研究事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理

文/蘇嵐，常德屈原公園管理處

1 引言

在事業(yè)單位管理工作中，檔案可以對工作與活動的軌跡進行準確記錄，把事業(yè)單位的發(fā)展充分展現(xiàn)出來，并且也是事業(yè)單位進行工作決策的重要依據(jù)。檔案管理工作的質(zhì)量和水平對事業(yè)單位的整體管理質(zhì)量和效率有著直接的影響，并且還會對事業(yè)單位長期穩(wěn)定發(fā)展有著直接的影響。因此，在新時代背景下，事業(yè)單位需要加強檔案管理工作，通過多種形式的手段，對辦公系統(tǒng)和智能檔案管理進行充分運用，進而有效提升檔案管理效率和辦公質(zhì)量，使管理變得更加科學化。

2 事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理運行現(xiàn)狀

首先，信息化管理貫徹落實不徹底，檔案信息存在錯誤。事業(yè)單位和企業(yè)不同，規(guī)模相對較大，需要處理的檔案信息量較多，并且處理工作的難度也非常大。部分單位的辦公系統(tǒng)和智能檔案管理的應用還正處于探索的階段，以至于部分智能檔案管理工作貫徹落實不夠徹底。在這樣的情況下，各種類型的信息無法及時反饋回來，這嚴重影響到事業(yè)單位的資源配置。其次，智能檔案管理無法實現(xiàn)統(tǒng)籌管理和一體化管理。目前各個事業(yè)單位在進行智能檔案管理時，由于沒有科學的智能管理積水，以至于還無法實現(xiàn)集中、統(tǒng)籌的一體化管理，以至于在管理時和采集信息時還存在一定的問題。

3 事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的策略

3.1 提升相關(guān)工作人員的專業(yè)技術(shù)水平

在事業(yè)單位辦公系統(tǒng)中和智能檔案管理中，涉及到不同程度的信息技術(shù)，若相關(guān)工作人員無法熟練操作信息技術(shù)，在實際工作中就會存在較大的阻力。因此，事業(yè)單位相關(guān)工作人員需要具備較強的專業(yè)技能，需要積極主動的對智能檔案管理知識進行學習和掌握。因此，需要對檔案管理人員進行定期培訓，使其可以熟練的掌握檔案管理技術(shù)，對先進的檔案管理技術(shù)進行應用，來進行檔案管理工作。并且，還需要檔案管理工作人員具備較高的職業(yè)道德水平和責任感，對先進的技術(shù)和檔案管理理念進行主動學習。此外，事業(yè)單位可以對先進的智能檔案管理技術(shù)和設(shè)施進行引進，做好硬件設(shè)施基礎(chǔ)工作。在該過程中，需要注意的是，需要結(jié)合事業(yè)單位的工作形式和特點以及實際工作需求，對智能檔案管理設(shè)備進行合理科學的選擇，進而使事業(yè)單位的智能檔案管理工作需求得到滿足，提升事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化和智能化。

3.2 對事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)進行優(yōu)化

針對當下檔案管理發(fā)展情況來看，事業(yè)單位智能檔案管理在未來將會成為主要的工作模式。通過信息技術(shù)，利用電子文件的形式，針對檔案管理內(nèi)容，進行收發(fā)文件和存取檔案等等。這樣就可以結(jié)合工作的需求，來實現(xiàn)實時查詢和管理，也不會由于環(huán)境惡劣等原因，致使檔案被損壞。根據(jù)目前電子文檔發(fā)展的情況，已經(jīng)慢慢的代替原有紙質(zhì)版文件檔案管理工作，在各個單位對文件進行處理時，通過電子文件已經(jīng)變成了主要工作形式。在事業(yè)單位檔案管理工作中，涉及到大量的檔案，利用傳統(tǒng)人工的管理模式，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理工作需求。傳統(tǒng)人工管理模式的工作量較大，并且還由于人為因素致使檔案內(nèi)容出現(xiàn)錯誤、檔案保管存在問題等。此外，事業(yè)單位需要優(yōu)化建設(shè)局域網(wǎng)，使內(nèi)部保證各個工作環(huán)境都可以實現(xiàn)信息共享，以便于相關(guān)工作人員可以通過局域網(wǎng)對相關(guān)科室、人員的檔案信息進行獲取。并及時修正和更新檔案管理信息，進而有效提升檔案管理的精準化、智能化、規(guī)范化。

3.3 對檔案管理制度和模式進行創(chuàng)新

在檔案管理工作中，需要嚴格對相關(guān)制度和法律法規(guī)進行遵守，并結(jié)合檔案管理工作，不斷完善內(nèi)部管理制度，進而使檔案管理工作可以順利的進行下去。事業(yè)單位需要結(jié)合檔案管理工作的需求，不斷優(yōu)化內(nèi)部檔案管理制度和模式。并且，需要結(jié)合當?shù)厥聵I(yè)單位的特點，對檔案管理手段進行合理制定。在信息時代背景下，把信息技術(shù)作為基礎(chǔ)實施工作，進而有效改善和改進檔案管理措施。并且，事業(yè)單位需要對先進的信息技術(shù)設(shè)備進行積極主動的引進，進而不斷完善檔案管理模式，最終有效促進智能檔案管理水平的提升，促進事業(yè)單位智能化檔案管理發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

3.4 注重對事業(yè)單位智能化檔案管理工作的支持

檔案管理工作是事業(yè)單位日常工作中重要的組成部分，事業(yè)單位相關(guān)部門需要結(jié)合我國檔案管理相關(guān)法律法規(guī)與規(guī)章制度，進而有效提升檔案管理工作水平和質(zhì)量。事業(yè)單位可以從以下兩個方面入手，第一，需要多給予智能檔案管理工作支持，提供給智能檔案可靠的物質(zhì)條件。事業(yè)單位可以結(jié)合自身的實際情況，對智能檔案管理設(shè)備進行采購，對局域網(wǎng)進行完善，進而使智能檔案管理工作可以順利的進行。第二，需要多給予人才儲備和人才培訓工作支持。事業(yè)單位可以定期組織相關(guān)培訓和教育，進而使相關(guān)工作人員可以具備強烈的智能檔案管理意識，對智能檔案管理技能進行主動學習，進而有效提升智能檔案管理的精準性和科學性和規(guī)范性。

4 結(jié)束語

總而言之，在新時代背景下，事業(yè)單位加強對辦公系統(tǒng)的運用和加強對檔案的智能管理是非常重要的，不僅可以有效提升辦公質(zhì)量和檔案管理質(zhì)量，還可以促進事業(yè)單位長期穩(wěn)定發(fā)展。因此，事業(yè)單位需要結(jié)合自身的工作特點和辦公需求，積極主動的探索辦公系統(tǒng)與智能檔案管理，并利用多種形式的手段，提升辦公系統(tǒng)與只能檔案管理工作的質(zhì)量，進而使檔案管理的各項工作可以順利進行，最終實現(xiàn)促進辦公質(zhì)量和管理效率提升的目的。