檔案管理的規(guī)范性探索

姜榮謙

（寶清縣政府信息數(shù)據(jù)中心，黑龍江 雙鴨山 155600）

引言：檔案管理對(duì)于個(gè)人以及單位都是有著不可替代的重要性,不過(guò),近些年來(lái)人員的流動(dòng)性有所增加,而且各企業(yè)單位在用人制度上比較寬松,這就使得檔案管理工作的質(zhì)量出現(xiàn)了下滑的現(xiàn)象,而實(shí)際上,在檔案管理數(shù)據(jù)化、電子化、信息化程度提升的大背景下,檔案管理規(guī)范性的要求越來(lái)越高,對(duì)檔案管理從業(yè)人員、工作機(jī)制、設(shè)備條件等方面的標(biāo)準(zhǔn)也越來(lái)越嚴(yán)。

一、檔案管理規(guī)范性的重要意義

（一）有利于檔案管理信息化水平的提高

檔案工作必然向著管理信息化的方向發(fā)展,特別是在信息以及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)出現(xiàn)以后,對(duì)檔案管理提出了更高的要求。所以,檔案管理規(guī)范性,可以達(dá)到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)信息,以便于數(shù)據(jù)的分類(lèi)、采集、分析、整理。

（二）有利于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平的提高

檔案管理的規(guī)范性能夠有效提高檔案登記、歸檔、整理等方面工作的規(guī)范性,通過(guò)按照相關(guān)制度的要求開(kāi)展工作,還能夠提高管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。特別是對(duì)于專(zhuān)業(yè)人員而言,能夠通過(guò)管理的規(guī)范性使其業(yè)務(wù)水平得到很好的提升,進(jìn)而提升了管理工作的質(zhì)量。

（三）有利于單位的人事管理質(zhì)量的提高

檔案管理工作是單位人事管理工作的重要組成部分,因此檔案管理的規(guī)范性的提升對(duì)人事管理工作一定會(huì)產(chǎn)生促進(jìn)和鞭策作用。能夠更好的從制度、組織、工作機(jī)制、人員素質(zhì)四個(gè)層面來(lái)規(guī)范和約束,從而提高單位人事管理工作質(zhì)量。

二、檔案管理規(guī)范性出現(xiàn)問(wèn)題的原因

（一）觀念認(rèn)識(shí)不足

關(guān)于檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)與理解上還有一些單位存在偏差。大部分都是由于主動(dòng)性不強(qiáng)而造成的。很多單位的檔案管理人員都是通過(guò)兼職的形式來(lái)完成此項(xiàng)工作,不會(huì)去主動(dòng)認(rèn)識(shí)并了解檔案管理工作的重要性,而且整理檔案以及匯總檔案信息時(shí)也缺乏一定的時(shí)效性。其次標(biāo)準(zhǔn)性不強(qiáng)。大部分檔案管理的工作人員都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn),根本不熟悉檔案記載、整理等工作內(nèi)容,有甚者還是通過(guò)借調(diào)或是臨時(shí)安排的工作人員來(lái)完成此項(xiàng)工作。另外,關(guān)注度也不強(qiáng)。針對(duì)檔案管理工作部分單位領(lǐng)導(dǎo)都不夠重視,沒(méi)有對(duì)檔案保管的設(shè)備以及環(huán)境加強(qiáng)重視,進(jìn)而對(duì)管理規(guī)范性的提高產(chǎn)生了不利的影響。

（二）管理制度不健全

對(duì)于單位日常管理工作中,檔案管理工作時(shí)其重要的組成部分,并且對(duì)于工作有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)以及制度規(guī)范。不過(guò)近些年計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的普遍應(yīng)用,很多單位都沒(méi)有完全落實(shí)檔案管理方面的制度。一方面,在收集整理檔案資料上,很多單位把精力都放在資料的搜集上,對(duì)于整理、歸檔等工作比較散漫,只有在單位年底檢查的時(shí)候進(jìn)行一次統(tǒng)一的整理。另一方面,檔案管理不嚴(yán)格。想要落實(shí)檔案管理的規(guī)范性,必須要有相關(guān)的制度給予保障。不過(guò),一些單位根本不按照檔案管理制度進(jìn)行管理工作,而且相關(guān)的管理人員對(duì)工作也缺少一定的責(zé)任心。

（三）監(jiān)管機(jī)制不到位

檔案管理工作的特殊性,給監(jiān)管工作帶來(lái)了一些不便,特別是在檔案管理規(guī)范性的建設(shè)上,缺少檔案專(zhuān)業(yè)的管理人員、缺少監(jiān)管檔案的部門(mén)的這些問(wèn)題都比較突出。其原因之一監(jiān)管手段不足。本單位的人員監(jiān)管檔案管理部門(mén)的工作不夠重視、上級(jí)的監(jiān)管部門(mén)受限于制度不方便監(jiān)管,這就使得很多事業(yè)單位監(jiān)管檔案管理的工作變成了一個(gè)擺設(shè)。原因之二是沒(méi)有明確監(jiān)管責(zé)任。對(duì)于檔案管理工作的職責(zé)沒(méi)有進(jìn)行明確的分配,這也使得檔案管理監(jiān)管工作的效率無(wú)法提高。原因之三監(jiān)管獎(jiǎng)懲不清。不管是以出現(xiàn)的問(wèn)題,或是可能出現(xiàn)的問(wèn)題,懲治以及糾錯(cuò)的力度都不夠。

三、檔案管理規(guī)范性探索方法

（一）轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)

針對(duì)檔案管理規(guī)范性重要性,單位的所有工作人員都應(yīng)該加強(qiáng)認(rèn)識(shí)與了解。樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)意識(shí),一定要按照相關(guān)制度的要求,做好檔案的登記、匯總、整理;樹(shù)立責(zé)任意識(shí),本著為他人以及單位負(fù)責(zé)的精神,一定把檔案管理相關(guān)工作做好;樹(shù)立整體意識(shí),一定把單位和個(gè)人的信息進(jìn)行詳細(xì)的收集和整理,提高檔案管理的全面性。

（二）完善檔案管理規(guī)范性體系

在制度建設(shè)方面,對(duì)檔案管理規(guī)范體系要進(jìn)行完善，建立一個(gè)統(tǒng)一的、科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，加快相關(guān)制度的落實(shí)。首先要建立資源共享機(jī)制。檔案信息管理就是為單位以及個(gè)人而服務(wù)的,一定要把數(shù)據(jù)做到齊全、規(guī)范。這樣可以更加快捷的掌握單位以及個(gè)人所需的信息數(shù)據(jù)，還能對(duì)這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的更新與匯總，進(jìn)而提高檔案管理的規(guī)范性。其次，建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制。隨著檔案管理數(shù)據(jù)化逐步的發(fā)展，對(duì)于數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化需要進(jìn)行相應(yīng)的提高，同時(shí)也是檔案管理規(guī)范性發(fā)展的必然要求。所以，檔案管理部門(mén)要從上至下的統(tǒng)一規(guī)范相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),便于數(shù)據(jù)的匯總和整理。

（三）加強(qiáng)檔案管理規(guī)范性監(jiān)督檢查

對(duì)于日常的管理工作，要做到細(xì)化分工，監(jiān)管的職責(zé)要進(jìn)行明確，通過(guò)責(zé)任制的管理工作來(lái)加強(qiáng)規(guī)范性的落實(shí)。第一，要由專(zhuān)人來(lái)負(fù)責(zé)管理工作。各單位對(duì)于檔案管理工作的負(fù)責(zé)人要給予明確，從而使檔案的專(zhuān)業(yè)性能夠得到有利的保障，并且建立相關(guān)的交接機(jī)制，保證管理工作不會(huì)間斷。第二，要加大監(jiān)管的力度。單位內(nèi)部以及相關(guān)的上級(jí)部門(mén)對(duì)檔案管理規(guī)范性的監(jiān)管力度要加強(qiáng)，要將相關(guān)的制度規(guī)定落實(shí)到工作實(shí)處，對(duì)于軟硬件的建設(shè)，要給予一定的保障。第三，嚴(yán)格實(shí)施獎(jiǎng)懲措施。關(guān)于檔案管理工作的檢查要予以重視，建立完整的獎(jiǎng)懲機(jī)制來(lái)針對(duì)所出現(xiàn)的問(wèn)題，促進(jìn)工作制度落實(shí)。

（四）滿(mǎn)足檔案管理規(guī)范性多樣需求

首先，單位需要招聘專(zhuān)業(yè)能力較強(qiáng)的管理人才；其次，管理人員在上崗之前還要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，讓上崗人員對(duì)管理工作有一個(gè)深入的了解。對(duì)于管理專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)內(nèi)容，要根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際工作情況，來(lái)加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn)；工作人員不積極的工作心態(tài)，通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制來(lái)加強(qiáng)工作態(tài)度的培養(yǎng)，進(jìn)而提高工作人員在檔案管理工作中的積極性。

結(jié)束語(yǔ)：

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范是信息社會(huì)發(fā)展的必然要求,只有加強(qiáng)檔案信息化管理的規(guī)范化建設(shè),才能為信息使用者提供更安全,更優(yōu)質(zhì)的服務(wù),推進(jìn)檔案信息化管理工作的不斷進(jìn)步。