ERP系統(tǒng)在獨(dú)立學(xué)院財(cái)務(wù)管理中的優(yōu)缺點(diǎn)

(蘇州大學(xué)文正學(xué)院 江蘇 蘇州 215200)

ERP系統(tǒng)在實(shí)際使用過程中主要服務(wù)于財(cái)務(wù)部門，ERP系統(tǒng)可以將管理融入現(xiàn)代信息科技，避免原來管理冗雜且效率不高的情況。ERP系統(tǒng)也可以實(shí)現(xiàn)各部門之間的信息集成與互動(dòng)，為財(cái)務(wù)收集各類經(jīng)營管理信息，且ERP系統(tǒng)具有較強(qiáng)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，能夠有效保障財(cái)務(wù)信息質(zhì)量并提升財(cái)務(wù)工作的效率。

一、ERP系統(tǒng)概述

首先，ERP系統(tǒng)可以解決獨(dú)立學(xué)院財(cái)務(wù)管理中遇到的很多問題，例如，信息溝通不暢、數(shù)據(jù)缺乏時(shí)效性與準(zhǔn)確性等；其次，ERP系統(tǒng)提升了財(cái)務(wù)工作的價(jià)值，使財(cái)務(wù)工作可以獲得更多人的認(rèn)同；最后，ERP系統(tǒng)可以更好地為數(shù)據(jù)提供保護(hù)，減少數(shù)據(jù)流失的可能性。

綜上所述，ERP系統(tǒng)的作用就是將獨(dú)立學(xué)院的管理數(shù)據(jù)整合在一起，在系統(tǒng)內(nèi)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和存儲(chǔ)，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，可以優(yōu)化財(cái)務(wù)整體工作流程，降低原財(cái)務(wù)的工作量，提升工作效率。

在獨(dú)立學(xué)院的財(cái)務(wù)管理工作中，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一是ERP系統(tǒng)改變了財(cái)務(wù)原有的工作模式，使財(cái)務(wù)的工作效率較以往有了很大程度的提升。二是當(dāng)前是互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，ERP系統(tǒng)可以幫助獨(dú)立學(xué)院積極地與時(shí)代接軌。在會(huì)計(jì)核算中，ERP系統(tǒng)可以直觀地展現(xiàn)各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，幫助管理者了解當(dāng)前的經(jīng)營管理情況。此外，ERP系統(tǒng)可以對(duì)現(xiàn)金流進(jìn)行有效的把控，減少不必要的資金支出。除上述外，ERP系統(tǒng)還能幫助財(cái)務(wù)人員處理善后工作。ERP系統(tǒng)雖然具有很多優(yōu)點(diǎn)，但ERP系統(tǒng)應(yīng)用的時(shí)間較短，還存在很多的不足，在實(shí)際應(yīng)用中，應(yīng)對(duì)其優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行辨證的分析，從而妥善地對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用。

二、ERP系統(tǒng)優(yōu)點(diǎn)分析

(一)ERP系統(tǒng)擁有較強(qiáng)的整合性、便利性以及彈性

在財(cái)務(wù)部門引入ERP系統(tǒng)之前，財(cái)務(wù)工作人員每天忙于收集各類經(jīng)營數(shù)據(jù)，工作十分繁重。此外，財(cái)務(wù)人員將注意力集中在經(jīng)營數(shù)據(jù)上必然造成對(duì)管理信息的忽略，從而造成管理信息片面，難以使管理者全面地了解獨(dú)立學(xué)院的實(shí)際運(yùn)行情況，無法就獨(dú)立學(xué)院的下一步運(yùn)營做出準(zhǔn)確的判斷。ERP系統(tǒng)引進(jìn)后，管理信息缺失的情況得到了很大的改善，ERP系統(tǒng)強(qiáng)大的整合性，決定了其可以將整個(gè)經(jīng)營信息與管理信息囊括其中，在ERP系統(tǒng)中，信息整合為決策提供了更科學(xué)的參考。此外，ERP系統(tǒng)具有極強(qiáng)的便利性，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用可以在任何一臺(tái)可供支持的計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)，無論管理者身處任何位置，只要登錄ERP系統(tǒng)，即可查閱自己權(quán)限內(nèi)所能看到的各種信息，并利用自身的權(quán)限對(duì)ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，相關(guān)部門的人員可以參照數(shù)據(jù)指令進(jìn)行工作調(diào)整。ERP系統(tǒng)是由多個(gè)模塊組成的，在實(shí)際使用中，ERP系統(tǒng)可根據(jù)實(shí)際需要對(duì)應(yīng)用模塊進(jìn)行增加或減少，并將各模塊整合應(yīng)用在一起，這一功能可以極大地滿足實(shí)際需要，避免不必要的資源浪費(fèi)，也能很大程度上提升應(yīng)變協(xié)調(diào)能力。

(二)ERP系統(tǒng)有助于數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)

ERP系統(tǒng)最直接的作用就是將各種類型的經(jīng)營和管理信息整合在一起，并將其存儲(chǔ)在后臺(tái)的服務(wù)器中。數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)工作開展的重要支撐，如果失去數(shù)據(jù)采集和存儲(chǔ)功能，ERP系統(tǒng)將不復(fù)存在。對(duì)獨(dú)立學(xué)院而言，將財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、酬金系統(tǒng)、學(xué)費(fèi)收費(fèi)系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)材料管理系統(tǒng)等各部門的系統(tǒng)在ERP系統(tǒng)中開發(fā)模塊，進(jìn)行集中存儲(chǔ)。ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)存儲(chǔ)本質(zhì)上就是構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫建成后，使用者可在自身的權(quán)限范圍內(nèi)調(diào)取過往數(shù)據(jù)，并對(duì)過往的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，管理者可根據(jù)數(shù)據(jù)分析了解某段時(shí)間的經(jīng)營管理情況，并能及時(shí)對(duì)經(jīng)營管理策略進(jìn)行調(diào)整。

(三)ERP系統(tǒng)有助提升管理績(jī)效，實(shí)現(xiàn)各組織間的良性互動(dòng)

對(duì)于獨(dú)立學(xué)院而言，引進(jìn)ERP系統(tǒng)的根本目的就是提升管理績(jī)效，打破原有部門各自為戰(zhàn)、信息閉塞的情況。實(shí)踐證明，ERP系統(tǒng)引進(jìn)后，管理績(jī)效有了很大提升，ERP系統(tǒng)可以將財(cái)務(wù)工作人員從繁重的統(tǒng)計(jì)工作中解放出來，優(yōu)化財(cái)務(wù)管理工作中的漏洞，管理人員可以隨時(shí)隨地了解財(cái)務(wù)情況，并且能夠直觀從ERP系統(tǒng)反饋的數(shù)據(jù)中了解當(dāng)前財(cái)務(wù)工作甚至是經(jīng)營管理工作中存在的問題，這為經(jīng)營管理工作提供了很大的便利性，免除了原本冗雜繁復(fù)的工作。此外，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用將多個(gè)部門串聯(lián)在一起，實(shí)現(xiàn)了各部門之間信息的實(shí)時(shí)互動(dòng)，緩解了以往各部門之間因信息溝通不暢造成的各種問題，提升了各部門之間的工作效率。

三、ERP系統(tǒng)缺點(diǎn)分析

ERP系統(tǒng)在國內(nèi)的應(yīng)用時(shí)間較短，因此還有很多地方需要完善。ERP系統(tǒng)目前存在的主要問題是配置昂貴、信息不充分、安全性存疑、潛在成本巨大等問題，這些問題的出現(xiàn)對(duì)ERP系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用造成了阻礙，在未來，這也是ERP系統(tǒng)的主要優(yōu)化方向。

(一)ERP系統(tǒng)配置昂貴

ERP系統(tǒng)配置包含多方面的成本如硬件成本、軟件成本、實(shí)施成本、環(huán)境設(shè)施成本和項(xiàng)目文檔成本等。

ERP系統(tǒng)的運(yùn)行需要用到平臺(tái)、終端和其他附屬設(shè)備，其中平臺(tái)是ERP系統(tǒng)構(gòu)建中最為重要的部分。例如，服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等，這一部分的成本可參照單位的實(shí)際應(yīng)用人數(shù)計(jì)算，少則幾十萬元多則數(shù)百萬元不等。ERP系統(tǒng)運(yùn)行首先需要用戶購買模塊和操作系統(tǒng)，并交納一定的許可費(fèi)用，這一部分是必不可少的。ERP系統(tǒng)中有很多平臺(tái)是不向用戶開放的，用戶如果想要使用，需要繳納額外的費(fèi)用。ERP系統(tǒng)需要構(gòu)建在一定的辦公環(huán)境之上，且ERP系統(tǒng)還需要獨(dú)立的空間來放置服務(wù)器，這也會(huì)產(chǎn)生一定的成本。ERP系統(tǒng)并不具備無限的生命周期，也需要定時(shí)進(jìn)行升級(jí)，以滿足外界的變化以及日益增長的應(yīng)用需求，系統(tǒng)的升級(jí)并不是免費(fèi)的，隨之產(chǎn)生的數(shù)量可觀的時(shí)間成本和人力成本，也會(huì)給很多單位帶來經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

(二)ERP系統(tǒng)信息不充分，安全性存疑

ERP系統(tǒng)在與其他的軟件進(jìn)行對(duì)接時(shí)，偶爾會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。當(dāng)前，ERP系統(tǒng)的功能并不能滿足所有單位的全部需求，這就需要定時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新和完善或與其他的軟件串聯(lián)使用，以滿足不同單位經(jīng)營管理的需求。如果這些軟件出自很多的軟件開發(fā)公司，在使用中就會(huì)出現(xiàn)信息匹配錯(cuò)誤的情況，從而造成ERP系統(tǒng)中信息不充分。此外，ERP系統(tǒng)還存在安全性方面的問題，ERP系統(tǒng)為了擴(kuò)大應(yīng)用范圍，使員工出差在外期間也能正常運(yùn)行，對(duì)系統(tǒng)的空間進(jìn)行了很大的擴(kuò)展，但這也造成了一定的安全性缺失，例如，采購員在外地工作時(shí)，可以隨時(shí)調(diào)取本單位的資金情況、采購計(jì)劃等數(shù)據(jù)，這極有可能造成數(shù)據(jù)泄露。很多單位為了方便了解情況，有時(shí)會(huì)給客戶一定的訪問權(quán)限，這些權(quán)限一旦設(shè)置不當(dāng)，極有可能使客戶看到本不應(yīng)該看到的內(nèi)容，造成單位自身的損失，另外權(quán)限設(shè)置本身也存在一定的安全威脅。

(三)ERP系統(tǒng)潛在成本巨大

ERP系統(tǒng)潛在成本主要包含兩方面。一是為使相關(guān)人員掌握ERP系統(tǒng)的正確使用方法，單位內(nèi)部需要聘請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)次數(shù)和培訓(xùn)效果無法量化，在這其中，可能會(huì)因此產(chǎn)生大量的時(shí)間成本和人員成本，這對(duì)于單位而言，也是一筆很大的負(fù)擔(dān)。二是ERP系統(tǒng)需要將所有的數(shù)據(jù)重新錄入，錄入的數(shù)據(jù)不光是當(dāng)前的，還有過往的一系列數(shù)據(jù)，原有的數(shù)據(jù)由于未使用系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)和分析，很多都極為分散，需要花費(fèi)大量的時(shí)間來整理和錄入，數(shù)據(jù)整理并錄入ERP系統(tǒng)后，需要在ERP系統(tǒng)內(nèi)完成轉(zhuǎn)換，在轉(zhuǎn)換的過程中，要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)，以免出現(xiàn)錯(cuò)誤影響其他的模塊，這些工作都需要大量的人力和物力，因此也會(huì)產(chǎn)生大量的成本，給單位造成一定的資金負(fù)擔(dān)。

四、總結(jié)

財(cái)務(wù)管理是獨(dú)立學(xué)院的命脈，獨(dú)立學(xué)院要想穩(wěn)健地運(yùn)行，需要對(duì)財(cái)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督和管理，基于此，獨(dú)立學(xué)院特引進(jìn)了ERP系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)可以對(duì)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行優(yōu)化，規(guī)避很多財(cái)務(wù)管理中可能出現(xiàn)的問題，實(shí)現(xiàn)對(duì)資金流的把控，減少不必要的財(cái)務(wù)支出。但ERP系統(tǒng)整體運(yùn)行時(shí)間有限，在實(shí)際使用過程中還存在很多的問題，要注意加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的管理，積極解決可能存在的各種問題，只有這樣，才能更好地發(fā)揮ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，將財(cái)務(wù)管理的作用發(fā)揮到極限。