息進行管理。那么，如果從企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容出發(fā)，開展企業(yè)檔案管理就能為企業(yè)信息收集提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。簡單來說，企業(yè)能從檔案中獲取各種內(nèi)容的信息，無論是生產(chǎn)方面還是管理方面的，而這些信息不僅能支撐企業(yè)進行科學(xué)決策。

1.3 從企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展出發(fā)，是企業(yè)文化形成的整個過程

企業(yè)文化是企業(yè)開展各項工作的精神支撐，企業(yè)文化是長期形成的，而企業(yè)文化整個形成的物質(zhì)體現(xiàn)則就是企業(yè)檔案。在這些檔案中，我們能看到企業(yè)愿景、企業(yè)精神、企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)規(guī)劃以及以人為本的理念體現(xiàn)，同時企業(yè)內(nèi)部也形成了一種凝聚力，這種凝聚力從某種角度來看就是企業(yè)文化，而整個企業(yè)文化的形成過程只能從檔案中表現(xiàn)出來。企業(yè)檔案管理工作是發(fā)展的，而在不斷發(fā)展中形成了企業(yè)文化，開展企業(yè)檔案管理工作實際上也就是企業(yè)文化形成的整個過程。

2 關(guān)于提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的思考

2.1 建立健全檔案管理制度

企業(yè)建立健全檔案管理制度，完善管理體制，對檔案事業(yè)及企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。因此，企業(yè)應(yīng)結(jié)合實際情況，建立具有實際性、可操作性的檔案管理制度，使檔案管理工作有章可循，并在具體實施中不斷健全與完善。同時，本著標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理目標，對已有的檔案管理規(guī)章制度進行修訂與完善，明確本企業(yè)的檔案管理內(nèi)容、范圍及方法，補充相關(guān)管理內(nèi)容。

2.2 給予檔案管理工作足夠的重視與投入

為了規(guī)范檔案管理的工作，還需要加強對其重要性的認識，加大對檔案管理工作的投入，以此來保障檔案管理工作質(zhì)量。檔案是需要時不時就要更新，添加新的內(nèi)容，因此必須要詳細、真實、突出重點。并且還要對檔案資料進行歸納和整合，以此來為相關(guān)部門提供便捷。相關(guān)部門可以為檔案管理增添設(shè)備，提高工作人員的工作效率，工作人員也需要從多個角度來優(yōu)化檔案管理工作，讓檔案的內(nèi)容更加的詳細和真實，為檔案信息需求者提供數(shù)據(jù)上的參考。

2.3 提升人員綜合素質(zhì)

檔案人員是開展檔案管理的主體，其工作能力和綜合素質(zhì)與檔案管理規(guī)范化具有直接關(guān)系，因此，檔案部門需要給予管理團隊建設(shè)以高度重視，通過各種有效途徑，提升檔案人員的工作能力以及職業(yè)素質(zhì)。首先，檔案部門在招聘人才的過程中，要進行嚴格的控制和審核，提升入職門檻要求，保證錄用人員具備較強的工作能力和職業(yè)素質(zhì)，對檔案管理具有全面而詳盡的掌握和了解，并且具備一定的信息技術(shù)操作能力；其次，在信息時代下，檔案管理的手段和技術(shù)不斷更新變化，檔案部門要定期對現(xiàn)有檔案人員開展技能培訓(xùn)，向其傳授行業(yè)前沿知識以及先進的管理理念，切實提升檔案人員的實際能力和管理水平；最后，檔案機構(gòu)還要提升檔案人員的工薪待遇，給予其工作和生活方面的關(guān)心，調(diào)動其工作熱情和主動性。

2.4 提升計算機以及高新信息科技的應(yīng)用效能

在逐步步入檔案管理規(guī)范化的進程中，關(guān)鍵應(yīng)有效提升高新信息科技的實際應(yīng)用效能，真正實現(xiàn)檔案管理的信息化。由此，各個行業(yè)以及企業(yè)應(yīng)創(chuàng)設(shè)高效能的檔案信息管理機制，實際創(chuàng)設(shè)的過程中，既要結(jié)合自身實際，同時也應(yīng)滿足發(fā)展特點，關(guān)鍵是要能夠適應(yīng)檔案信息管理需求；可以合理參考并借鑒國外或者其他企業(yè)的成功經(jīng)驗，通過自身的不斷摸索以及不斷實踐，確保其在經(jīng)過不斷調(diào)試之后能夠充分滿足企業(yè)需求，切不可隨意敷衍，更不能流于形式，這樣既不能夠滿足當前檔案管理。

2.5 加強對相關(guān)人員的培訓(xùn)力度

企業(yè)建設(shè)項目檔案管理質(zhì)量的高低，不僅與企業(yè)檔案規(guī)章制度的完整度、檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的優(yōu)劣有著直接的關(guān)系，還與檔案組織者對檔案重視程度密切相關(guān)。針對企業(yè)個別領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員的檔案意識薄弱、檔案管理人員缺乏建設(shè)方面專業(yè)知識、施工單位重視工程質(zhì)量與施工進度等現(xiàn)狀，首先應(yīng)結(jié)合建設(shè)項目的特點，加大對項目管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)、項目設(shè)計及建設(shè)施工單位管理人員的培訓(xùn)力度，并用法規(guī)、制度對項目建設(shè)檔案工作進行約束，增強責(zé)任意識及共識，使檔案管理人員業(yè)務(wù)能力得到不斷提升。

2.6 效開發(fā)檔案的利用價值

檔案管理工作之所以受不到足夠的重視，在很大程度上和檔案沒有發(fā)揮自己應(yīng)有的價值有關(guān)。在傳統(tǒng)的思維條件下，檔案只用于記錄單位和個人的歷史經(jīng)歷，所以檔案往往被擺放在檔案管理部門“睡大覺”，因此，要想激發(fā)大家對檔案的重視，就必須喚醒檔案，使檔案發(fā)揮自己應(yīng)有的價值。從單位來講，一個單位的檔案記錄著該單位的歷史變遷，書寫著一個單位的榮辱歷程。單位應(yīng)該站在現(xiàn)實社會的角度，充分把單位的檔案和現(xiàn)實生活緊密地結(jié)合起來，通過宣傳單位輝煌的歷史來激發(fā)單位員工的T作熱情。

總之，在企業(yè)管理中，檔案管理也是其中的一個不可忽視的組成部分?？茖W(xué)合理的檔案管理必須與時代同步，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求，才能不斷地提升企業(yè)管理水平，起到帶動企業(yè)發(fā)展和促進社會進步的作用。

[1]劉淑華.關(guān)于檔案管理工作的探討[J].辦公室業(yè)務(wù).2018(17).

[2]詹金容. 關(guān)于醫(yī)院宣傳檔案管理工作的思考[J]. 蘭臺內(nèi)外. 2018(06).