如何全面強化醫(yī)院檔案管理

石磊

（五大連池市團結(jié)鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院，黑龍江 五大連池 164100）

一、醫(yī)院檔案的價值作用

醫(yī)院檔案是歷史的見證。醫(yī)院檔案是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的信息紐帶，記錄著醫(yī)院興衰發(fā)展的歷史，從不同角度全面客觀地反映不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，通過檔案我們可以探尋歷史發(fā)展的軌跡和規(guī)律。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作的憑據(jù)。醫(yī)院檔案為醫(yī)院現(xiàn)代化管理提供了可靠依據(jù)，使醫(yī)院管理在現(xiàn)代醫(yī)學模式轉(zhuǎn)變中，由單純經(jīng)驗型、粗放型向科學型、集約型轉(zhuǎn)變，隨著我國市場經(jīng)濟模式的初步建立，醫(yī)院的建設與發(fā)展處在一個非常的時期，醫(yī)院檔案也增添了新的內(nèi)容，是醫(yī)院宏觀管理與微觀管理的第一手信息，檔案能為決策者提供適當?shù)睦硇运伎迹龠M醫(yī)療技術水平和醫(yī)療服務質(zhì)量不斷提高，增強醫(yī)院的競爭實力。

醫(yī)院檔案是醫(yī)學科學研究的基礎和條件。醫(yī)院檔案有利于醫(yī)學科研成果的開發(fā)、推廣和應用。在臨床、教學、科研工作中，要想取得更多的科研成果，就必須擁有大量充分可靠的資料。醫(yī)院檔案在醫(yī)學活動中為總結(jié)前人經(jīng)驗準備了資料，為后人推動醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了條件。

醫(yī)院檔案是維護醫(yī)患雙方權益的法律依據(jù)。醫(yī)院檔案不僅涉及醫(yī)院本身歷史發(fā)展的全貌，更涉及廣大人民群眾就醫(yī)看病的醫(yī)療文書檔案、病理切片資料、X線攝片、各種檢查圖文資料等，關系到人民群眾的健康和醫(yī)學科學的發(fā)展。隨著醫(yī)療法律法規(guī)的不斷完善，醫(yī)院檔案是醫(yī)院活動中維護醫(yī)患雙方利益的法律依據(jù)，對于處理醫(yī)療糾紛、維護醫(yī)院穩(wěn)定的工作秩序具有不可替代的作用。

醫(yī)院檔案是進行宣傳教育的生動資料。醫(yī)院檔案包括在醫(yī)院建設和發(fā)展中產(chǎn)生的全部資料和反映醫(yī)院興衰的各種載體材料，如文書檔案、科技檔案、財會檔案、病歷檔案、基建檔案、設備檔案、人物檔案，以及照片、錄音帶、錄像帶、光盤等各類聲像資料，為醫(yī)院宣傳教育提供了生動的素材。

醫(yī)院檔案也是醫(yī)院文化的重要體現(xiàn)。醫(yī)院檔案承載著精神文明的優(yōu)秀成果，對精神文明的傳承、創(chuàng)新和發(fā)展具有重要作用，是醫(yī)院精神文明建設與醫(yī)院文化建設的重要內(nèi)容。

二、切實加強醫(yī)院檔案管理

領導重視是檔案管理工作的關鍵。領導重視是檔案管理的前提，醫(yī)院領導必須率先增強檔案意識，從根本上改變檔案工作可有可無、質(zhì)量優(yōu)劣無關大局的認識，切實把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展，使之更好地服務于醫(yī)院建設和發(fā)展。

圍繞醫(yī)院中心工作開展業(yè)務是提升檔案價值作用的重點。檔案部門要積極運用多種形式和載體做好檔案業(yè)務，為醫(yī)院管理工作起到有力的后盾作用。

多渠道開發(fā)利用檔案信息資源是展示檔案價值作用的最佳途徑。醫(yī)院檔案工作者要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為醫(yī)療、教學和科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現(xiàn)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，讓檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮重要作用，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進檔案建設。

三、規(guī)范化檔案管理

（一）加強硬件設施、提高人員素質(zhì)

《檔案法》中明確規(guī)定“檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識”。作為醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的具體實施者，醫(yī)院檔案管理人員要求提高其綜合素質(zhì)。提高醫(yī)院檔案管理人員學習積極性，對其進行現(xiàn)代化檔案管理的培訓指導，熟練業(yè)務，熟悉專業(yè)知識，掌握業(yè)務程序，了解業(yè)務要求。加強對管理人員的日?？己?，提高管理人員的崗位責任心，確保檔案收集及歸檔工作的持續(xù)性、嚴密性、完整性。

（二）網(wǎng)絡化管理和健全的檔案管理制度的建立

內(nèi)容復雜繁瑣，技術性、專業(yè)性強，部門繁多分散，保管要求、機密晨讀差異懸殊等，是醫(yī)院檔案工作的特點。這樣就需要根據(jù)醫(yī)院具體情況，來制定一個合理的檔案管理制度。同時，要在檔案的收集、歸檔、利用、保管、保密、銷毀、移交等方面不斷地完善和規(guī)范，認真制定工作流程表、保管期限表、歸檔范圍表等，使檔案管理工作細致到位、有章可循，使每個環(huán)節(jié)都有制度約束和明確的要求。將醫(yī)院不同類別、不同科室、不同部門的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核，同步發(fā)展。醫(yī)院內(nèi)完整的檔案工作網(wǎng)絡形成是非常重要的，由于各部門、各技術人員，都是文件材料的形成者，如此分散的材料形成，勢必會影響檔案的收集工作。這就需要各部門配合檔案管理工作，配備一名兼管收集本部門檔案資料的專人，并接受檔案室主管領導具體指導業(yè)務，定期對本部門檔案資料進行初步整理并移交。最終形成一個統(tǒng)一機構、統(tǒng)一領導、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一保管的網(wǎng)絡化檔案管理制度。

（三）醫(yī)院管理建立信息一體化管理模式。

一般情況下，醫(yī)院各職能部門的信息資源系統(tǒng)是獨立存在的，利用、更新工作滯后或無法實現(xiàn)。如此就要求醫(yī)院必須實行檔案、信息管理的一體化，建立一個功能齊全、結(jié)構合理、高效的醫(yī)院管理信息中心。實現(xiàn)信息，檔案一體化管理有利于統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一收集整理，加工統(tǒng)計相關信息，統(tǒng)一目標體系，統(tǒng)籌各類信息結(jié)構，這樣不僅便于檢索、利用，更蓐要的是為建立醫(yī)院管理系統(tǒng)實行全院計算機聯(lián)網(wǎng)，為實行信息資源共享打下良好的基礎。

結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化是醫(yī)院醫(yī)院實現(xiàn)基本職能的關鍵，應得到醫(yī)院及省市各級領導的重視、關心和支持。培養(yǎng)綜合素質(zhì)高的專業(yè)檔案管理人員，是《檔案法》、《衛(wèi)生檔案管理規(guī)定》得以堅決的貫徹與執(zhí)行，為醫(yī)院管理發(fā)揮重要的作用。