高校固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建與實(shí)踐

王 榕 鐘 成

（西南財(cái)經(jīng)大學(xué)天府學(xué)院，成都 610052）

引 言

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的加大，高校固定資產(chǎn)管理難度的增加，高校固定資產(chǎn)總額的快速增長，需要運(yùn)用現(xiàn)代化的手段提高固定資產(chǎn)管理有效性。當(dāng)前高校固定資產(chǎn)的種類復(fù)雜，存在數(shù)量多，覆蓋面廣和固定資產(chǎn)多變的情況。傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)輔助管理固定資產(chǎn)的模式已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)代的需要，只有建立統(tǒng)一的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，基于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)揮多個(gè)部門在固定資產(chǎn)管理中的作用，才能全面掌握高校固定資產(chǎn)的狀況，了解高校固定資產(chǎn)的存量、分布與維護(hù)情況。

高校固定資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)主要來源于管理流程較為隨意，固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息變動(dòng)情況不能及時(shí)的統(tǒng)計(jì)。運(yùn)用信息化的管理方式有助于實(shí)現(xiàn)高校固定資產(chǎn)全過程管理，從固定資產(chǎn)進(jìn)購開始就錄入了較為詳細(xì)準(zhǔn)確的原始數(shù)據(jù)信息，有助于固定資產(chǎn)管理部門進(jìn)行有效審核，全面了掌握了固定資產(chǎn)的運(yùn)行情況。通過信息系統(tǒng)還可以全面的分類管理新增資產(chǎn)、閑置資產(chǎn)與存量資產(chǎn)。信息系統(tǒng)構(gòu)建了更為合理的固定資產(chǎn)管理邏輯結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)了嚴(yán)格的分類管理，明確了固定資產(chǎn)管理工作的基本標(biāo)準(zhǔn)，有助于消除固定資產(chǎn)使用過程中的各種隱患，降低了固定資產(chǎn)管理工作的成本。

一、高校固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)的主要構(gòu)成

（一）物品采購模塊

高校固定資產(chǎn)管理應(yīng)當(dāng)完善管理體系，從固定資產(chǎn)的采購開始，形成全方位的固定資產(chǎn)管理機(jī)制。首先，高校各部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作計(jì)劃，各種設(shè)施設(shè)備的使用需要，編制年度固定資產(chǎn)的申請計(jì)劃，通過校園固定資產(chǎn)管理平臺(tái)進(jìn)行計(jì)劃申報(bào)。其次，高校固定資產(chǎn)管理部門對各院系上報(bào)的申請計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，由專家對固定資產(chǎn)采購計(jì)劃進(jìn)行審核，制定總采購計(jì)劃后進(jìn)行政府招標(biāo)采購，并且及時(shí)的公布采購計(jì)劃的進(jìn)展情況。最后，該系統(tǒng)還要開發(fā)審計(jì)監(jiān)督模塊，提高采購工作的透明度，以便于有效解決固定資產(chǎn)采購中的問題，防止采購工作存在的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）設(shè)備管理系統(tǒng)

設(shè)備資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建從入賬、驗(yàn)收、使用到維護(hù)的全過程控制機(jī)制，強(qiáng)調(diào)對固定資產(chǎn)使用全過程數(shù)據(jù)信息的有效收集。首先，運(yùn)用報(bào)表的形式對固定資產(chǎn)的運(yùn)行狀況進(jìn)行動(dòng)態(tài)化描述，可以通過學(xué)校固定資產(chǎn)的報(bào)表、報(bào)廢設(shè)備報(bào)表、實(shí)驗(yàn)設(shè)備使用情況報(bào)表、維修費(fèi)用報(bào)表等反映固定資產(chǎn)的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況。其次，建立數(shù)據(jù)分析縱橫對比機(jī)制，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)歷年度數(shù)據(jù)信息的對比，基于數(shù)據(jù)分析的方法找出優(yōu)化固定資產(chǎn)管理的著眼點(diǎn)，從而提高固定資產(chǎn)管理的有效性。最后，大型儀器設(shè)備的管理還要進(jìn)行實(shí)物照片、技術(shù)指標(biāo)、主要功能與開發(fā)創(chuàng)新方面的數(shù)據(jù)信息記錄，并且通過校園固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)與校園網(wǎng)的連接端口向社會(huì)公布相關(guān)數(shù)據(jù)信息。設(shè)備管理系統(tǒng)的主要任務(wù)是滿足學(xué)校教學(xué)科研需要，發(fā)揮設(shè)備的服務(wù)社會(huì)功能。

（三）房產(chǎn)管理系統(tǒng)

房產(chǎn)管理系統(tǒng)的主要任務(wù)是繪制學(xué)校的樓層平面圖，對每個(gè)房間的用途信息進(jìn)行登記匯總。具體包括所有房間的名稱、用途、分類、面積、設(shè)備配置情況的登記，在分類登記的基礎(chǔ)上形成用房數(shù)據(jù)庫。還要對房間的設(shè)備維護(hù)記錄、公共設(shè)備的使用情況數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全方面的存儲(chǔ)，以便于計(jì)算房間使用成本。重點(diǎn)加大靈活用戶的管理力度，尤其對各部門單獨(dú)使用的辦公用戶、出租用戶進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，從而制定動(dòng)態(tài)化的用房分配機(jī)制，解決高校用房方面的需要。

（四）數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)

固定資產(chǎn)信息化管理的關(guān)鍵在于提高數(shù)據(jù)分析能力，對固定資產(chǎn)的使用情況者驗(yàn)收，解決固定資產(chǎn)使用和配置不當(dāng)?shù)膯栴}。第一，應(yīng)當(dāng)提高數(shù)據(jù)管理水平，根據(jù)固定資產(chǎn)信息管理的需要開發(fā)專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，圍繞著固定資產(chǎn)的變動(dòng)情況對固定資產(chǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)，保證固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的完整性。第二，還要提高數(shù)據(jù)分析的質(zhì)量，對固定資產(chǎn)的各種指標(biāo)進(jìn)行及時(shí)的統(tǒng)計(jì)分析，將相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件存入數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，從而向校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供決策依據(jù)，提高固定資產(chǎn)的使用效益。第三，提高數(shù)據(jù)上報(bào)的準(zhǔn)確性，按照上級(jí)要求制成數(shù)據(jù)報(bào)表，供上級(jí)部門統(tǒng)計(jì)分析使用。第四，還要開發(fā)信息共享查詢模塊，滿足校內(nèi)外對固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息的使用需要。

二、高校固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)策略

（一）創(chuàng)新信息管理模式

高校固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)建設(shè)的主要任務(wù)在于提高數(shù)據(jù)分析能力。首先，采用正確的數(shù)據(jù)信息管理模式，優(yōu)化數(shù)據(jù)信息處置流程，把現(xiàn)代信息技術(shù)與先進(jìn)的管理理念相融全，提高固定資產(chǎn)管理的效益。其次，建立分級(jí)管理模式，在統(tǒng)一領(lǐng)域下形成多級(jí)管理機(jī)制，明確各極人員管理責(zé)任，實(shí)現(xiàn)物盡其用和管用結(jié)合。在信息系統(tǒng)的輔助下提高固定資產(chǎn)管理計(jì)劃申報(bào)的有序性，形成多元審批機(jī)制，并且保證固定資產(chǎn)信息正常有序運(yùn)行。最后，加大固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息的處理力度，能夠在大數(shù)據(jù)理念下提高數(shù)據(jù)信息挖掘質(zhì)量，從而創(chuàng)新固定資產(chǎn)的管理方法。

（二）提高資產(chǎn)清查水平

信息化時(shí)代應(yīng)當(dāng)提高固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息的檢驗(yàn)水平，保證固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確，有效降低固定資產(chǎn)管理中的風(fēng)險(xiǎn)。首先，建立完善的高校固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫，基于數(shù)據(jù)信息的動(dòng)態(tài)變更進(jìn)行固定資產(chǎn)的清查工作，保證賬面數(shù)據(jù)的真實(shí)性，基于數(shù)據(jù)庫信息對固定資產(chǎn)的存放地點(diǎn)、使用情況、使用單位等進(jìn)行清查。其次，提高數(shù)據(jù)信息的維護(hù)水平，有效的防止數(shù)據(jù)冗余情況的出現(xiàn)，注重加大數(shù)據(jù)信息的安全防護(hù)力度，在保證數(shù)據(jù)安全的前提下提高固定資產(chǎn)管理的質(zhì)量。

結(jié) 語

高校應(yīng)當(dāng)開發(fā)符合大數(shù)據(jù)理念的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，完善固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，基于先進(jìn)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的開發(fā)，提高固定資產(chǎn)管理的效率，發(fā)揮固定資產(chǎn)的教育教學(xué)服務(wù)價(jià)值。