合同管理系統(tǒng)在企業(yè)管理創(chuàng)新中的應用研究

郭瀛

（中國社會科學院大學，北京 102488）

一、合同管理系統(tǒng)對企業(yè)管理的作用

合同管理是企業(yè)經營管理的基礎內容，通過合同管理可以有效掌握合同的簽訂與履行情況，有效防范企業(yè)經營風險、降低企業(yè)經營成本、優(yōu)化企業(yè)管理設計。我國處于經濟快速增長時期，大量企業(yè)出現(xiàn)，并且企業(yè)的業(yè)務量相繼增加。在這種情況下企業(yè)涉及的合同數(shù)量和類型就會變多，如果延續(xù)傳統(tǒng)管理方式可能會出現(xiàn)信息不集中、時效性不夠等缺點。具體表現(xiàn)在：

第一，紙質傳遞在各個環(huán)節(jié)都需要專人處理，效率低下，審批過程中無法進行有效監(jiān)控，并且當合同存檔之后想要再次查閱需要花費較多時間，操作性不強；第二，紙質合同信息相對封閉，想要查閱必須親自到場，無法實現(xiàn)合同的共享；第三，企業(yè)合同類型多、數(shù)量大，所以參與管理的人數(shù)也較多，容易出現(xiàn)信息泄漏等；第四，使用手工操作或者Execl等方式管理時，會出現(xiàn)數(shù)據(jù)表格不統(tǒng)一，準確度低等問題。所以傳統(tǒng)合同管理方式已經無法滿足多數(shù)企業(yè)的發(fā)展狀況，需要不斷創(chuàng)新改革，運用信息化手段，建立一套專門的合同管理系統(tǒng)。

合同管理系統(tǒng)可復用合同創(chuàng)建歸檔能力，把多種類型、業(yè)務的合同按照統(tǒng)一模板歸類，并提供檢索和下載接口，規(guī)范合同文本的格式，降低不規(guī)范合同文本帶來的管理風險。各城市可以把優(yōu)秀的合同范圍上傳，其他公司根據(jù)需要自行下載，縮短編寫合同的時間，提高辦事效率。在簽批方面可事先規(guī)定流程，通過電子工作流轉高效執(zhí)行，保證合同簽批速度。

二、合同管理系統(tǒng)的功能

合同管理系統(tǒng)必須立足企業(yè)管理需要，保證合同的可靠性和運行效率。合同管理系統(tǒng)需具備以下功能：

（二）制定評級規(guī)則，根據(jù)客戶、供應商合作情況重點記錄信用差的客戶；可以直接查看客戶、供應商參與的合作項目、簽署的合同、簽訂的合同計劃、企業(yè)實際收付款情況，記錄合同變化過程；保證客戶和供應商可以隨時隨地查閱系統(tǒng)中的內容。

（三）根據(jù)公司的運作業(yè)務分類合同，記錄所有業(yè)務項的執(zhí)行情況，保證管理的時效性。

（四）根據(jù)系統(tǒng)合同擬定新合同，并且保證合同的規(guī)范性；可實現(xiàn)合同文本打印、合同變更等內容的實時記錄；記錄合作雙方當事人簽約情況以及是否存在違約。

（五）保證合同的審查、審批等流程在網(wǎng)絡上運行，使用者可根據(jù)需要提及歷史數(shù)據(jù)。

（六）可以完成一筆計劃資金多次回收和多次計劃資金一次回收記錄，確保實際使用資金和計劃資金時時對比，及時分析項目運營情況存在問題[2]。

（七）實現(xiàn)權利管理，不同使用者擁有相應的查閱權和管理權，不僅提高數(shù)據(jù)管理安全性，還能明確各工作人員職責，防止意外發(fā)生。

（八）自動提醒待辦事項，例如：時間、進度等內容。

企業(yè)資產結構是財務結構的主要構成部分，其穩(wěn)定程度對企業(yè)財務結構的穩(wěn)定性有非常大的影響。也就是說，保證企業(yè)資產結構的穩(wěn)定性和合理性是有效規(guī)避其財務會計風險的重要措施和手段。因此，企業(yè)應高度重視自身資產結構的優(yōu)化工作，以有效減小債務償還風險發(fā)生的概率。第一，企業(yè)要建立健全相應的約束機制，積極擴大自身的流動資產規(guī)模。第二，企業(yè)要根據(jù)自身運營規(guī)模對自身負債規(guī)模進行合理控制，防止出現(xiàn)資不抵債現(xiàn)象的發(fā)生。第三，企業(yè)要科學分析負債籌資情況，同時對其業(yè)務支出與相應具體收益進行有效權衡，從而進一步優(yōu)化自身債務結構。也就是說，企業(yè)在不斷擴大自身發(fā)展規(guī)模的同時，應高度重視對自身資產結構的合理控制。

三、合同管理系統(tǒng)設計

（一）總體設計思路

合同管理系統(tǒng)必須以方便企業(yè)管理為設計目標：第一，以合同管理為核心，結合客戶、項目、商品、費用等內容，保證合同簽訂、審批等內容及時上傳；第二，可實現(xiàn)查閱、統(tǒng)計、打印、導出等功能，提高合同管理系統(tǒng)的實用性[3]；第三，支持多系統(tǒng)對接，提高合同管理系統(tǒng)的實用性。

（二）系統(tǒng)構架

合同管理系統(tǒng)共分為三層[4]。

第一，界面層。用戶通過界面層和系統(tǒng)間接接觸，通過拖拽、縮放、刷新等操作完成工作要求，實現(xiàn)用戶和系統(tǒng)的對接。

第二，業(yè)務層。業(yè)務層屬于合同管理系統(tǒng)的核心部分，內部儲藏所有的業(yè)務及邏輯關系。業(yè)務層是單獨的工作單位，又可實現(xiàn)不同業(yè)務之間聯(lián)系。通過操作可實現(xiàn)業(yè)務層訪問、制定，并通過界面層把信息反饋給用戶。

數(shù)據(jù)訪問層：數(shù)據(jù)訪問儲存企業(yè)業(yè)務的關鍵內容，用戶可通過數(shù)據(jù)訪問提取企業(yè)業(yè)務數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)訪問層設備邏輯模式和權限許可，只有擁有一定權限的客戶才可以查閱信息。

四、合同管理的應用

（一）合同列表

合同管理系統(tǒng)中包含一系列的操作控件，用戶可以根據(jù)列表中的功能項對界面拖拽，正向或者逆向排列，可根據(jù)工作需要選擇分組、隱藏、篩選等選項。完善的合同列表需實現(xiàn)以下功能：

第一，可以全方位管理合同的結構、數(shù)據(jù)化信息；第二，支持固定模板起草以合同變更管理；第三，用戶可根據(jù)需要查閱歷史內容，并且對比各項目的計劃資金及實際使用資金；第四，實現(xiàn)多幣種、印花稅的管理；第五，實現(xiàn)多種文本格式上傳、下載，自定義導出，且可以打印數(shù)據(jù)庫中的合同內容。

（二）合同新建

合同新建功能包括合同基本信息填寫、創(chuàng)建以及合同的起草等，是合同管理系統(tǒng)的基本內容。合同本文有兩個形式：標準合同起草和非標準合同起草。

標準合同不需要用戶自己擬定，可以從標準合同庫中直接下載模版，根據(jù)模版內容填寫制成規(guī)范合同。合同經辦人首先要從合同庫中挑選適合的模版，調整修改自定義變量、引用變量、常量等，保證下載的合同可投入使用。并且，合同管理系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的使用記錄，辨別出本文被修改的部分并且標記。之后，便進入審核流程。非標準合同是指不從合同庫中下載的文本，合同經辦人可從企業(yè)中下載或直接自由起草合同，在起草之后選擇合同類型，便自動出現(xiàn)該合同類型的審核流程。在新建合同時，還可以建立計劃資本、資金條款以及合同附件，此類內容可一同上傳至合同管理系統(tǒng)。

每個合同都有唯一的編號，系統(tǒng)會根據(jù)合同簽訂時間、主體、特征的自動填寫。如果合同作廢，編號也隨之作廢，也不可再次用于其他合同。

（三）業(yè)務審批

合同管理系統(tǒng)能夠自動分辨合同的類型、金額以及具體負責部門，在合同擬定之后便進入審批流程。業(yè)務審批可完成合同確定、變更、停止等多項內容的全程控制。

第一，業(yè)務審批可完成客戶等級評定、項目管理、合同簽訂及變更、收付款等內容的上傳，可查閱歷史合同記錄。第二，系統(tǒng)可根據(jù)不同部門的工作人員的工作要求，賦予不同使用者相應的權限，完成合同制作、審批、上傳、查閱等內容。第三，系統(tǒng)會根據(jù)用戶的具體需要設置固定流、自有流水和臨時流，實現(xiàn)部門、類別、資金等信息全面管理，既可用自動觸發(fā)模式，也可用人工選擇模式。第四，系統(tǒng)會保留合同打回、修改意見等信息，方便用戶根據(jù)信息改進。

（四）合同資金管理

在新建合同之前要根據(jù)企業(yè)具體項目建立相應的收付款計劃，填寫計劃收款的金額、時間、經手人等內容，并且上傳到合同管理系統(tǒng)中。在執(zhí)行收付款工作時，要保證每一次資金都被多次審核，確保準確無誤。把計劃資金和實際使用資金全面描述，對比項目實際運行情況與預期設定的差別。在起草合同之后確定計劃資金，可以在多份合同創(chuàng)建完成之后統(tǒng)一查詢、統(tǒng)計信息計劃資金。當合同被審批過后，合同管理系統(tǒng)會自動變更合同狀態(tài)，從原來的“待審批”變?yōu)椤皥?zhí)行中”，工作人員設置實際付款。

（五）合同數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計

合同數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計有四個功能組成：合同查詢、統(tǒng)計分析、報表輸出和單據(jù)自動生成。

合同查詢：第一種，快速查詢法，使用者可根據(jù)合同的相關信息，如合同名稱、編號、類別、負責人等信息搜索內容；第二種，列表字段組合篩選法，在篩選欄中輸入相關條件，多組合篩選，這種方式可提高查詢的精確度；第三，高級查詢，合同管理系統(tǒng)自動提供數(shù)據(jù)查詢功能。系統(tǒng)自動把查詢條件保存下來，當用戶再次查詢時不必再次輸入信息。用戶根據(jù)自己需要選擇靈活的查閱方式，提高搜索效率和準確度。

統(tǒng)計分析功能：用戶自己定義統(tǒng)計的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)根據(jù)用戶輸入或導入的數(shù)據(jù)自動生成折線圖、柱形圖、餅狀圖等，不僅提高統(tǒng)計數(shù)據(jù)的效率，還能提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準確性。

報表輸出：系統(tǒng)根據(jù)查詢、統(tǒng)計的數(shù)據(jù)設置輸入形式，自行生成特定表格，用戶可選擇Execl文件形式輸出。

單據(jù)自動生成：系統(tǒng)中包含單據(jù)自動生成功能，例如，在合同審批流程結束之后，系統(tǒng)可自動更新信息，生成合同審查單；在合同付款審批流程結束之后，系統(tǒng)可系統(tǒng)生成付款審批單。

五、結語

合同管理系統(tǒng)是立足企業(yè)發(fā)展需要，結合計算機技術出現(xiàn)的產物，對提高企業(yè)管理效率、質量有重要作用。但是，部分企業(yè)受資金、技術等限制，合同管理系統(tǒng)還沒有真正落實到管理中。在后續(xù)發(fā)展中，企業(yè)要積極使用合同管理系統(tǒng)，提高企業(yè)管理能力。