分析住宅專項(xiàng)維修資金檔案的管理及開(kāi)發(fā)利用

文/龔慧珍，張家界市城建檔案館

近年來(lái)，此項(xiàng)工作的不斷深入，住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理以及開(kāi)發(fā)成為了住宅維修資金管理部門(mén)需要解決的重要問(wèn)題。若想發(fā)揮檔案資源在民生服務(wù)中的作用，必須要解決當(dāng)前實(shí)際存在的問(wèn)題，比如信息資料不規(guī)范以及利用率不高等問(wèn)題，進(jìn)而提高檔案資源的利用率。

1 住宅專項(xiàng)維修資金檔案的特點(diǎn)

此類檔案除了具有法律性和動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)外，還具有成套性特點(diǎn)。具體體現(xiàn)如下：1）法律性。因?yàn)樽≌S修資金的交存和使用以及監(jiān)督管理活動(dòng)，是其自身法律性決定。檔案管理是否到位，直接影響著住宅所有權(quán)人的合法權(quán)益。2）動(dòng)態(tài)性。因?yàn)橘Y金從交存到使用、續(xù)交等全過(guò)程，都會(huì)生成相應(yīng)的檔案材料，因此其檔案管理具有動(dòng)態(tài)性。3）成套性。資金繳存和使用等各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類文件材料，其記載并且反映了資金的活動(dòng)，構(gòu)成了一個(gè)有機(jī)整體。

2 住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理和開(kāi)發(fā)利用的重要性

從檔案管理和開(kāi)發(fā)利用的角度來(lái)說(shuō)，其具有重要性，具體體現(xiàn)如下：1）為研究物業(yè)維修資金政策和處理有關(guān)問(wèn)題的依據(jù)。在實(shí)際工作中，管理工作人員利用檔案信息，能夠全面掌握以及調(diào)控資金使用，做好資源整合，合理調(diào)配使用范圍和地域，積極引導(dǎo)工作執(zhí)行人員完善管理模式，形成完善的資金管理方法。2）是維護(hù)相關(guān)主體權(quán)益的有效憑證。一般來(lái)說(shuō)，相關(guān)管理部門(mén)開(kāi)展相應(yīng)的業(yè)務(wù)時(shí)會(huì)產(chǎn)生很多檔案信息資料，形成完整的維修資金檔案，準(zhǔn)確記載并且反映業(yè)務(wù)開(kāi)展的實(shí)際情況和管理內(nèi)容。目前，業(yè)主方和物業(yè)方、管理部門(mén)的矛盾不斷增加，健全檔案管理，能夠?yàn)榫S護(hù)各方利益提供有效憑證。

3 住宅專項(xiàng)維修資金檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用策略

3.1 加強(qiáng)科技管理

管理以及開(kāi)發(fā)利用檔案，必須要著力解決科技性不強(qiáng)的問(wèn)題。在具體實(shí)踐中，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，構(gòu)建適合住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理工作要求和需求的信息化系統(tǒng)，通過(guò)文字和圖表以及聲像等形式保存具有利用價(jià)值的信息，高質(zhì)量完成資金收集和整理以及歸檔等相關(guān)工作。構(gòu)建管理系統(tǒng)時(shí)，要做好質(zhì)量的把控，具體如下：1）采取結(jié)構(gòu)化組件方式，構(gòu)建完善的業(yè)務(wù)流程圖。2）對(duì)于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等，要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，運(yùn)用高強(qiáng)度的加密算法，強(qiáng)化對(duì)系統(tǒng)安全的保護(hù)，避免出現(xiàn)誤修改以及泄密等問(wèn)題。3）嘗試運(yùn)用多層結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方式，優(yōu)化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。后臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)，使用Oracle，即大型分布式數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而滿足業(yè)主的基本需求。4）應(yīng)用糾錯(cuò)系統(tǒng)，做好數(shù)據(jù)完整性的查看，提高檔案資源利用率。在實(shí)際工作中，對(duì)于資金檔案信息的存儲(chǔ)，使用各類電子設(shè)備，比如掃描儀等，保存具有價(jià)值的信息，全部錄入到信息系統(tǒng)中，增加檔案管理信息化系統(tǒng)的功能，比如調(diào)閱等，并且以房屋坐落和產(chǎn)籍號(hào)等為信息檢索點(diǎn)設(shè)計(jì)系統(tǒng)查詢功能，提高優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

3.2 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理

從維修資金檔案管理實(shí)踐來(lái)說(shuō)，為構(gòu)建完善的管理形式，實(shí)行統(tǒng)一化、科學(xué)化以及規(guī)范化管理方式，必須要完善管理標(biāo)準(zhǔn)體系，明確檔案資源管理原則和基本要求等，提高檔案信息的收集和檔案分類等工作效率。以某地區(qū)為例，在住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理工作中，為提高管理水平和檔案資源利用率，組建了工作小組，對(duì)保管的資金檔案進(jìn)行了調(diào)查和分析，明確檔案資源的使用情況。為保證調(diào)查工作的有效落實(shí)，制定了相應(yīng)的量化工作指標(biāo)，并且構(gòu)建了管理標(biāo)準(zhǔn)體系。在實(shí)際工作中，先后接待業(yè)主超過(guò)150人次，提供檔案信息復(fù)制件270余件。除此之外，檔案查全率達(dá)到100%，獲得了不錯(cuò)的檔案管理效果。

3.3 加強(qiáng)法制管理

從檔案資源管理實(shí)際來(lái)說(shuō)，必須要加強(qiáng)法制管理，并且從檔案管理實(shí)際出發(fā)，制定相應(yīng)的管理法規(guī)以及文件，將此項(xiàng)管理工作融入到領(lǐng)導(dǎo)議事議程中，優(yōu)化管理工作流程，保證檔案管理以及開(kāi)發(fā)利用的效果。對(duì)于制定的各類管理法規(guī)以及文件，必須要明確檔案管理各方額職責(zé)和工作內(nèi)容。除此之外，要明確檔案管理工作原則以及方法，比如檔案信息收集和整理等。檔案資源的有效利用，必須要注重檔案生成和管理各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量把控，嚴(yán)格按照住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理工作要求執(zhí)行，精準(zhǔn)記錄，合理開(kāi)發(fā)利用檔案資源，為相關(guān)工作的開(kāi)展提供保障。

3.4 做好動(dòng)態(tài)化管理

從住宅專項(xiàng)維修資金檔案的管理實(shí)際來(lái)說(shuō)，若想保證檔案資源合理利用，必須要注重動(dòng)態(tài)化管理。在具體實(shí)踐中積極引入信息化技術(shù)，搭建信息化工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息生成現(xiàn)場(chǎng)和管理后臺(tái)的有效連接，及時(shí)收集和整理檔案信息，實(shí)時(shí)更新檔案資料，為相關(guān)工作的開(kāi)展提供支持。需要注意的時(shí)，要做好檔案數(shù)據(jù)信息質(zhì)量的嚴(yán)格把關(guān)，保證住宅專項(xiàng)維修資金檔案的利用價(jià)值，發(fā)揮其作用。除此之外，要不斷反思和總結(jié)工作的不足，積極創(chuàng)新檔案管理方式方法，最大程度上保障住宅專項(xiàng)維修資金檔案資源的合理利用，推動(dòng)住宅維修工作的全面開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)的效益目標(biāo)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，住宅專項(xiàng)維修資金檔案管理以及開(kāi)發(fā)利用，要注重創(chuàng)新檔案管理工作方式方法，依托信息化技術(shù)和科學(xué)手段，提高檔案資源的利用率。在具體實(shí)踐中結(jié)合當(dāng)前檔案管理存在的不足，提出完善方法和策略。