晉煤集團采購供應內(nèi)部管理改革的思考

蘇艷妮

（山西晉城無煙煤礦業(yè)集團有限責任公司裝備物資分公司，山西 晉城 048000）

晉煤集團裝備物資分公司作為運營管理方，需要集中消費者批量優(yōu)勢，優(yōu)化供應商資源，利用現(xiàn)代信息手段整合信息流、物流、資金流，實現(xiàn)消費者和供應商的高效銜接，從而不斷優(yōu)化資源、提升業(yè)務運行效率、提供優(yōu)質服務、獲得更好經(jīng)濟效益。這些都需要以良好的內(nèi)部管理機制作為依托，因此本文將從采購業(yè)務流程、風險管控、物資編碼管理、產(chǎn)品質量管控以及廢舊、帳外物資管理等五方面，具體探討如何改革提升晉煤集團采購供應的內(nèi)部管理機制。

一、采購業(yè)務流程

使用單位提報需求→計劃部門編制計劃并確定采購方式→業(yè)務部門尋源確定供應商及價格（價格管理部門參與審批）→業(yè)務部門按需求執(zhí)行訂單→供應商送貨→庫房驗收→財務部門掛賬結算。

采購業(yè)務流程分置采購方式選擇權、供應商及價格確定權、采購執(zhí)行權、貨款支付權等核心權力，流程之中、環(huán)節(jié)之間既相互配合，又相互制衡。一方面業(yè)務流程執(zhí)行專業(yè)采購軟件的通用標準，實現(xiàn)全流程數(shù)字化無紙化操作、有效控制關鍵風險點；另一方面通過加強與供應商的協(xié)同，簡化采購執(zhí)行環(huán)節(jié)的煩瑣操作，將業(yè)務人員從文案工作中解脫出來，從事務性采購向戰(zhàn)略性尋源轉變，有效提高業(yè)務運行質量及效率。

二、風險管控

一是建立供應商分類管理機制，基于供應商資格及可供物資的流程化、標準化評審，將供應商具備哪些物資供貨資格固化到系統(tǒng)中，公平參與采購活動，避免選擇供應商的人為干擾。二是建立價格監(jiān)控機制，包括與歷史采購價格比較的縱向對比機制，與潞安、焦煤等企業(yè)交流價格信息的橫向對比機制，通過鋼網(wǎng)、慧聰化工網(wǎng)、卓創(chuàng)咨詢、中國供應商網(wǎng)、世界工廠網(wǎng)等專業(yè)網(wǎng)站建立大宗物資價格信息搜集機制；價格管理部門據(jù)此參與采購價格審批，對采購價格實施有效監(jiān)控。三是建立審計監(jiān)督機制，基于信息系統(tǒng)運行的采購業(yè)務全程在案、永久追溯，人力、審計、紀委監(jiān)察等部門可通過專用賬戶進行全過程查證，對工作績效、操作規(guī)范、采購合規(guī)合理性等進行調查判定，促進規(guī)范管理、強化審計監(jiān)督。

三、物資編碼管理

利用MDM主數(shù)據(jù)管理工具建立物資編碼管理體系，一是建立科學的編碼規(guī)則：根據(jù)物資分類標準及礦用物資實際進行系統(tǒng)的物資類別劃分，結合產(chǎn)品特性制定出每類物資關鍵性能指標的標準描述模板，按照需求在模板中描述具體內(nèi)容，從而確定最終編碼的準確表述。二是充分利用主數(shù)據(jù)管理的檢索、分析及歷史記錄功能，通過“匹配與合并”邏輯整合重復編碼，編碼后同步到各個系統(tǒng)，形成一套標準化、合規(guī)化、唯一性的編碼體系。三是抽調專業(yè)技術人員組建編碼審核團隊，堅持長期的編碼梳理，確保類別模板的規(guī)范性、新增編碼的嚴謹性。

四、產(chǎn)品質量管控

一是建立物資質量管控標準。按照重要性對物資進行分類，根據(jù)分類結果確定每類物資的驗收依據(jù)、驗收方式、驗收內(nèi)容、問題物資處理方式；規(guī)范物資倉儲配送階段的物資碼放、保養(yǎng)、盤點、出庫、配送等作業(yè)標準。二是執(zhí)行全過程質量跟蹤管控，對產(chǎn)品到貨驗收、檢測、抽檢、使用異常、質量異議處理等執(zhí)行流程化操作，嚴格控制產(chǎn)品質量。三是實現(xiàn)物資質量信息化管理，基于物資質量數(shù)據(jù)的電子化，快速進行數(shù)據(jù)采集、處理和分析，實時對物資供應質量參數(shù)進行監(jiān)控和糾偏，形成有據(jù)可查、全程在案的質量管控數(shù)據(jù)庫，以提升供應物資質量水平。

五、廢舊、帳外物資管理

按照“統(tǒng)一管理、統(tǒng)一回收、統(tǒng)一利用、統(tǒng)一處置、統(tǒng)一結算”的原則做好廢舊、帳外物資管理。一是逐步取締基層區(qū)隊自建倉庫，組織對各礦井賬外物資（已領未耗、隨機贈送件）進行全面盤點清查，將所有散存物資集中上繳，資源共享，統(tǒng)一使用。二是對賬外、廢舊物資進行統(tǒng)一回收、倉儲、分類、利用與處置，且整個流程通過采購管理平臺運行，使管理更加精益、高效、透明。