信息化與全面預(yù)算管理的研究

文/王冠卡，浙江國(guó)華浙能發(fā)電有限公司

自中國(guó)改革開放以來，中國(guó)從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)成功的轉(zhuǎn)化成市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展取得了舉世矚目的成就。集團(tuán)化、跨國(guó)公司不斷涌現(xiàn)，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)面臨前所未有的壓力。降本增效、提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和市場(chǎng)占有率，已引起了企業(yè)管理者的高度重視，紛紛引入了全面預(yù)算管理工具，通過預(yù)算管控、績(jī)效考核、增收節(jié)支等方式，提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。但預(yù)算管理還存在眾多的不足與問題，制約著企業(yè)的發(fā)展。

傳統(tǒng)的預(yù)算編制、審批、下發(fā)、執(zhí)行及評(píng)價(jià)存在嚴(yán)重滯后性，無(wú)法很好的做到預(yù)算的事中控制，更談不上預(yù)算的事前控制，即更是預(yù)算的后期考核評(píng)價(jià)科學(xué)合理，也難彌補(bǔ)預(yù)算執(zhí)行的偏差對(duì)公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的影響。

信息不對(duì)稱影響預(yù)算編制及執(zhí)行的科學(xué)合理。集團(tuán)預(yù)算管理中心與下級(jí)子分公司存在著信息不對(duì)稱，無(wú)法核實(shí)下級(jí)單位上報(bào)預(yù)算的合理性，往往憑著經(jīng)驗(yàn)、歷史數(shù)據(jù)來核定下級(jí)企業(yè)的年度預(yù)算，導(dǎo)致預(yù)算的下發(fā)就存在較大的問題。下級(jí)子分公司在預(yù)算執(zhí)行中也存在不規(guī)范性，為了在下年度爭(zhēng)取更多的預(yù)算費(fèi)用，想方設(shè)法的將本年度預(yù)算費(fèi)用用足，控制預(yù)算偏差率，規(guī)避后期評(píng)價(jià)考核，造成較大的資源浪費(fèi)。部分集團(tuán)公司給下級(jí)子分公司設(shè)定預(yù)算管理目標(biāo)不科學(xué)、不合理，超出了子分公司的能力范圍，導(dǎo)致工作懈怠，預(yù)算管理形同虛設(shè)。

績(jī)效考核評(píng)價(jià)難以做好科學(xué)合理，預(yù)算考核過多的依賴于下級(jí)子分公司提供的數(shù)據(jù)、分析作為參考依據(jù)，無(wú)法判斷預(yù)算執(zhí)行的真實(shí)性、可靠性，影響評(píng)價(jià)的公平合理。要切實(shí)的做好預(yù)算編制、控制及評(píng)價(jià)的科學(xué)合理，規(guī)避傳統(tǒng)預(yù)算管理過程中的問題，充分的發(fā)揮出預(yù)算管理作用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及戰(zhàn)略目標(biāo)，必須依托信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算全面管理的信息化、自動(dòng)化。

建設(shè)信息化下的全面預(yù)算管理系統(tǒng)以企業(yè)資源計(jì)劃管理平臺(tái)（ERP）為基礎(chǔ)，構(gòu)建全面預(yù)算管理系統(tǒng)以及與其相配套的預(yù)算執(zhí)行系統(tǒng)。強(qiáng)化預(yù)算編制的緯度、標(biāo)準(zhǔn)化與準(zhǔn)確性，預(yù)算的編制、控制及評(píng)價(jià)貫穿于整個(gè)公司的業(yè)務(wù)流，形成預(yù)算的動(dòng)態(tài)管理及控制。將經(jīng)營(yíng)預(yù)算、資本預(yù)算、薪酬預(yù)算、財(cái)務(wù)預(yù)算預(yù)算管理體系融入到企業(yè)的業(yè)務(wù)立項(xiàng)、采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)管理、設(shè)備運(yùn)營(yíng)維護(hù)、績(jī)效評(píng)價(jià)及人力資源于一體的綜合管理系統(tǒng)。系統(tǒng)指標(biāo)的設(shè)計(jì)要根據(jù)行業(yè)的特點(diǎn)做到緯度合理、指標(biāo)科學(xué)，可以實(shí)現(xiàn)縱向和橫向可比。標(biāo)準(zhǔn)化的預(yù)算管理及財(cái)務(wù)核算管理很容易通過系統(tǒng)在集團(tuán)公司同類企業(yè)之間、同一企業(yè)歷史數(shù)據(jù)之間對(duì)比出差異，分析出問題的關(guān)鍵點(diǎn)，找出問題數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)，為預(yù)算的考核與評(píng)價(jià)提供了參考依據(jù)。

信息系統(tǒng)的建設(shè)過程是對(duì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化的過程。系統(tǒng)的建設(shè)要充分分析現(xiàn)有系統(tǒng)的功能，全面調(diào)研全面預(yù)算管理的功能需求，制定科學(xué)的系統(tǒng)開發(fā)方案，并逐步實(shí)施。系統(tǒng)的開發(fā)要在集團(tuán)層面統(tǒng)一設(shè)計(jì)開發(fā)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流的邏輯性，環(huán)環(huán)相扣、層層遞進(jìn)，直到分析評(píng)價(jià)，形成閉環(huán)管理。一定避免系統(tǒng)開發(fā)無(wú)規(guī)律的在不同的子分公司試點(diǎn)開發(fā)，這樣很容易造成系統(tǒng)模塊之間的不兼容，破壞整個(gè)系統(tǒng)的邏輯結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)。整個(gè)系統(tǒng)的執(zhí)行子系統(tǒng)由合同管理子系統(tǒng)、費(fèi)用中心子系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理子系統(tǒng)、生產(chǎn)管理子系統(tǒng)、資金管理子系統(tǒng)、人力資源管理子系統(tǒng)構(gòu)成。各子系統(tǒng)既保持著獨(dú)立性，又保持著緊密的聯(lián)系，它們分別行使不同的功能，共同發(fā)揮著預(yù)算監(jiān)督執(zhí)行的作用。

轉(zhuǎn)變預(yù)算管理的理念，適應(yīng)信息化下預(yù)算管理的模式。一定要按系統(tǒng)設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)、流程進(jìn)行預(yù)算的編制、執(zhí)行等操作，不可投機(jī)取巧，不可化零為整，不可合并無(wú)關(guān)業(yè)務(wù)，否則將歪曲系統(tǒng)設(shè)計(jì)的本意，也違背了預(yù)算管理的初衷。

定制分析模版，生成自動(dòng)化的分析報(bào)告。根據(jù)企業(yè)管理的需要，在系統(tǒng)中定制分析模版，通過調(diào)用業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，在預(yù)算管理信息系統(tǒng)中建立各種數(shù)據(jù)分析方法，包括趨勢(shì)分析表、結(jié)構(gòu)分析表、回歸分析模型、敏感性分析模型等，對(duì)預(yù)算數(shù)據(jù)與實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析，尋找差異及差異產(chǎn)生的原因。預(yù)算分析不是越全面越好，而要注重找出問題、解決問題，比如可對(duì)銷售目標(biāo)、影響銷售的因素做具體的專項(xiàng)分析。分析報(bào)告不易過長(zhǎng)，只要突出問題的實(shí)質(zhì)，揭示風(fēng)險(xiǎn)，找出解決問題可行的方法即可。

定制預(yù)算考評(píng)指標(biāo)，提高預(yù)算考評(píng)的科學(xué)性。高樂光認(rèn)為：“信息化條件下預(yù)算考評(píng)能激勵(lì)員工為實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)而共同努力。它的實(shí)施是通過建立考評(píng)模型，獲取一個(gè)預(yù)算周期內(nèi)的預(yù)算和執(zhí)行數(shù)據(jù)，再根據(jù)考評(píng)辦法細(xì)則，自動(dòng)形成考評(píng)結(jié)果”。系統(tǒng)形成的考評(píng)結(jié)果是否科學(xué)合理，也需要設(shè)置一套行之有效的評(píng)價(jià)體系。根據(jù)項(xiàng)目的重要程度及對(duì)預(yù)算結(jié)果的影響大小可將預(yù)算項(xiàng)目設(shè)置不同的權(quán)重，以促進(jìn)預(yù)算執(zhí)行人員的預(yù)算控制意識(shí)。為防止部分單位或人員弄虛作假，除制訂嚴(yán)格的考核及處罰制度外，在系統(tǒng)中必須加強(qiáng)預(yù)算的審核、監(jiān)督執(zhí)行，防止在預(yù)算執(zhí)行中相互挪用、擠占費(fèi)用，規(guī)避不真實(shí)的費(fèi)用發(fā)生。

優(yōu)化企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，調(diào)配企業(yè)資源，以支持預(yù)算管理系統(tǒng)實(shí)施。在系統(tǒng)上線初期，一是由于相關(guān)業(yè)務(wù)操作人員需要一個(gè)適應(yīng)的過程，二是系統(tǒng)還沒有積累一定量的數(shù)據(jù)量，系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)沒有發(fā)揮出來。企業(yè)一定要優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，全力推動(dòng)預(yù)算系統(tǒng)的正常運(yùn)行。系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)設(shè)定了相關(guān)部門及人員的職責(zé)、給予了不同的權(quán)限，既保證了預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行，又做到了安全保密，防止個(gè)別人員向相關(guān)利益者透漏關(guān)鍵信息。

信息下預(yù)算管理系統(tǒng)能夠得到及時(shí)、有效、順利、嚴(yán)格的實(shí)施，既規(guī)范了企業(yè)的管理，也提高了企業(yè)的運(yùn)行效率，優(yōu)化配置了企業(yè)的資源，為企業(yè)的節(jié)本增效提供了保障，從而有效的提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了保障。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，數(shù)據(jù)的不斷積累，信息化的預(yù)算管理一定能為企業(yè)提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。