分析如何做好高等學(xué)校檔案管理工作

周銀生

（南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校，河南 南陽 473000）

隨著我國經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，教育事業(yè)也在穩(wěn)步前進(jìn)著。我國高校自改革開放以來呈雨后春筍之象遍地生輝，隨著高校的逐年增加，教育任務(wù)的逐年繁重，高校檔案作為高校關(guān)鍵事項(xiàng)的記錄者及高校歷史的承載者，在高校中所發(fā)揮的作用也越來越大。

高校檔案作為高校的重要組成部分，有著無法替代的地位和特別的作用屬性，檔案管理水平的優(yōu)劣一定意義上也決定著學(xué)校辦學(xué)水平、教育水平及綜合管理水平的優(yōu)劣。高校管理者及相關(guān)工作人員只有深入了解檔案的意義及性質(zhì)，重視檔案管理工作，提高自身專業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化自身管理意識(shí)，才能更好地進(jìn)行檔案管理工作，讓高校檔案實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。本文將從高校檔案管理工作的工作特點(diǎn)、管理現(xiàn)狀及如何做好檔案管理工作三方面進(jìn)行詳細(xì)地論述。

一、高等院校檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）綜合性。

高校檔案囊括了文書資料、出版資料、基礎(chǔ)建設(shè)資料、財(cái)務(wù)資料、教學(xué)科研資料、學(xué)生信息資料、學(xué)校歷史資料等等，是一項(xiàng)極具綜合性的管理工作。并且高校檔案的作用也十分廣泛，學(xué)校的教育建設(shè)、基礎(chǔ)建設(shè)、會(huì)議記錄、學(xué)術(shù)交流、外事往來及學(xué)生的入學(xué)、課程、考研等諸多方面都需要高校檔案管理工作的展開，只有將這些方面與檔案管理工作相配合，高校一系列工作才能取得最優(yōu)化的效果。所以，高校檔案管理工作是各方面工作得以展開及順利進(jìn)行的保障。

（二）系統(tǒng)性。

高校檔案是一個(gè)完善的系統(tǒng)，它通過高校全部的行政管理部門產(chǎn)生，并且有著極多的類型和部分，且隨著信息化及互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，高校檔案也不再全都以傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體呈現(xiàn)，更多的是以電子版呈現(xiàn)、如音像、電腦文件等等。而信息化的高速發(fā)展也有利于高校檔案的分門別類和集中整理，使得高校檔案的系統(tǒng)性及規(guī)范性更強(qiáng)，便于管理工作的實(shí)施，大大地提高了工作效率。

（三）應(yīng)用性。

高校檔案有著較強(qiáng)的應(yīng)用性。因?yàn)樯鐣?huì)的進(jìn)步及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校承擔(dān)著培養(yǎng)人才、教育建設(shè)、科學(xué)研究等重?fù)?dān)，高校檔案的管理工作更不能脫離社會(huì)發(fā)展趨勢，應(yīng)通過各種方式向社會(huì)輸送優(yōu)質(zhì)資源，推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，增加檔案管理工作的服務(wù)范圍，提高檔案管理工作的應(yīng)用價(jià)值及利用價(jià)值。[1]

二、高等院校的檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作相關(guān)人員缺乏專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)。

絕大多數(shù)檔案管理工作人員并不是檔案管理專業(yè)出身，其實(shí)并不具備檔案管理的專業(yè)能力。并且對(duì)高校檔案信息沒有深入的了解，所以管理工作并沒有什么起色，這一現(xiàn)象對(duì)高校檔案管理工作是一大阻礙。

（二）收集材料的不全面、不主動(dòng)，且材料缺乏準(zhǔn)確性。

高校檔案通過層層審核最后向上級(jí)提交，繁多的步驟難免會(huì)造成檔案準(zhǔn)確度的下降，有時(shí)候需要提交的檔案過多，出現(xiàn)問題時(shí)工作人員也無法一一排查。

（三）對(duì)檔案的保護(hù)不夠。

保護(hù)不足集中體現(xiàn)在相關(guān)人員不能充分發(fā)揮檔案管理的作用。定期檢查檔案，保證檔案的完整性才能保證工作的順利開展，但是大多工作人員工作積極性不強(qiáng)，工作中還存在著一些不符合工作規(guī)定的情況，沒有檔案安全意識(shí)和保護(hù)意識(shí)。除此之外，檔案管理的權(quán)責(zé)界限也不分明，當(dāng)發(fā)生問題使用責(zé)任機(jī)制追責(zé)時(shí)無法順利展開。

（四）學(xué)生檔案管理的不完善。

當(dāng)下許多高校只是重視檔案的一部分，如教學(xué)檔案、活動(dòng)檔案等，而對(duì)學(xué)生的檔案卻置若罔聞。并高校管理考核制度中并不包括學(xué)生檔案管理工作，這就造成了有關(guān)工作人員對(duì)學(xué)生檔案的忽視，同時(shí)也沒有專門的機(jī)構(gòu)部門對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行特定的檢查和管理，所以結(jié)果便是學(xué)生檔案的管理工作始終沒有達(dá)到規(guī)范化，大大影響了工作的進(jìn)展。[2]

三、做好高等學(xué)校檔案管理工作的策略

隨著社會(huì)的發(fā)展及教育事業(yè)的進(jìn)步，高等學(xué)校檔案管理工作越來越引起各大高校的重視。這不僅需要相關(guān)管理制度及體系的完善，更需要相關(guān)工作人員專業(yè)技能及職業(yè)素養(yǎng)的提升，才能使檔案管理工作在學(xué)校的發(fā)展中貢獻(xiàn)自己的力量。

（一）建立健全高等學(xué)校檔案管理工作體系，制定相關(guān)規(guī)章制度

建立健全高校檔案管理工作體系并制定相關(guān)規(guī)章制度可以使檔案管理工作有規(guī)可依。工作人員在收集和整理資料的時(shí)候可以明確的了解到所需資料的范圍，在工作過程中可以準(zhǔn)確、及時(shí)、全面地完成工作任務(wù)，保證資料的完整性的同時(shí)大大提高了工作效率。其次要對(duì)檔案資料進(jìn)行分門別類地整理歸納，這樣再使用或?qū)ふ覚n案時(shí)才不至于無處可尋。完善檔案資料的整理機(jī)制同樣是重要的一環(huán)，它可以激發(fā)工作人員的積極性，提高檔案重要性意識(shí)。最后要確立明確的獎(jiǎng)懲機(jī)制，并將檔案管理工作納入高校管理人員考核機(jī)制，定期考核，獎(jiǎng)懲分明。

（二）管理工作人員應(yīng)不斷提升自己的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)

打鐵還需自身硬，檔案管理工作人員只有具備了優(yōu)秀的專業(yè)素質(zhì)，才能更好地開展管理工作。首先學(xué)校應(yīng)定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)一些缺乏專業(yè)技能的工作人員進(jìn)行集中更具針對(duì)性地培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)能力。其次要建立考核機(jī)制，對(duì)相關(guān)工作人員定期進(jìn)行考核和抽查，培養(yǎng)他們的責(zé)任意識(shí)和提高他們的工作進(jìn)取心。

（三）加快檔案信息化進(jìn)程

信息化趨勢是檔案發(fā)展的必然趨勢，所以學(xué)校應(yīng)重視問題，投入資金使軟件、硬件趨于完善，積極推進(jìn)檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化、信息化搜索、檢閱、核查、遞交等工作，并提高檔案的安全性。逐漸加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子版檔案的轉(zhuǎn)變，提高工作效率的同時(shí)提高服務(wù)能力，為學(xué)習(xí)工作的實(shí)施提供便利。

結(jié)語：

當(dāng)下學(xué)校的檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，這需要學(xué)校方面重視檔案管理工作，建立健全檔案管理工作體系，為學(xué)校的進(jìn)步提供強(qiáng)有力的保障，更需要相關(guān)人員提高自己的專業(yè)能力，強(qiáng)化自己的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，為教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展盡一份力。