淺談企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識(shí)研究

張紅麗

（中國(guó)石油管道局工程有限公司第三工程分公司，河南 中牟 451450）

一、行政辦公室工作的特點(diǎn)

因?yàn)楦鱾€(gè)企業(yè)的行政事務(wù)都有一定的特殊地方，而且行政辦公室里的工作對(duì)于其他工作部門的專業(yè)性差，而且重復(fù)的幾率也大，容易出現(xiàn)各種突發(fā)事件，因此行政辦公室的大體工作都體現(xiàn)出繁雜多亂的特點(diǎn)，經(jīng)過整理后大概為以下幾個(gè)方面。

（一）服務(wù)性、主動(dòng)性

行政辦公室在工作時(shí)，要把里面的辦公環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，給企業(yè)營(yíng)造一個(gè)好的形象。而且還可以提升各個(gè)員工自己的工作效率。另外，行政辦公室里面最大的服務(wù)項(xiàng)目目的都是看向企業(yè)的，管理員還需要對(duì)企業(yè)里面的協(xié)調(diào)工作負(fù)責(zé)任，這樣才可以去參加企業(yè)的重要決策項(xiàng)目以及其他項(xiàng)目。而行政辦公室服務(wù)性也是判決了自己的主動(dòng)性，并且每天行政辦公室的工作都是在提升對(duì)企業(yè)里外各部門服務(wù)的管理，例如行政辦公室主動(dòng)去調(diào)節(jié)單位的業(yè)務(wù)，先前思考領(lǐng)導(dǎo)布置工作的時(shí)候，所要用到的物資等，自己先前做好會(huì)議要點(diǎn)等?？偟膩碚f辦公室的工作性質(zhì)也直接指定了服務(wù)性，而主動(dòng)性指定了服務(wù)的水平性。

（二）復(fù)雜性

大的為招投標(biāo)合同的簽字過程，小的是日常辦公材料的購(gòu)買，所以行政辦公室里面的工作可以說是覆蓋到了個(gè)個(gè)層面。而里面大部分的總體工作形式卻不是按照安排上班，所有會(huì)有一些突發(fā)的事情把原本工作的流程和相應(yīng)的計(jì)劃給她打斷，從而也判定了事物管理的復(fù)雜性。因?yàn)樾姓k公室里的工作也有一定行的服務(wù)性，所以不管是怎樣的工作性能，只要有它有包括服務(wù)項(xiàng)的就一定會(huì)有繁雜多亂的特點(diǎn)，當(dāng)然這也是不可以隨意避免的一大特點(diǎn)。

（三）分散性

經(jīng)過以上文章可得出，行政辦公室工作不只是區(qū)區(qū)限定在某個(gè)事件的工作，它都是擴(kuò)散到企業(yè)里面內(nèi)個(gè)層次，層面的管理。同時(shí)這也是因?yàn)樾姓k公室擁有分散性的工作特征。例如：行政辦公室在面對(duì)一項(xiàng)辦公物資進(jìn)行購(gòu)買時(shí)，需要先對(duì)將要購(gòu)買的物資確定，并且還要對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)，做好相關(guān)記錄，最后還需要定期地檢查等，倘若產(chǎn)生問題，就需要對(duì)外面的進(jìn)行聯(lián)系和處理。然而這個(gè)工作方法看起來都是比較條理話與生活化的，不過里面的每一項(xiàng)任務(wù)工作都是比較分散不聚集的，所以關(guān)聯(lián)性也不會(huì)很高。并且還可以從里面可以知道，行政辦公室大多數(shù)的工作性質(zhì)大部分都是分散并且多種類的。

二、在行政辦公室管理工作時(shí)存在的問題。

因?yàn)檗k公室里面的管理工作都是繁雜多樣的，所以都會(huì)同時(shí)接觸到各部門的次數(shù)也很多。因此我們?cè)谄匠５墓芾砼c其工作時(shí)會(huì)產(chǎn)生許多的問題。而這些也對(duì)都有以下幾個(gè)方面。

（一）企業(yè)里面的配合性能弱

現(xiàn)在企業(yè)的行政管理業(yè)務(wù)工作早已不是行政辦公室處理，不過也是要企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門積極配合才能協(xié)助調(diào)節(jié)工作，最后達(dá)到管理員想要達(dá)成的目標(biāo)。不過依現(xiàn)在的發(fā)展來說，企業(yè)每個(gè)部門大都是只注意到自己部門的工作，自己做自己的，缺少配合意識(shí)。倘若遇到一些分工有些不確定的工作。企業(yè)的各個(gè)部門都不想承擔(dān)后果，還有的人相互推辭，大大影響到了整體企業(yè)水平的行政事件的管理質(zhì)量以及標(biāo)準(zhǔn)化水平的發(fā)展，對(duì)各個(gè)部門沒有協(xié)助調(diào)節(jié)的共同發(fā)展。

（二）企業(yè)管理觀念落后老舊

面對(duì)開革開放的新時(shí)代，本國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展也開始有了飛快的提升，所以對(duì)于我們企業(yè)行政辦公室的管理模式也將會(huì)面臨一個(gè)強(qiáng)有力的挑戰(zhàn)。不過這對(duì)于我們國(guó)家大部分的行政辦公室管理員工來說，他們的管理觀念還有管理水平還沒有同時(shí)代的發(fā)展而改善，一直都是使用以前的老套路，舊方法，從規(guī)范管理與管理制度來看也都是非常落后保守的，這也會(huì)給整體企業(yè)的行政工作效率發(fā)展拖后提，影響到品牌的形象，并且還是與以前的時(shí)代發(fā)展一樣落后。

（三）行政辦公室管理制度還沒有完善

當(dāng)前缺少比較完善的管理制度，所以行政辦公室里面的管理工作也有幾率會(huì)變得懶懶散散，不可以與企業(yè)高效率的發(fā)展想適應(yīng)。而且在實(shí)際的工作里面，還會(huì)出現(xiàn)職責(zé)分工不夠明確等現(xiàn)象，原本腦中的工作思路與管理形勢(shì)也開始變得不清晰，開始模糊。這些問題嚴(yán)重加重了行政辦公室里行政事物的難易程度，在一定程度上限定了行政辦公室的發(fā)展，而且如果持續(xù)這樣發(fā)展下去，還有很大幾率對(duì)企業(yè)的形象和文化建造給予更大的影響。

三、提高行政辦公室管理工作的有效措施

為了提升企業(yè)整個(gè)整體的行政高效率水平，增強(qiáng)行政辦公室的行政管理，企業(yè)的管理員也可以從以下幾個(gè)點(diǎn)來思考優(yōu)化改善的方法來改善行政辦公室的工作方式。

（一）提高行政辦公室里各個(gè)人物的整體道德素質(zhì)

倘若把企業(yè)比做一個(gè)人類的身體，員工是他的血液，負(fù)擔(dān)著企業(yè)全部的發(fā)展傳承。因此員工個(gè)人素質(zhì)的高低也會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展也開始變?yōu)橄喈?dāng)重要的作用。所以企業(yè)不注重人才的培育，將會(huì)造成自己慢慢走向自毀失敗的道路，因此我們要增強(qiáng)員工個(gè)人素質(zhì)與其自己的技能培育，這是相當(dāng)重要的。

（二）優(yōu)化改善行政辦公室的管理制度

如果企業(yè)想要無阻礙完成行政工作就需要規(guī)范化的管理制度。制造一項(xiàng)擁有科學(xué)規(guī)范化的管理制度有利于企業(yè)更加優(yōu)異地發(fā)展，而且也是非常重要的一項(xiàng)管理措施。在管理制度規(guī)范里面還需要一些權(quán)威性的權(quán)威，這樣才能夠完整起到一定的束縛作用，而且還要把行政工作進(jìn)行日常規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化還有明確化等，保證每一個(gè)人懂得自己的職責(zé)，優(yōu)化工作程序，提升工作效率，還可以起到一定的績(jī)效考核的作用。

（三）增強(qiáng)行政辦公室里面工作人員的思想構(gòu)思

想要作一個(gè)好的企業(yè)，需要優(yōu)異的業(yè)績(jī)，還需要每個(gè)員工的工作精神與心理問題上的關(guān)心，這都是行政工作管理員所需要知道的問題。擁有一個(gè)良好的態(tài)度去工作，需要一個(gè)好的思想構(gòu)思去實(shí)行，所以可以通過各個(gè)方面的鼓勵(lì)與企業(yè)文化建設(shè)的發(fā)展活動(dòng)，以及團(tuán)建活動(dòng)等方法來慢慢培養(yǎng)行政辦公室管理人員積極向上的性格，讓工作環(huán)境擁有一個(gè)優(yōu)良的工作氛圍，而且這可以從本質(zhì)上把工作人員的辦事低迷情況減少和改正。

總結(jié)：現(xiàn)如今我國(guó)的企業(yè)管理還存在一點(diǎn)的問題，企業(yè)要提高自己的行政工作水平，就要不斷的完善自己的管理系統(tǒng)，并且較為深刻的理解國(guó)家法律法規(guī)所帶來的風(fēng)向，從而進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)而穩(wěn)定的發(fā)展。