淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究

文/馬健 于斌，泗水縣人力資源和社會(huì)保障局

加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作主要是糾正員工錯(cuò)誤的思想觀念和擺正員工不良的作風(fēng)，從而樹立一個(gè)積極向上的、健康的單位文化。作為事業(yè)單位的重要思想保障——檔案建設(shè)是貫穿單位各個(gè)環(huán)節(jié)的生命線。受多種因素的影響，在我國市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，城市建設(shè)加快的同時(shí)傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式已逐漸滿足不了單位的發(fā)展需要。經(jīng)濟(jì)和城市的快速發(fā)展對我國事業(yè)單位的檔案管理工作發(fā)起了更高的挑戰(zhàn)，所以要想有效地維持單位良好的工作氛圍，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)必須克服傳統(tǒng)檔案工作的弊端，革新傳統(tǒng)檔案管理工作的工作模式。

1 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案工作團(tuán)隊(duì)素質(zhì)不高

當(dāng)前的事業(yè)單位檔案工作團(tuán)隊(duì)缺乏專業(yè)性，團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)不高，從而影響了檔案工作的質(zhì)量。其主要有三方面的原因：首先，檔案管理人員少，沒有專門負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，一般都是由其他部門人員代理；其次，檔案管理人員不具備專業(yè)的管理素質(zhì)和檔案工作能力，一般都是“砍班”出身，從而導(dǎo)致檔案管理的專業(yè)水平不高；最后，檔案工作得不到重視，導(dǎo)致資源投入少，影響工作團(tuán)隊(duì)的發(fā)展和進(jìn)步。

1.2 檔案工作方法缺少創(chuàng)新性

隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化的不斷發(fā)展，檔案工作和管理工作都出現(xiàn)了巨大的變化，傳統(tǒng)的管理和傳播方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代的需求。而事業(yè)單位檔案管理工作中并沒有對網(wǎng)絡(luò)科技加以利用，導(dǎo)致檔案信息傳遞慢，宣傳效果不明顯，嚴(yán)重影響了檔案工作的發(fā)展。不僅如此，事業(yè)單位對檔案管理工作的重視性不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案工作團(tuán)隊(duì)的工作積極性不高，影響團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)新性，致使檔案管理工作長期滯后。

1.3 檔案管理制度不健全

檔案管理工作沒有健全的規(guī)章制度，導(dǎo)致工作團(tuán)隊(duì)的日常工作得不到保障和約束，嚴(yán)重影響了工作效率和工作水平。其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作缺少重視，很少參與檔案管理工作，沒有了解事業(yè)單位的基本內(nèi)涵，過于重視經(jīng)濟(jì)效益，忽略檔案團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，從而導(dǎo)致事業(yè)單位的發(fā)展緩慢；第二，工作部門之間沒有有效的溝通，對檔案工作的認(rèn)識不高，致使檔案工作無法順利展開；第三，沒有有效的激勵(lì)機(jī)制，導(dǎo)致員工積極性不高，工作熱情不強(qiáng)，直接影響了檔案工作的開展效率。

1.4 檔案工作人員缺少創(chuàng)新意識

創(chuàng)新意識是當(dāng)今時(shí)代必不可少的專業(yè)能力和精神素養(yǎng)，只有具備積極的創(chuàng)新意識和良好的創(chuàng)新能力才能緊跟時(shí)代的步伐，不斷進(jìn)步和發(fā)展。然而，大部分的事業(yè)單位在開展檔案工作時(shí)，人們往往缺少創(chuàng)新意識，經(jīng)驗(yàn)主義過強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理工作得不到改進(jìn)。

2 針對事業(yè)單位檔案管理問題的創(chuàng)新策略

2.1 有效地提高事業(yè)單位檔案工作人員的創(chuàng)業(yè)意識和創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，所以為了保障檔案工作的順利開展，就必須要不斷地提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力。在提升檔案管理人員的創(chuàng)新意識時(shí)，事業(yè)單位必須要加強(qiáng)對檔案工作的開展力度，將事業(yè)單位的檔案工作與單位的經(jīng)營管理、統(tǒng)計(jì)及財(cái)務(wù)等工作一起當(dāng)作是事業(yè)單位的核心工作。同時(shí)，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)也要不斷地轉(zhuǎn)變自身陳舊的工作理念和工作觀念，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)要以身作則，為廣大員工樹立一個(gè)良好的榜樣，從而有效地調(diào)動(dòng)其他員工的創(chuàng)新性和積極性。此外，單位也可以采用一些特殊的方法，如加薪嘉獎(jiǎng)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等，鼓勵(lì)員工們積極地參與到檔案工作的創(chuàng)新中。

2.2 創(chuàng)新檔案管理工作方法

時(shí)效性是事業(yè)單位檔案管理工作表現(xiàn)出來的特征之一。檔案管理隊(duì)伍要積極跟上社會(huì)的發(fā)展腳步，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，利用現(xiàn)代化的通信工具，以此為載體加速信息的傳播和獲取，從而提升檔案管理工作效率。例如，檔案管理人員可以建立微信公眾號，將相關(guān)的政治文化信息發(fā)布到微信公眾號上，讓單位的員工能夠在第一時(shí)間獲取到這些信息。

2.3 強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

事業(yè)單位是城市發(fā)展、國家建設(shè)過程中不可或缺的重要單位，它不是以盈利為目的，而是以政府職能和公益服務(wù)為基本宗旨，在這個(gè)基礎(chǔ)上參與社會(huì)的二次分配和社會(huì)事務(wù)管理。檔案工作在單位發(fā)展過程中發(fā)揮舉足輕重的作用，加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)是提升管理工作水平和工作質(zhì)量的有效途徑。

2.4 建立并完善管理制度

首先，要加大宣傳力度。事業(yè)單位可以通過交流、座談、講演、宣傳等方式營造活潑生動(dòng)的氣氛，加深全體員工對制度的理解，特別是事業(yè)單位的高層干部，要重視檔案管理工作，在實(shí)際工作過程中要以身作則，為其他的員工樹立工作榜樣;其次，事業(yè)單位要重視相關(guān)激勵(lì)機(jī)制的建設(shè)、完善和落實(shí)，以此調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性;最后，要加強(qiáng)部門之間的協(xié)作和溝通，促進(jìn)工作開展，這個(gè)一般體現(xiàn)在檔案管理人員和單位領(lǐng)導(dǎo)要深入基層、走近群眾，多聽群眾的意見并給予及時(shí)反饋。

2.5 加強(qiáng)對事業(yè)單位的文化創(chuàng)新

作為事業(yè)單位凝聚力和向心力的重要精神，事業(yè)單位文化可以通過傳遞強(qiáng)大的精神力量來組織事業(yè)單位的員工形成一個(gè)有機(jī)的整體。所以事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)就需要有效地加強(qiáng)對事業(yè)單位文化的建設(shè)和創(chuàng)新，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)宗旨和核心理念，真正地保障事業(yè)單位基層員工的切身利益，避免一些不必要的成本浪費(fèi)，從而有效的促進(jìn)我國事業(yè)單位的健康快速發(fā)展。

3 結(jié)束語

總之，為保障我國社會(huì)主義的平穩(wěn)運(yùn)行，必須將其與事業(yè)單位的體制有機(jī)地融合在一起，不斷地變革和完善事業(yè)單位檔案工作的管理體制。同時(shí)，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)也要不斷地在實(shí)踐中改革，提高全體職員的參與度，加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部和基層員工的溝通和交流，從而有效地保障單位的正常經(jīng)營和發(fā)展。