民企信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及突破方式淺談

李義常

民企的信息化建設(shè)至關(guān)重要。數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確不完整對民企是一種困局，數(shù)據(jù)不及時(shí)同樣是一種損失。在這個(gè)信息時(shí)代網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，企業(yè)沒有信息化，或者信息化程度較低，都會(huì)使自己處于一種被動(dòng)甚至落后的狀態(tài)。核算滯后，要什么沒什么，企業(yè)基本的經(jīng)營情況都沒有準(zhǔn)確及時(shí)的數(shù)據(jù)分析，更不用說對企業(yè)的經(jīng)營管理起到促進(jìn)作用。

正是認(rèn)識到信息化管理的重要性，所以現(xiàn)在各個(gè)行業(yè)，各種規(guī)模的民企，都在搞信息化建設(shè)。各種程度的信息化，好的不好的，有作用沒作用的，大家都在做，起碼也要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化。然而付出了人力物力，屢挫屢戰(zhàn)，民企的信息化建設(shè)的現(xiàn)狀時(shí)至今日仍然不夠理想。

我所在的沿海一線城市，民企的信息化現(xiàn)狀是這樣;內(nèi)地企業(yè)的信息化程度相信只會(huì)更糟。二十年前是這樣，二十年后也還是這樣。我認(rèn)識的企業(yè)是這樣，我不認(rèn)識的企業(yè)相信也好不到哪里去。當(dāng)然信息化做得好的企業(yè)也有，鳳毛麟角。我深思再三，總結(jié)其原因，大概分為三種情況：（一）家族制企業(yè)，老板的文化水平本就不高，聘用的財(cái)務(wù)人員內(nèi)勤人員大都是親友，文化水平也不高。老板決心搞信息化建設(shè)，又不愿意聘請信息化人才，所以等軟件公司的實(shí)施人員一撤離，不長時(shí)間就運(yùn)轉(zhuǎn)不靈，終至廢置。（二）急功近利的民企，老板有魄力實(shí)施信息化，也招聘了信息化人才，但只是想讓外聘人員教會(huì)他信任的員工，卻不明白信息化建設(shè)涉及方方面面，要求主管人員綜合能力很強(qiáng)，不是幾個(gè)小圈子人學(xué)會(huì)操作就會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)流暢或者起到作用的。等信息部主管人員完成了他的使命因各種莫名其妙的原因撤離，企業(yè)的信息化建設(shè)也終會(huì)式微，或者成為擺設(shè)。歸根結(jié)底還是企業(yè)的格局太小。（三）最重要的原因，是軟件公司與小微民企的背離，與企業(yè)要求的背離，認(rèn)識水平的背離，標(biāo)準(zhǔn)化與林林總總企業(yè)現(xiàn)狀的背離。軟件公司走的是教科書的路子，人員也大多是剛出校門不久的員工，講起來頭頭是道，用起來往往不切實(shí)際。大企業(yè)的情況好一些，企業(yè)有人員儲(chǔ)備，可以付出較高的成本，軟件公司也派出有經(jīng)驗(yàn)的高手來實(shí)施，可以實(shí)現(xiàn)雙贏的局面。小微企業(yè)則不同，企業(yè)不愿意支付較高的費(fèi)用，軟件公司也沒有做多的熱情，往往前期實(shí)施就埋下隱患。實(shí)施人員一旦撤離，企業(yè)的信息化工作不久就會(huì)擱置或者不能充分使用。

面對各式各樣的民企管理現(xiàn)狀，怎么去找到適合企業(yè)特點(diǎn)并能被各方面接受的信息化方案呢？以我多年的信息化工作經(jīng)歷，我認(rèn)為有以下幾方面必須做到的工作：

（一）選用合適的軟件;要考慮企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略要求，也要考慮企業(yè)對軟件成本的接受度。

（二）要進(jìn)行充分的調(diào)研，了解供應(yīng)鏈和財(cái)務(wù)各環(huán)節(jié)的需求，了解操作人員的技能水平。

（三）制定財(cái)務(wù)和供應(yīng)鏈流程;經(jīng)過多次會(huì)議研討，流程經(jīng)各部門主管會(huì)簽，總經(jīng)理核準(zhǔn)。

（四）充分的前期培訓(xùn)和資料準(zhǔn)備;如果資料不充分，要有處理預(yù)案。

（五）實(shí)施過程要循序漸進(jìn)，可以先財(cái)務(wù)，然后供應(yīng)鏈，然后生產(chǎn)制造;也可以財(cái)務(wù)和供應(yīng)鏈同時(shí)啟動(dòng)，然后生產(chǎn)模塊，穩(wěn)扎穩(wěn)打，過程鞏固，一步步建立使用者的信心。當(dāng)然首先信息主管要有絕對的信心。

（六）要對ERP實(shí)施后的運(yùn)行情況進(jìn)行持續(xù)監(jiān)測，隨時(shí)答疑解難，隨時(shí)更正各方面的流程要求。在大的方向不變的前提下，各模塊的流程不是不可以改變，而是要合理變動(dòng)，力爭適合使用者的目標(biāo)要求和簡化操作的要求。

1.銷售模塊：（1）銷售內(nèi)勤錄入銷售訂單，生成發(fā)貨單，財(cái)務(wù)審核;（2）發(fā)貨時(shí)銷售內(nèi)勤打印經(jīng)財(cái)務(wù)審核的發(fā)貨單，到倉庫辦理發(fā)貨手續(xù);發(fā)貨單一式五聯(lián)，倉庫、財(cái)務(wù)、客戶、回執(zhí)、出門證各一。（3）產(chǎn)品價(jià)格由財(cái)務(wù)預(yù)先設(shè)定，錄入訂單時(shí)自動(dòng)帶出價(jià)格;（4）銷售部門可查詢存貨庫存、應(yīng)收明細(xì)、發(fā)貨統(tǒng)計(jì)、價(jià)格資料等;按業(yè)務(wù)員設(shè)置查詢權(quán)限;（5）銷售內(nèi)勤根據(jù)財(cái)務(wù)審核的銷售訂單，生成生產(chǎn)訂單并發(fā)布。

這是比較正常的流程。在試行過程中，如果銷售內(nèi)勤對單據(jù)打印機(jī)的使用較難掌握，就可以臨時(shí)變?yōu)橛射N售內(nèi)勤生成發(fā)貨單，財(cái)務(wù)審核打印;如果銷售內(nèi)勤發(fā)布生產(chǎn)訂單比較困難，這要協(xié)調(diào)技術(shù)部門對BOM的錄入，就可以臨時(shí)改為由信息主管監(jiān)控物料清單的錄入并生成生產(chǎn)訂單下發(fā)。

2.倉儲(chǔ)模塊：（1）倉管員審核由發(fā)貨單生成的【出庫單】;審核采購訂單生成的【材料入庫單】;錄入調(diào)撥單、盤點(diǎn)單等;（2）車間統(tǒng)計(jì)錄入產(chǎn)品入庫單;錄入材料出庫單等，倉管員審核;（3）該模塊運(yùn)行過程中，如果車間統(tǒng)計(jì)不到位，可以臨時(shí)由倉管員錄入產(chǎn)品入庫單和材料出庫單;如果倉管員對于錄入盤點(diǎn)表比較困難，可以由財(cái)務(wù)或者信息主管幫助錄入。

3.采購模塊：（1）生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)、倉管員及其他使用部門錄入【申購單】;（2）采購內(nèi)勤根據(jù)【申購單】生成采購訂單，或者直接錄入采購訂單;采購訂單生成【采購入庫單】;（3）該模塊運(yùn)行過程中，如果需求部門沒有錄入申購單，那么采購內(nèi)勤應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)申購單，直接錄入采購訂單;打印采購訂單報(bào)批時(shí)可以附上紙質(zhì)申購單。同樣，如果采購內(nèi)勤沒有及時(shí)生成采購入庫單，對于經(jīng)常性物料的備貨，可以改成由倉管員在收到物料以后，選擇采購訂單生成入庫單報(bào)賬。

4.生產(chǎn)模塊：生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)錄入產(chǎn)品入庫單，材料出庫單等;幫助技術(shù)部門錄入定額工時(shí)及計(jì)劃費(fèi)用等;技術(shù)部門錄入新產(chǎn)品的BOM;車間主管審核生產(chǎn)訂單并排產(chǎn)。

5.應(yīng)收應(yīng)付模塊：財(cái)務(wù)錄入收款單、付款單，生成應(yīng)收應(yīng)付憑證;維護(hù)往來明細(xì)賬;建立可查詢采購入庫、開票情況、付款明細(xì)的應(yīng)付賬務(wù);建立可查詢發(fā)貨情況、收款情況的應(yīng)收賬務(wù)。

6.總賬模塊：綜上所述，民企信息化的建設(shè)是流程的建設(shè)、員工技能的提升、企業(yè)核算的需要、績效考評的基礎(chǔ)等等各方面綜合實(shí)力的建設(shè);是企業(yè)提升管理水平的必要步驟。信息化工作任重道遠(yuǎn)，國家有政策的支持，企業(yè)也應(yīng)有清晰的戰(zhàn)略部署。