淺析企業(yè)文書檔案鑒定工作

邢娟

四川省閬中蠶種場 四川閬中 6 37 400

在社會發(fā)展以及科技發(fā)展過程中，對于文書檔案管理工作的要求越來越嚴格。文書檔案管理工作直接關系到檔案信息的利用價值，為了做好文書檔案管理工作，就要綜合實際狀況探究現(xiàn)階段文書檔案管理存在的問題，完善管理對策與手段。為了提升文書檔案管理質量，需要不斷地完善檔案管理工作內容，綜合實際狀況制定科學完善的管理模式，進一步加強文書檔案工作的監(jiān)督管理。通過合理改進，解決各種問題與不足，進而提升文書檔案管理工作整體的質量與效果。

1 開展文書檔案鑒定工作的必要性

文書檔案鑒定是文書檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)之一，它對于提高館藏檔案的質量、優(yōu)化館藏結構、緩解庫房及人員緊張狀況、充分發(fā)揮文書檔案查考、利用效益都有著積極的作用。同時，開展文書檔案鑒定工作可以推動檔案信息化建設，對日后檔案管理現(xiàn)代化具有深遠意義[1]。鑒定工作的必要性主要表現(xiàn)在“目前迫切需要”和“未來發(fā)展需要”兩個方面。

隨著企業(yè)的飛速發(fā)展，文書檔案數(shù)量急劇增長，檔案庫房容量與檔案數(shù)量增長存在矛盾，如何優(yōu)化館藏檔案同時又豐富館藏，用較少的投入取得更大的效益，是擺在檔案工作者面前的難題。只有科學地開展檔案鑒定工作，去粗取精，保存真正有價值的檔案，剔除失去保存價值的檔案，才能有效緩解檔案數(shù)量激增與庫容有限的矛盾，從而減少庫房的無效占用，節(jié)約庫房空間。

筆者所在企業(yè)一直提倡提升勞動效率、人員優(yōu)化的要求，這是企業(yè)順應時代進步的選擇。充分利用現(xiàn)代管理技術手段是開展檔案管理工作的趨勢，包括庫房管理工作。利用計算機技術，采用檔案庫房動態(tài)存儲方式進行管理，將檔案人員從庫房人工操作中解脫出來，向智能化操作轉變，是今后庫房管理的發(fā)展趨勢。而此項管理模式改變的基礎也是檔案鑒定工作。只有在優(yōu)化館藏、檔案資源數(shù)字化的基礎上，才能真正做到優(yōu)化庫房管理，實現(xiàn)管理智能化[2]。

2 企業(yè)文書檔案鑒定工作管理措施

2.1 全面分析

依據(jù)相關行業(yè)規(guī)范，結合企業(yè)文書檔案實際，全面分析每一份文書檔案（文件）各方面的價值，以判定其是保存或銷毀。一是檔案本身。分析應從文件來源、記載內容、形成時間、文本特點及載體形式等，以判斷其現(xiàn)實價值。二是檔案關聯(lián)性。即被鑒定檔案與其他領域相關的檔案間的聯(lián)系，整體評價其是否具有保存價值。三是堅持全生命周期理論，分析歸檔文件當前的查考價值，也要兼顧歸檔的單位、企業(yè)、社會潛在利用價值。

2.2 重歷史

鑒定企業(yè)文書檔案應尊重“企業(yè)文書檔案是企業(yè)發(fā)展歷史的原始記錄”這一特點，用歷史的眼光認識文書檔案、評價文書檔案價值、判定文書檔案存或毀。即將企業(yè)文書檔案放在其形成的歷史大背景中，分析其內容及形式，以及企業(yè)文書檔案間的關系，結合眼下和未來利用綜合評價，作出是否保存的意見。不能以現(xiàn)在的標準去評價已經保存下來的文書檔案。

2.3 不唯職能

事物是運動、發(fā)展變化的，企業(yè)文書檔案是從文件轉化而來的，文件是其前身，檔案則是其歸宿。作為企業(yè)文書檔案的鑒定工作，要嚴格遵守“反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌”的文件材料，都應納入企業(yè)文書檔案保管范疇，不能機械地唯職能，應考慮企業(yè)生產、發(fā)展實際，根據(jù)現(xiàn)實及歷史需要科學劃定企業(yè)文書檔案永久、30年、10年等不同保管期限。

2.4 以服務利用工作促進管理鑒定工作，解決人才不到位問題

通過建立方便查閱人員的檔案利用服務體系，在服務機制、手段、方式上創(chuàng)新，充分利用現(xiàn)代化信息技術手段，提高檔案網絡便捷服務和信息共享水平等途徑，提高檔案服務利用工作效率與質量。通過采集大量服務利用數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進行科學分析，可以清楚掌握到哪類檔案利用率較高，哪類檔案基本無人問津。這些數(shù)據(jù)信息對日后開展檔案管理鑒定工作有重要參考價值[3]。通過加強服務利用工作來倒逼文書檔案管理鑒定工作，促進檔案人員管理鑒定能力的提升，實現(xiàn)檔案管理工作各環(huán)節(jié)的相互良性促進，提高檔案業(yè)務整體水平的提升。

檔案管理部門要大力開展文書檔案鑒定人員的培訓工作，通過多種形式和途徑，提高鑒定人員業(yè)務能力，培養(yǎng)出一批專業(yè)理論素質高、知識面較寬、檔案工作經驗豐富的文書檔案鑒定人員；并在此基礎上建立一支由領導、檔案工作者、專業(yè)技術人員組成的專門的文書檔案鑒定小組，為文書檔案管理鑒定工作做好組織上的準備。

2.5 優(yōu)化系統(tǒng)為開展管理鑒定工作提供支撐，解決實際操作有難度的問題

認真研習國家最新規(guī)范，如有要求、分類、保管期限等內容變化時應及時修訂企業(yè)內文書檔案管理規(guī)范，并做好文書檔案管理操作系統(tǒng)內相應模塊的調整。完善文書檔案管理操作系統(tǒng)中涉及保管期滿計算的相關信息，開發(fā)設計合理的文書檔案期滿案卷信息采集及提醒功能。通過實踐積累經驗，逐步完善文書檔案管理鑒定理論體系和操作指南。

2.6 把握收集方法

在多年的企業(yè)文書檔案收集工作中，摸索出一套行之有效的收集方法：三納入。把企業(yè)文書檔案收集納入到部門、企業(yè)各級領導議事日程，納入到部門或企業(yè)管理人員的職責范圍，納入到企業(yè)年度計劃和長遠發(fā)展規(guī)劃之中。四同步：在部署、檢查、總結、驗收企業(yè)各項工作中，同時部署、檢查、總結、驗收企業(yè)檔案收集管理工作。三環(huán)節(jié)。重點把握三個重要環(huán)節(jié)，對企業(yè)基建工程、技術研發(fā)創(chuàng)新、科研成果等鑒定、驗收時要有檔案人員參與；對屬于收集范圍的文件材料提前做好審核、把關，簽署意見。對文件資料提供不完整、不準確的項目，堅決不予驗收、上報，文件資料也不予收集。

3 結語

文書檔案管理鑒定工作不是孤立存在的，管理鑒定作為文書檔案管理工作中的一個環(huán)節(jié)，與其他環(huán)節(jié)組成一個有機聯(lián)系的整體。只有充分認識到文書檔案管理鑒定工作在其中起到的作用和發(fā)揮的功能，才能更好地做好文書檔案管理，提高管理水平。