淺談ERP環(huán)境下化工企業(yè)的內(nèi)部控制

黃渥

（江蘇好收成韋恩農(nóng)化股份有限公司，江蘇 啟東 226221）

一、ERP系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制的作用分析

ERP系統(tǒng)作為向企業(yè)及員工提供決策手段的管理系統(tǒng)，其能有效整合企業(yè)的各項(xiàng)資源，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。當(dāng)前H企業(yè)主要利用金蝶ERP軟件實(shí)施內(nèi)部控制管理，其內(nèi)控模塊主要包括風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)控評(píng)價(jià)四個(gè)子模塊。

（一）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估模塊

金蝶ERP系統(tǒng)中的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估模塊對(duì)內(nèi)部控制的作用主要體現(xiàn)在提供企業(yè)目標(biāo)管理、風(fēng)險(xiǎn)事件庫、風(fēng)險(xiǎn)事件指標(biāo)分析、風(fēng)險(xiǎn)坐標(biāo)圖、風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)管理、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警分析等功能。內(nèi)控管理中，企業(yè)可結(jié)合系統(tǒng)中的目標(biāo)管理模塊，設(shè)定戰(zhàn)略目標(biāo)，并借助風(fēng)險(xiǎn)管理模塊設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)，加強(qiáng)其與戰(zhàn)略目標(biāo)、KPI的關(guān)聯(lián)，據(jù)此建立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)，以便對(duì)日常的業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警。同時(shí)為企業(yè)提供風(fēng)險(xiǎn)矩陣平臺(tái)，系統(tǒng)預(yù)設(shè)常用風(fēng)險(xiǎn)等[1]。

（二）控制活動(dòng)模塊

控制活動(dòng)是內(nèi)部控制體系中最為關(guān)鍵的組成部分，當(dāng)前控制活動(dòng)已貫穿在金蝶ERP軟件的系統(tǒng)控制參數(shù)、權(quán)限設(shè)置、預(yù)算控制、流程控制、信用控制、價(jià)格控制等模塊和流程中，并提供了“流程管理”和“控制矩陣”兩個(gè)中心功能，以幫助企業(yè)對(duì)內(nèi)控目標(biāo)及流程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制。其具體功能為：系統(tǒng)將所有風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)以報(bào)告形式輸出，為企業(yè)內(nèi)控管理者提供企業(yè)整體風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)，有利于管控者判斷當(dāng)前的內(nèi)控力度、效果以及該如何改進(jìn)。

（三）信息與溝通模塊

企業(yè)的信息與溝通主要體現(xiàn)在內(nèi)部溝通與外部交流。其中內(nèi)部溝通主要為管理層的意圖能傳達(dá)至各層級(jí)員工，以使員工獲得清晰的指令，確保工作質(zhì)量。同時(shí)企業(yè)需為員工設(shè)置向上傳遞信息的途徑，使管理層和決策層及時(shí)了解基層的重要信息。企業(yè)外部信息交流指企業(yè)能順利與客戶、合作伙伴、監(jiān)管機(jī)構(gòu)、股東等聯(lián)絡(luò)方進(jìn)行溝通。而ERP系統(tǒng)為企業(yè)搭建了消息、郵件、短信等豐富的溝通渠道，協(xié)助企業(yè)建立舉報(bào)投訴機(jī)制，設(shè)置舉報(bào)專線，滿足了企業(yè)內(nèi)控規(guī)范的需要。

（四）內(nèi)控評(píng)價(jià)模塊

企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制建設(shè)實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)控檢查，以確保內(nèi)部控制體系的正常運(yùn)行，這其中其監(jiān)督手段包括日常評(píng)價(jià)和專項(xiàng)評(píng)價(jià)，且評(píng)價(jià)的手段多為內(nèi)部控制的檢查（測(cè)試）和評(píng)價(jià)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制存在缺陷時(shí)，針對(duì)缺陷提出整改方案，盡快落實(shí)改進(jìn)。當(dāng)前系統(tǒng)中內(nèi)控評(píng)價(jià)模塊的主要功能是協(xié)助好內(nèi)審工作，為其提供詳細(xì)豐富的審計(jì)線索以及豐富的內(nèi)控報(bào)告。

二、ERP環(huán)境下化工企業(yè)的內(nèi)部控制缺陷

（一）系統(tǒng)軟件不穩(wěn)定

ERP系統(tǒng)在為H公司提供軟件的基本功能模塊之外，公司還結(jié)合化學(xué)農(nóng)藥生產(chǎn)行業(yè)、生物農(nóng)藥和生物肥料產(chǎn)業(yè)的特點(diǎn)、市場(chǎng)環(huán)境、業(yè)務(wù)流程等對(duì)個(gè)別基本模塊進(jìn)行個(gè)性化開發(fā)，這一操作雖提高了ERP系統(tǒng)的針對(duì)性，但也增加了軟件運(yùn)作的不穩(wěn)定性，業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集等較之前略復(fù)雜，且企業(yè)后期還需定期或不定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)與更新，增加了系統(tǒng)維護(hù)成本。

（二）數(shù)據(jù)傳遞不安全

ERP環(huán)境下H公司的數(shù)據(jù)傳遞安全性問題也逐漸突顯。ERP系統(tǒng)作為集企業(yè)物流、人流、財(cái)流和信息流于一體的管理軟件，其涵蓋了企業(yè)運(yùn)營的所有數(shù)據(jù)，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享在加強(qiáng)各部門信息溝通的同時(shí)也降低了其數(shù)據(jù)安全性，系統(tǒng)容易因受到計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)故障等因素影響，出現(xiàn)各項(xiàng)數(shù)據(jù)丟失、外泄等問題。同時(shí)雖然企業(yè)擁有自己的研發(fā)團(tuán)隊(duì)、設(shè)備及產(chǎn)品等，但權(quán)限分配中若員工及部門的操作權(quán)限分配不當(dāng)，也會(huì)加大企業(yè)重要信息外泄風(fēng)險(xiǎn)。

（三）業(yè)務(wù)流程不規(guī)范

作為主營化學(xué)農(nóng)藥生產(chǎn)的現(xiàn)代農(nóng)業(yè)服務(wù)企業(yè)，H企業(yè)的業(yè)務(wù)流程主要包括采購管理、銷售管理、進(jìn)口管理、出口管理、倉存管理、質(zhì)量管理、存貨核算管理、應(yīng)收應(yīng)付款管理、固定資產(chǎn)管理、成本管理、生產(chǎn)管理、人力資源管理等。在日常管理中，由于各管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口存在差異，未實(shí)現(xiàn)無縫銜接，導(dǎo)致相關(guān)數(shù)據(jù)無法實(shí)時(shí)傳輸?shù)紼RP系統(tǒng)。例如，物流控制中地磅管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的對(duì)接存在差異，原材料的劑量數(shù)據(jù)不能及時(shí)傳輸至系統(tǒng)中，需由供應(yīng)、計(jì)量、財(cái)務(wù)等部門人員通過其他平臺(tái)整合數(shù)據(jù)，之后再導(dǎo)入系統(tǒng)中，這一操作在一定程度上增加了相關(guān)人員的工作量，人工的參與也降低了數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度，同時(shí)也加大了財(cái)務(wù)內(nèi)部控制難度[2]。

三、ERP環(huán)境下化工企業(yè)優(yōu)化內(nèi)部控制建議

（一）強(qiáng)化系統(tǒng)安全性

在新時(shí)期，企業(yè)要進(jìn)一步強(qiáng)化ERP系統(tǒng)的建設(shè)，就要設(shè)置完善的ERP系統(tǒng)運(yùn)行使用管理制度，設(shè)定運(yùn)行運(yùn)維組和業(yè)務(wù)使用組，明確各崗位的職責(zé)與權(quán)限。通過構(gòu)建專業(yè)的技術(shù)研發(fā)團(tuán)隊(duì)，并定期組織團(tuán)隊(duì)開展專業(yè)培訓(xùn)，可提高團(tuán)隊(duì)系統(tǒng)維護(hù)能力，提升ERP系統(tǒng)安全防護(hù)網(wǎng)等級(jí)。同時(shí)ERP的信息系統(tǒng)也存在風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)此企業(yè)還需加強(qiáng)信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，依照相關(guān)制度管理規(guī)范信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)防控流程。如每日定期巡檢信息安全防護(hù)系統(tǒng)，實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性。針對(duì)重要數(shù)據(jù)，企業(yè)可設(shè)置云備份功能，設(shè)定數(shù)據(jù)自動(dòng)保存時(shí)間，確保系統(tǒng)能及時(shí)將相關(guān)數(shù)據(jù)自動(dòng)備份至云盤中，并對(duì)備份信息進(jìn)行加密處理。此外結(jié)合企業(yè)組織架構(gòu)、部門崗位職責(zé)等科學(xué)分配各部門員工的管理及操作權(quán)限。針對(duì)系統(tǒng)的個(gè)性化部分，技術(shù)團(tuán)隊(duì)要加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的實(shí)時(shí)維護(hù)與追蹤，以及時(shí)修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，確保企業(yè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。

（二）完善內(nèi)控管理體系

在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中，H企業(yè)要構(gòu)建系統(tǒng)的內(nèi)控體系，完善企業(yè)的組織架構(gòu)，制定崗位責(zé)任制和崗位分離制度，設(shè)置基礎(chǔ)管理機(jī)制，健全監(jiān)督制度。

當(dāng)前系統(tǒng)中存在一個(gè)部門人員共用幾個(gè)賬號(hào)現(xiàn)象，工作職責(zé)劃分不明確，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)由于沒有設(shè)置責(zé)任主體容易出現(xiàn)互相推諉現(xiàn)象。對(duì)此，企業(yè)要落實(shí)崗位責(zé)任制，加強(qiáng)與上級(jí)主管部門的協(xié)作能力，明確各崗位職員的操作權(quán)限與職責(zé)，設(shè)定責(zé)任主體，避免徇私舞弊現(xiàn)象的出現(xiàn)。同時(shí)設(shè)置完善的預(yù)算管理機(jī)制及內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督制度。一方面，企業(yè)需實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)各項(xiàng)計(jì)劃及費(fèi)用的全面預(yù)算，以實(shí)時(shí)監(jiān)督控制預(yù)算目標(biāo)的執(zhí)行情況。另一方面，設(shè)置專門的內(nèi)部審計(jì)部門，聘請(qǐng)專業(yè)審計(jì)人員利用ERP系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行科學(xué)評(píng)價(jià)與檢驗(yàn)，并檢測(cè)軟件系統(tǒng)的可靠性，確保內(nèi)控管理的有效落實(shí)。

（三）規(guī)范企業(yè)業(yè)務(wù)流程

在業(yè)務(wù)流程管理中，H企業(yè)要將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、供應(yīng)鏈、庫存管理、成本管控、生產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)整合納入ERP系統(tǒng)內(nèi)。在采購管理中，企業(yè)要優(yōu)化系統(tǒng)內(nèi)的采購流程，采購部要結(jié)合傳統(tǒng)的以銷定產(chǎn)模式將化學(xué)農(nóng)藥、生物農(nóng)藥和生物肥料等市場(chǎng)的未來價(jià)格波動(dòng)趨勢(shì)和客戶需求相整合，自主購置一定規(guī)模的安全庫存量，以減少外部環(huán)境其對(duì)企業(yè)供貨、生產(chǎn)價(jià)格等的影響；在庫存管理中，完善企業(yè)歷年產(chǎn)品庫存數(shù)據(jù)，提高產(chǎn)品入庫、出庫等操作流程的標(biāo)準(zhǔn)化管理,如引入二維碼管理系統(tǒng)，通過掃碼，完成出入庫，以確保出入庫的及時(shí)性和準(zhǔn)確性；在物流控制中，健全產(chǎn)品出廠、運(yùn)輸、物流倉庫、港口裝貨等物流過程信息，以準(zhǔn)確反映企業(yè)庫存情況；在應(yīng)收應(yīng)付管理中，付款時(shí)企業(yè)要審核采購合同、發(fā)票、訂單、入庫單、收貨憑證等材料，核對(duì)ERP系統(tǒng)中自動(dòng)生成排款表與原始憑證各項(xiàng)信息的一致性，經(jīng)審核無誤后方可進(jìn)入付款操作，收款時(shí)，企業(yè)需在ERP系統(tǒng)內(nèi)提前設(shè)定超期預(yù)警表，以及時(shí)追蹤超期賬款[3]。

（四）優(yōu)化系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管控

在ERP系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)防控管理中，企業(yè)要以項(xiàng)目活動(dòng)為單位，實(shí)施事前預(yù)防、事中控制與事后處理，包括系統(tǒng)的預(yù)算控制，操作權(quán)限分配控制，責(zé)任歸屬控制，單據(jù)審批流向控制，操作痕跡控制，數(shù)據(jù)審計(jì)控制，數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估控制等。同時(shí)企業(yè)要在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)控制關(guān)鍵點(diǎn)，構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)自動(dòng)檢測(cè)模型，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中收集風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)，依據(jù)數(shù)據(jù)生成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告，必要時(shí)可聘請(qǐng)專業(yè)評(píng)估機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)、市場(chǎng)環(huán)境等進(jìn)行全面評(píng)估，依據(jù)評(píng)估結(jié)果設(shè)置內(nèi)控評(píng)價(jià)指標(biāo)，建立科學(xué)的內(nèi)控評(píng)價(jià)體系。生產(chǎn)經(jīng)營中ERP系統(tǒng)依據(jù)評(píng)價(jià)指標(biāo)對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行分析，精準(zhǔn)找出其潛在風(fēng)險(xiǎn)，并調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)防控策略，以提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力。

四、結(jié)束語

綜上所述，ERP系統(tǒng)應(yīng)用中我國化工企業(yè)的內(nèi)部控制管理仍存在部分問題，對(duì)此，化工企業(yè)需優(yōu)化系統(tǒng)建設(shè)，強(qiáng)化系統(tǒng)安全性，完善內(nèi)控管理體系，設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)控制節(jié)點(diǎn)，將各業(yè)務(wù)整合至系統(tǒng)內(nèi)，以科學(xué)實(shí)施內(nèi)部控制。