分析當(dāng)前檔案管理方式的改進(jìn)

張?jiān)茲?/p>

（山東省鄒平縣鶴伴置業(yè)有限公司，山東 鄒平 256200）

一、前言

檔案管理一直是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理中的薄弱環(huán)節(jié)，由于很多企業(yè)對(duì)檔案管理的忽視導(dǎo)致了檔案管理存在很多問(wèn)題。企業(yè)的檔案管理工作改進(jìn)應(yīng)該始終建立在企業(yè)檔案資源構(gòu)成現(xiàn)狀之上，進(jìn)行管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一、編碼統(tǒng)一、信息化建設(shè)等。

二、統(tǒng)一檔案管理目標(biāo)

（一）企業(yè)檔案管理制度化

很多企業(yè)為將檔案管理形成制度化管理，也就是說(shuō)為形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案的各項(xiàng)制度建立必須遵循一個(gè)前提那就是檔案管理的最終目標(biāo)是能夠?yàn)槠髽I(yè)正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供檔案信息。所以，在檔案管理工作的改進(jìn)和修正過(guò)程中必須始終將該目標(biāo)作為檔案工作的首要目標(biāo)。過(guò)去，企業(yè)各種檔案都是由各個(gè)部門(mén)來(lái)進(jìn)行分管，這樣的檔案管理方式復(fù)雜、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。企業(yè)在進(jìn)行制度化的檔案管理過(guò)程中，就是取消這種分庫(kù)保管的方式，將檔案信息內(nèi)容進(jìn)行集中和統(tǒng)一，為企業(yè)的活動(dòng)提供有效信息。

（二）建立檔案管理考核制度

由于企業(yè)對(duì)檔案管理工作的疏忽，并沒(méi)有建立對(duì)檔案管理工作者的考核制度，導(dǎo)致了檔案管理工作者在工作上存在一定的漏洞。為了能夠加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理的效果和效率，企業(yè)必須針對(duì)檔案管理的相關(guān)工作建立科學(xué)的績(jī)效考核制度，促進(jìn)檔案管理人員的工作積極性?？己酥贫鹊慕?yīng)該遵循這樣的原則：檔案管理人員在進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢驗(yàn)、查收的過(guò)程中，必須保證檔案工作能夠滿(mǎn)足企業(yè)的對(duì)檔案信息的需求。以此為標(biāo)準(zhǔn)，延伸至企業(yè)各項(xiàng)檔案管理中，如此一來(lái)使得檔案管理變得更加具有針對(duì)性和務(wù)實(shí)性，轉(zhuǎn)變檔案管理者的管理理念，能夠充分的發(fā)揮出企業(yè)檔案的真正作用。

（三）全卷宗的管理方式

各個(gè)類(lèi)別和各個(gè)級(jí)別的檔案在移交管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵從全卷宗理念，也就是說(shuō)所有需要進(jìn)行歸檔的企業(yè)檔案都應(yīng)該保證全卷宗的完整，檔案管理這要在全卷宗的內(nèi)容下進(jìn)行整理，之后在檔案管理制度的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下，統(tǒng)一管理歸檔檔案的檢索和規(guī)范。這樣的管理方式轉(zhuǎn)變就是要求從檔案管理角度出發(fā)，對(duì)檔案的整理狀態(tài)和盡管標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，而不是從各個(gè)部門(mén)的角度出發(fā)進(jìn)行檔案管理，這樣的管理方式改進(jìn)有助于檔案信息整理狀態(tài)的統(tǒng)一化，便于今后檔案資源的檢索。

三、整合企業(yè)檔案編碼

當(dāng)前，很多企業(yè)的檔案管理都是采用分庫(kù)管理方式，也就是說(shuō)每個(gè)部門(mén)有每個(gè)部門(mén)的檔案管理方式，其所管理的檔案編號(hào)往往都是各不相同，在進(jìn)行企業(yè)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，不統(tǒng)一的檔案管理編碼將會(huì)給信息化建設(shè)造成一定的阻礙。所以，在企業(yè)對(duì)檔案資源進(jìn)行整合過(guò)程中，首先需要建立統(tǒng)一檔案編碼體系。從檔案學(xué)的角度看，檔案號(hào)最初作用是對(duì)入檔的檔案保管單元進(jìn)行記數(shù)和統(tǒng)計(jì)，過(guò)去在企業(yè)檔案管理中檔案號(hào)通常是由各個(gè)部門(mén)自行進(jìn)行賦碼。也就是說(shuō)分庫(kù)管理的方式在檔案編碼會(huì)存在多種多樣的編碼方式，文書(shū)檔案、技術(shù)技檔案、合同文書(shū)、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、影像檔案、實(shí)物檔案等分門(mén)別類(lèi)，這個(gè)企業(yè)檔案信息的整合帶來(lái)了極大的困難。因此，企業(yè)必須要建立統(tǒng)一的編碼體系，實(shí)現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部使用統(tǒng)一的檔案標(biāo)號(hào)規(guī)則進(jìn)行檔案編碼，徹底解決不同部門(mén)檔案標(biāo)號(hào)不統(tǒng)一的情況，設(shè)計(jì)出適用于企業(yè)全部門(mén)的檔案編碼方式，以檔案形成的特征、檔案管理的方式以及檔案排序的特征等作為基礎(chǔ)。對(duì)每一個(gè)特征都進(jìn)行賦碼標(biāo)準(zhǔn)，形成特征可以包含檔案形成的部門(mén)、時(shí)間、項(xiàng)目、產(chǎn)品代碼、合同文書(shū)代碼、員工編號(hào)等；管理方式特征可以包括歸檔的檔案所在的分類(lèi)號(hào)以及保管期限等；排序特征主要包含文件號(hào)、張?zhí)?、盒?hào)以及柜號(hào)等。將各個(gè)類(lèi)別的號(hào)嵌入到信息系統(tǒng)中，采用系統(tǒng)賦碼和人工調(diào)整的方式對(duì)整個(gè)企業(yè)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一編碼管理。通過(guò)對(duì)檔案編號(hào)的整合，可以徹底的解決掉全企業(yè)的檔案資源碎片化的現(xiàn)狀，促進(jìn)檔案的可檢索程度、進(jìn)準(zhǔn)程度的提升。

四、檔案管理信息化

企業(yè)檔案管理的信息化一直在進(jìn)行，但是有些企業(yè)的檔案管理信息化成效甚微。之所以會(huì)出現(xiàn)這樣的情況，主要原因在于檔案管理者的技能素質(zhì)存在一定的欠缺、信息化系統(tǒng)的邏輯較為簡(jiǎn)單不能做復(fù)雜處理、檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間不能互通等。檔案信息化的建設(shè)需要具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)的人員來(lái)進(jìn)行信息化系統(tǒng)建設(shè)，檔案信息化建設(shè)需要對(duì)現(xiàn)有的人工管理方式進(jìn)行升級(jí)，對(duì)捂業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整合保證流程通順，以上這些現(xiàn)狀導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)需要投入大量的成本。新時(shí)期下，企業(yè)檔案管理發(fā)生了巨大的改變，在信息化建設(shè)過(guò)程中需要企業(yè)對(duì)檔案業(yè)務(wù)的流程進(jìn)行重新梳理和調(diào)整。過(guò)去企業(yè)在進(jìn)檔案信息化管理時(shí)，通常是以人工為主，先計(jì)算機(jī)為輔的方式，這種管理方式自然會(huì)加大企業(yè)的管理成本。隨著，計(jì)算技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前企業(yè)檔案管理信息化并不是意味著完全信息化，而是以信息化技術(shù)為主，人工管理方式為輔助。企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)應(yīng)該采用現(xiàn)代化的管理思維，對(duì)各個(gè)部門(mén)的檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行整合，在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和制度下進(jìn)行檔案管理工作，這是企業(yè)建立信息化的檔案管理必要途徑。采用層級(jí)化的思維模式，對(duì)不同層級(jí)業(yè)務(wù)狀態(tài)進(jìn)行獨(dú)立設(shè)計(jì)，最后將各個(gè)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)嵌入到系統(tǒng)中，使得檔案管理工作既能夠在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行又能夠保證各個(gè)層級(jí)檔案業(yè)務(wù)的獨(dú)立性。

五、提升檔案的歸檔質(zhì)量

隨著檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，管理人員應(yīng)該不斷的提升歸檔質(zhì)量，必須嚴(yán)格的按照要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔。在檔案的整合和利用時(shí)，要準(zhǔn)確的標(biāo)明檔案信息檢索、識(shí)別路徑、多角度信息檢索等，在檔案管理中能夠真正發(fā)揮出檔案記錄功能。另外對(duì)檔案的核心業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，例如檔案分類(lèi)表、歸檔范圍表、檔號(hào)編制方法等進(jìn)行現(xiàn)代化的管理方式，保證檔案信息能夠順利的錄入到信息系統(tǒng)中，加快推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。