做好新形勢下社會保險檔案管理工作的思考

文/石玉芳，高密市社會保險事業(yè)管理中心

隨著當前我國社會保險工作的全面發(fā)展，社保檔案管理這一工作的基礎(chǔ)性地位更是得到了顯著提升。有效開展社會保險檔案管理工作，不僅能對社會保險工作的發(fā)展基礎(chǔ)起到顯著提升作用，同時還能對廣大工作人員自身的工作能力進行提高。

1 社會保險檔案管理工作的重要性

1.1 社會保險業(yè)務(wù)發(fā)展的基本要求

社會保險工作的開展十分復(fù)雜，社保工作的落實會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)和信息，如果這些信息及數(shù)據(jù)資料沒有進行妥善保管，則會造成數(shù)據(jù)丟失，對社會保險工作的開展產(chǎn)生阻礙。此外，由于各個企業(yè)及單位中經(jīng)常會出現(xiàn)人才流動的現(xiàn)象，保險繳納也會產(chǎn)生相應(yīng)的變動，加強社會保險檔案的嚴格管理，避免社會保險的繳納出現(xiàn)混亂，人才流動期間會將部分信息資料進行轉(zhuǎn)移，并由新單位予以保管，雙方共同協(xié)定社保繳納情況。從體制上來看，保險本身具有嚴格制度管理體系，社會保險工作與檔案管理工作的特征相符合，有利于保障后期工作實施。

1.2 社會保險改革的需求

社會保險改革需要對傳統(tǒng)檔案管理工作加以改革，加強社會保險檔案管理工作，建立完善的社會保險檔案管理體系，確保社會保險工作的高效開展。在社會保險檔案中具有完善的保險資料信息記錄，是社會保險工作順利開展和實施的重要前提，如檔案中原始資料一旦丟失，那么后續(xù)的保險工作也就難以展開，信息資料補回十分困難。因此加強社會保險檔案管理工作十分重要。

2 做好新形勢下社會保險檔案管理工作的思考

2.1 提高公民的社保檔案意識

加強社保檔案管理工作的落實完善，首先要提升群眾的檔案使用意識。配合基層檔案工作人員完成內(nèi)容補充任務(wù)，對檔案中的基礎(chǔ)信息進行核實，發(fā)現(xiàn)不完善的內(nèi)容也能及時整改。這樣開展檔案管理任務(wù)才更加真實有效。除此之外，還要提升工作人員的積極性，明確檔案管理職業(yè)。作為基礎(chǔ)工作，開展期間要有完善的基礎(chǔ)設(shè)施，對于使用年限久遠老化嚴重的設(shè)施進行換置，以提升使用安全性為目標。定期對檔案管理情況進行檢驗，發(fā)現(xiàn)問題第一時間解決，取得群眾的滿意。檔案管理不只是安全，更重要的是發(fā)展檔案使用價值。

2.2 加強社會保險檔案管理制度的標準化建設(shè)

社會保險檔案管理工作需要進行標準化管理和規(guī)范管理，首先需要加強社會保險檔案管理制度，確保社會保險檔案管理規(guī)范性和有序性，才能便于文件材料的收集完整，并將這些材料進行科學(xué)的分類，做到規(guī)范化檔案管理。對于不同門類檔案，尤其是社保檔案中的專業(yè)檔案、會計檔案、生育、醫(yī)療、工傷、養(yǎng)老等社會保險審批材料、證明文件和統(tǒng)計報表等按照保管期限和歸檔范圍進行劃分，確保社會保險工作的可操作性，使社保工作有章可循，有法可依。與此同時，還要對社會保險檔案信息資料進行整合，實現(xiàn)信息資源共享，從而提高社會保險檔案的管理效率，規(guī)范化的社會保險檔案管理制度，才能促進檔案管理的規(guī)范化、標準化與科學(xué)化。

2.3 加大宣傳力度，積極營造有利于社會保險檔案管理服務(wù)工作開展的良好氛圍

社會保險檔案與每一名參保人員的利益息息相關(guān)，做好社保檔案工作也離不開社會各界的重視。因此，各級社保部門要建立長效宣傳機制，創(chuàng)新宣傳方式，通過互聯(lián)網(wǎng)、報紙、電視等媒體，采取設(shè)立專版、專區(qū)、專題等多種形式，充分體現(xiàn)社會保險檔案管理服務(wù)工作對每一名參保人員的重要意義，提高全民的檔案意識。同時，各級社保部門也要在工作中積極爭取上級部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭取更多資金資源投入，有效解決管理方式不完善、人員隊伍不充足、物質(zhì)條件不具備等問題，努力營造良好的工作開展環(huán)境。

2.4 通過信息化手段，完善社會保險檔案服務(wù)功能

在信息時代背景下，社會保險檔案管理模式在不斷創(chuàng)新，通過信息技術(shù)，使社會保險檔案管理更加智能化和人性化。在對紙質(zhì)社會保險檔案進行查閱時，既浪費人力，又浪費時間，并且，在翻閱的過程中有可能破壞紙質(zhì)檔案。為了可以加強對紙質(zhì)檔案原件的保護，提升相關(guān)工作人員的質(zhì)量和效率，方便參保人員對檔案進行查閱，可以通過信息化手段，對社會保險檔案進行管理。加大對軟件和硬件設(shè)施的資金投入，保證相關(guān)設(shè)施足夠完善，并在專業(yè)工作人員的指引下，通過高水平、專業(yè)的電子化掃描設(shè)備，對社會保險檔案進行掃描，生成電子檔案，以便于相關(guān)人員進行查詢。在查詢檔案軟件中，可以查詢到參保信息，從而提供給參保人員繼續(xù)參保和轉(zhuǎn)移保險以及核發(fā)待遇可靠的依據(jù)。通過信息化手段，可以實現(xiàn)把參保人員合法權(quán)益作為前提，提升管理工作的質(zhì)量和效率。

2.5 加強對管理工作人員的培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)技能

社會保險檔案管理工作具有較強的業(yè)務(wù)性和政策性，因此管理工作人員需要熟練掌握相關(guān)業(yè)務(wù)知識和法律法規(guī)，并且還需要具備較強的計算機操作能力。社保部門需要和檔案行政管理部門加強溝通和聯(lián)系，并定期對管理工作人員進行培訓(xùn)和教育，定期開展經(jīng)驗交流會。此外，還需要提升管理工作人員的思想建設(shè)和作風(fēng)建設(shè)，從而保證檔案管理工作的連續(xù)性，培養(yǎng)出一支業(yè)務(wù)精湛的管理團隊。

總之，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，是一個長時間的工作。社會保險業(yè)務(wù)管理可以為參保人維護利益還能提供相應(yīng)的憑據(jù)，同時還能促進社會和諧穩(wěn)定。所以我們要慢慢建立并且完善社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理制度，完善業(yè)務(wù)檔案的保存，確保檔案信息的安全。