我國人事檔案管理的問題與對策

文/袁美希，淄博市張店區(qū)人才服務(wù)中心

1 引言

人事檔案是事業(yè)單位聘用選撥人才的重要依據(jù)，其是日常管理的重要工作，但是一些單位依然利用傳統(tǒng)的方式開展管理，導(dǎo)致檔案存在應(yīng)用面窄、利用率低等問題。新時期下，隨著我國科學(xué)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，人事檔案管理的理念和模式也出現(xiàn)了巨大的轉(zhuǎn)變，事業(yè)單位需要迎合時代發(fā)展趨勢，在管理中積極引入現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建人事檔案管理平臺，切實(shí)發(fā)揮人事檔案的價值和作用，為事業(yè)單位的健康以及穩(wěn)定發(fā)展提供幫助。

2 事業(yè)單位人事檔案信息化管理存在的問題

2.1 缺乏完善的信息化管理制度

縱觀目前為止各事業(yè)單位在人事檔案信息化管理中存在的諸多問題，最為顯著的就是缺乏完善的信息化管理制度，該制度的缺乏造成了很嚴(yán)重的后果，那就是一切工作都無法按照程序規(guī)范進(jìn)行。沒有明確的制度去規(guī)定各項(xiàng)工作內(nèi)容及具體要求，在落實(shí)時沒有依據(jù)可遵循，這必然會在很大程度上導(dǎo)致工作混亂，影響工作質(zhì)量和工作效率，對其發(fā)展造成嚴(yán)重阻礙。各個事業(yè)單位都會考慮到自身的利益，并且把它放在了最為重要的位置，這無疑阻礙了信息共享，盡管一些事業(yè)單位已經(jīng)制定了相應(yīng)的信息化管理制度，但是并不完善，而且隨著要求的變化也是要不斷進(jìn)行調(diào)整的，尤其是涉及到自身利益方面，更加應(yīng)當(dāng)重視一些，因此，還要從根本上解決所存在的這一系列問題。

2.2 管理與利用方式落后

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)也應(yīng)用到各個行業(yè)，檔案管理工作也應(yīng)注重計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，但是在實(shí)際工作中檔案管理工作依然使用傳統(tǒng)的管理方法，注重紙質(zhì)檔案，而不關(guān)心電子檔案，計(jì)算機(jī)技術(shù)沒有應(yīng)用到該行業(yè)，造成技術(shù)的浪費(fèi)，不能發(fā)揮其功效，而且導(dǎo)致現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展成為干部檔案管理工作的制約。傳統(tǒng)模式下檔案管理工作的進(jìn)行需要大量的人力，這造成資源的浪費(fèi)，而且管理者的素質(zhì)還會對檔案的管理與利用產(chǎn)生直接的影響

2.3 技術(shù)設(shè)備以及檔案管理人員的能力不足

科技不斷進(jìn)步信息化程度越來越高，在事業(yè)單位的人事檔案管理方面信息化的前沿性很高，在生活速度快的城市應(yīng)用的技術(shù)設(shè)備都是最新的，最高的科技成果，同時對檔案管理人員的要求也是非?？量痰模F(xiàn)如今的人員大多數(shù)還不具有能夠全面操作的能力。相反，在中低速的城市是技術(shù)設(shè)備落后，檔案管理人員雖然能力也不足但是可以操作當(dāng)前的設(shè)備。技術(shù)設(shè)備在管理檔案中起著至關(guān)重要的作用，有些檔案在新舊設(shè)備中是不能轉(zhuǎn)化的，這直接導(dǎo)致城市與城市檔案管理有沖突和矛盾。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的措施

3.1 完善技術(shù)設(shè)備并提高檔案管理人員的能力

完善相關(guān)技術(shù)設(shè)備并且提高檔案管理人員的工作能力是加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的兩個主要措施，根據(jù)不同地區(qū)不同事業(yè)單位進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。在發(fā)達(dá)地區(qū)，一般技術(shù)設(shè)備上不會存在較大的問題，所以需要做的就是培養(yǎng)人才，引進(jìn)人才，提高檔案管理人員的綜合水平。而在不太發(fā)達(dá)的地區(qū)，在技術(shù)設(shè)備上存在落后現(xiàn)象，所以需要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，這需要得到國家有關(guān)部門的支持。同時也要重視人才引進(jìn)及培養(yǎng)。

3.2 創(chuàng)新干部人事檔案管理的方式方法

社會的進(jìn)步，時代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，干部人事檔案工作要順應(yīng)時代的發(fā)展需要，不斷采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，建立干部人事檔案信息平臺，有利于提高檔案管理、利用的效率，并且能夠準(zhǔn)確及時地了解其動態(tài)。另外，提高管理人員的綜合素質(zhì)。建立獎懲機(jī)制，同時對檔案工作者進(jìn)行定期的教育培訓(xùn)，從而提高其綜合素質(zhì)。

3.3 制定完善的信息化管理制度

缺乏完善的信息化管理制度是目前事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的一個較為顯著的問題，其產(chǎn)生的不利影響不言而喻，所以必須要制定完善的信息化管理制度，對各種工作行為進(jìn)行規(guī)范，這樣能夠在一定程度上減少工作失誤的出現(xiàn)，而且一旦出現(xiàn)問題也能夠及時查證，并且有據(jù)可循。事業(yè)單位人事檔案信息化管理制度不是一成不變的，不同地區(qū)有其不同的特點(diǎn)，不同領(lǐng)域的事業(yè)單位在人事檔案管理工作上也有些許的差別，而且也是要隨著社會的發(fā)展不斷進(jìn)行調(diào)整的，所以說這是一項(xiàng)長遠(yuǎn)的工作，存在于發(fā)展的各個時期，因此必須要重視信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的不斷完善。

3.4 樹立正確的人事檔案管理觀

檔案的價值根基是真實(shí)性，使命在于被利用。人事檔案是社會重要的人才信息庫，是蘊(yùn)含豐富資料的人才寶藏，檔案管理的目標(biāo)不僅僅是保存檔案，更是保管好檔案?！氨！奔幢Ｃ苄?、機(jī)密性，要有標(biāo)準(zhǔn)、有目標(biāo)地將檔案管理資料的機(jī)密程度科學(xué)分級?！肮堋奔垂芾恚仨殞n案進(jìn)行正確的資料征集、分類、研編、歸檔、傳遞，并結(jié)合檔案的機(jī)密性實(shí)行共享和利用?！昂谩笔菍θ耸聶n案管理的質(zhì)量要求，要求我們樹立“社會需要的不僅僅是一份檔案，而是檔案里面的內(nèi)容”這樣一種檔案觀。在符合法律的前提下，本著合情、合理、便利的原則，為企業(yè)和社會提供檔案服務(wù)，對工作人員的思想觀念進(jìn)行端正和改革，是進(jìn)行人事檔案管理改革和創(chuàng)新的先導(dǎo)。

3.5 規(guī)定人事檔案管理部門

因?yàn)槿耸聶n案在管理中有不統(tǒng)一的現(xiàn)象，所以不同人的檔案可能保存在不同的部門，導(dǎo)致檔案管理混亂。為了減少不同檔案管理單位相互推卸責(zé)任，因此在人事檔案管理制度中應(yīng)規(guī)定人事檔案要統(tǒng)一存放的單位，比如將人事檔案統(tǒng)一存放于母公司的人力資源部門，或?qū)⒌貐^(qū)分塊，在每一個分塊內(nèi)的企事業(yè)單位的人事檔案集中存放在一個專業(yè)的人事檔案機(jī)構(gòu)，這樣集中化的管理可以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的有效性，避免因?yàn)槿耸聶n案被多部門管理造成的管理混亂。

4 結(jié)束語

全新的社會形勢下，信息技術(shù)獲得快速的發(fā)展和更新，事業(yè)單位要正確看待人事檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，迎合時代、抓住機(jī)遇、更新觀念，切實(shí)做好人事檔案管理工作，發(fā)揮其應(yīng)用價值，為自身的健康以及穩(wěn)定發(fā)展提供服務(wù)，推動我國社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)。