新形勢下如何做好醫(yī)院檔案管理工作

周霞

（貴州開磷總醫(yī)院，貴州 貴陽 550000）

隨著醫(yī)療機構(gòu)體制改革深入開展，檔案作為記錄和反映醫(yī)院歷史和醫(yī)療、科研活動的重要載體，伴隨電子信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，對醫(yī)院的運營和發(fā)展起著越來越重要的作用，在新形勢下，醫(yī)院檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)同時也面臨無限機遇。如何應形勢發(fā)展調(diào)動各方面積極性做好檔案工作成為推進醫(yī)院各項工作良性開展的重要課題。

一、新時期醫(yī)院檔案工作的發(fā)展形勢

40年改革開放的風風雨雨，將我國帶入富強發(fā)展的新時代，人們生活水平的提高，醫(yī)學科技的發(fā)展進步，電子信息互聯(lián)網(wǎng)應用的全覆蓋，使醫(yī)院進入到現(xiàn)代化管理和發(fā)展進程中。習近平總書記指明：“治理國家和社會，今天遇到的甚多事情都可以在歷史上找到影子，歷史上發(fā)生過的很多事情也都可以作為今天的鏡子”。檔案工作在新時期被賦予了更深刻的意義。

首先醫(yī)院檔案真實記錄著醫(yī)院在改革與發(fā)展歷史進程中重要時期所經(jīng)歷的行政、醫(yī)療以及各項社會活動的具體情況。對新時期醫(yī)院的改革發(fā)展具有重要的參考和求證價值。當前我國醫(yī)改特別是公立醫(yī)院綜合改革正如火如荼的進行中，最遲明年三月底將全部完成，醫(yī)院在貫徹執(zhí)行國家的方針政策時必須以醫(yī)院的歷史積淀和有益?zhèn)鞒袨楦?，才能合理調(diào)整發(fā)展思路和工作舉措，推動改革取得良好成效。而那些有價值的歷史積淀和有益?zhèn)鞒校溆白雍顽R鑒都可在檔案中找尋。

電子信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為醫(yī)院檔案中醫(yī)學科研成果的宣傳和利用拓寬了渠道，利用計算機對檔案實行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成電子檔案并加以利用共享已成為當前檔案管理的重要方式。醫(yī)院檔案中記載的許多病例的診斷方法，治療技術(shù)，藥療配方等是醫(yī)務工作者代代傳承的寶貴經(jīng)驗，當今醫(yī)學科研水平的進步和發(fā)展都離不開這些寶貴的經(jīng)驗傳承，尤其是我國祖?zhèn)鞯闹嗅t(yī)療法和珍貴的醫(yī)學典籍，不僅在醫(yī)學領域備受重視，也受到社會公眾的強烈關(guān)注，希望那些有效的療法能夠流傳下來，造福大眾。因此，醫(yī)院重要檔案的信息化保管和利用也受到了更廣泛的關(guān)注，亟需加強檔案信息化存儲、保管和轉(zhuǎn)化手段，加快信息化檔案共享平臺的建設，推進檔案信息化管理和發(fā)展。

二、檔案管理中的突出問題

（一）檔案管理現(xiàn)代化水平亟待提高

目前多數(shù)醫(yī)院檔案依然為紙質(zhì)檔案，電子轉(zhuǎn)化水平不高，不能滿足當今時代在保存和利用上的需求，有些醫(yī)院檔案管理基礎條件差，計算機、管理軟件等硬件配備投入不足，跟不上醫(yī)院實際工作中對檔案利用的節(jié)奏，例如有些早年磁帶版的音頻檔案因沒有及時轉(zhuǎn)換成電子版，而在已找不到相關(guān)播放設備的今天無法被利用等。

（二）檔案工作者業(yè)務水平有待提升

醫(yī)院從事檔案管理的人員大多非科班出身，檔案管理的基礎素養(yǎng)不足，存在對檔案管理專業(yè)性、規(guī)范性知識的欠缺，在工作的積極性和責任心上也存在隨機性大于制度規(guī)范的弊病，部分管理人員不能扎扎實實的按要求執(zhí)行分類整理、登記查閱等制度規(guī)范，嚴重影響著醫(yī)院檔案管理水平的提高。

（三）檔案開放利用程度尚需加強

由于醫(yī)院檔案積存年久、部分檔案涉密、電子化水平低等原因，存在眾多不方便公開的、不方便查找的情況。大多數(shù)檔案只能在醫(yī)院內(nèi)部一定范圍內(nèi)和特殊情況下被調(diào)取利用，而那些無上級“過問”的醫(yī)院檔案往往被束之高閣。因受限重重，利用率極低，檔案無法充分發(fā)揮其應有的作用。

三、做好檔案工作的措施建議

（一）與時俱進，規(guī)范檔案管理流程制度

首先是要根據(jù)當今社會醫(yī)院機構(gòu)運行的大環(huán)境和特點，制定基于醫(yī)院管理符合法律制度規(guī)范的檔案整理規(guī)則，并在收集、分類、歸檔等實際操作中嚴格依照規(guī)則執(zhí)行，做到收集及時、完整，分類嚴謹精細，歸檔井然有條。第二是要健全檔案的利用、交接制度規(guī)范，明確責任分工，在開展檔案的查閱、復制等利用活動時，要依法依規(guī)兼顧保密原則，并做好登記和交接事宜。第三是要強化檔案的安全保管，設置專門的安全管理負責人，按照安全生產(chǎn)相關(guān)要求，對檔案保管場所實行安全管理，確保檔案存儲室中的遮光窗簾、除濕器、防蟲藥等能夠充分發(fā)揮保護檔案的作用，定時檢查消火栓、門窗鎖等安全防范設施的狀態(tài)。保障檔案及其處理設備存放保管安全。

（二）加快檔案信息化建設

檔案的利用問題由來已久，利用電子信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案進行信息化管理，可將醫(yī)院檔案中一些優(yōu)秀的研究成果、重要數(shù)據(jù)等信息方便的進行資源共享，是現(xiàn)階段解決這一問題的有效方案，醫(yī)院應當在相關(guān)軟硬件設備上加大投入，采取增設檔案管理專用電腦、更新管理軟件系統(tǒng)等措施，為檔案的信息化管理創(chuàng)造良好條件，提高檔案信息轉(zhuǎn)化和利用效率。信息化條件較好的醫(yī)院可將檔案信息化管理的共享平臺與其他管理工作信息平臺共同納入一體化的信息管理系統(tǒng)，形成強大的信息管理開放共享體系。此外，還應對檔案管理人員加強信息安全技術(shù)培訓，落實檔案開放標準和保密制度，在信息安全的條件下，充分共享，提高檔案信息化管理水平。

（三）強化隊伍建設

醫(yī)院應通過集中培訓、知識競賽、實操技能演練、經(jīng)驗交流學習等手段加大對檔案管理人員的培訓力度，努力提高檔案人員的業(yè)務知識水平和實際操作能力，促進他們服務意識、責任意識和整體素質(zhì)的提升。同時必須建立完善考核評價制度，并嚴格執(zhí)行。對檔案管理工作人員進行定時考核，鼓勵他們努力提高自身工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，激發(fā)蘭臺人的事業(yè)心和敬業(yè)精神，為檔案事業(yè)發(fā)展做出積極貢獻。

結(jié)束語：

新時期新變革，醫(yī)院檔案工作在變革中職能已然變得更加深刻和重要，醫(yī)院應抓住時代主流風向帶來的機遇，更加重視檔案的管理和利用，融進新流程，納入新規(guī)范，加大建設投入，加強科學管理，推動檔案事業(yè)發(fā)展，促進醫(yī)院成功轉(zhuǎn)型，順利完成改革蛻變。