信息化時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新初探

景媛

（山西省陽(yáng)泉市郊區(qū)政務(wù)服務(wù)中心,山西 陽(yáng)泉 045011）

隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式工作效率非常低，已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)，所以檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)引入現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理工作的效率，以下將重點(diǎn)圍繞信息化時(shí)代檔案管理創(chuàng)新工作展開論述。

一、檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的意義

隨著信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，不論是我們的生活還是工作都離不開網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行檔案管理時(shí)，同樣需要使用到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這樣不僅能使工作效率得到顯著的提高，還能在很大程度上規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理工作中的弊端。比如，進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，使用云盤對(duì)檔案進(jìn)行備份，防止管理檔案過程中因?yàn)橐馔馇闆r時(shí)記錄丟失，另外使用云盤進(jìn)行數(shù)據(jù)備份比傳統(tǒng)管理工作相比可以大幅度縮減工作量，同時(shí)還能保證工作質(zhì)量，這是檔案管理工作隨著時(shí)代發(fā)展對(duì)工作進(jìn)行創(chuàng)新之后體現(xiàn)出的優(yōu)勢(shì)[1]。

目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)以及科技都處于高速發(fā)展的階段，在新科技的出現(xiàn)下，人們的生活質(zhì)量得到提高，從前繁瑣的工作也變得非常簡(jiǎn)單，如人們吃午餐可以使用訂餐軟件，這就是時(shí)代發(fā)展過程中的轉(zhuǎn)變。檔案管理工作也需要具備與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展意識(shí)，主動(dòng)接觸、了解當(dāng)前社會(huì)發(fā)展出現(xiàn)的新技術(shù)，并將其引入到工作中，提高管理工作的質(zhì)量。檔案管理人員需要根據(jù)人們對(duì)檔案工作的反饋意見在科技的幫助下思考如何利用當(dāng)代技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，從而能夠在極大程度上保證人們查詢資料的時(shí)間不會(huì)對(duì)其活動(dòng)造成過多的影響，借助當(dāng)前出現(xiàn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)工作進(jìn)行改進(jìn)，針對(duì)時(shí)下的工作理念優(yōu)化管理工作，提升檔案管理工作在服務(wù)方面的表現(xiàn)[2]。

二、信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新方向

(一)完善管理機(jī)制

管理機(jī)制是影響檔案管理工作效率的重要因素，要想隨著時(shí)代發(fā)展做好檔案管理工作，需要對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能保證檔案管理工作能夠變得科學(xué)、高效。對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新工作時(shí)，首先需要了解當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上思考檔案管理工作未來的發(fā)展方向，隨著社會(huì)的發(fā)展過去的管理機(jī)制中必定會(huì)存在不適合當(dāng)前環(huán)境的環(huán)節(jié)，進(jìn)行管理機(jī)制創(chuàng)新工作時(shí)，需要將其果斷的削減掉，并學(xué)習(xí)當(dāng)前的管理方法以及理念，從而才能對(duì)管理工作中存在的不足進(jìn)行修補(bǔ)，在完善管理制度之后，還需要對(duì)其在工作中的表現(xiàn)進(jìn)行跟蹤，并進(jìn)一步進(jìn)行完善，這樣才能使創(chuàng)新之后的管理機(jī)制可以提升檔案管理工作的效率[3]。

（二）創(chuàng)新工作模式

進(jìn)行管理機(jī)制創(chuàng)新的過程中，檔案管理人員必須要更新工作理念，在科學(xué)、合理的工作理念之下進(jìn)行管理機(jī)制的創(chuàng)新才能使檔案管理工作可以事半功倍。與此同時(shí)，檔案管理人員需要學(xué)習(xí)當(dāng)前管理工作的最新理念，并了解當(dāng)前出現(xiàn)的科技，靈活的將其運(yùn)用與檔案管理工作中，在先進(jìn)理念的作用下對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，在創(chuàng)新管理工作模式下進(jìn)行檔案管理工作，可以在很大程度上提高檔案工作的效率，這非常符合當(dāng)下快速、便捷的工作理念[4]。

（三）創(chuàng)新管理技術(shù)

進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要想提高工作效率管理人員應(yīng)該及時(shí)引進(jìn)大數(shù)據(jù)、信息、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)，在這些技術(shù)的加持下能夠使檔案管理工作順利的進(jìn)行，工作人員需要使用現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中搭建出一個(gè)網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)，并在使用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的過程中，結(jié)合相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)工作中使用的技術(shù)進(jìn)行升級(jí)，從而可以在工作中保證網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)具備的開放性以及互通性能夠很好的為檔案管理工作服務(wù)。

三、檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

（一）統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

使用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行檔案資料的管理工作會(huì)因?yàn)椴煌墓芾順?biāo)準(zhǔn)，使資料的流通性變得非常差，對(duì)于這個(gè)問題需要及時(shí)的改進(jìn)，否則檔案管理工作很難進(jìn)行資源共享，要想改變因標(biāo)準(zhǔn)不一造成的混亂工作局面，應(yīng)該從管理標(biāo)準(zhǔn)方面入手，結(jié)合不同地區(qū)的檔案管理工作表現(xiàn)，在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理工作定下統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制定之后，可以使管理工作變得井然有序，在信息平臺(tái)上進(jìn)行檔案信息共享就變得非常簡(jiǎn)單。

（二）創(chuàng)新管理體制

要想提高檔案管理的工作效率，需要對(duì)管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，針對(duì)檔案管理工作中操作過程繁瑣以及不規(guī)范的現(xiàn)象進(jìn)行反思，上述問題的出現(xiàn)與檔案管理工作中軟件以及硬件的選取有直接關(guān)系。基于這個(gè)基礎(chǔ)，有針對(duì)性的提出解決意見，通過創(chuàng)新管理體制對(duì)檔案管理中存在的問題進(jìn)行修正，首先需要對(duì)檔案管理體系進(jìn)行集中處理，并進(jìn)一步明確工作中硬件與軟件的選取原則以及標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能使檔案管理工作在科學(xué)、合理的管理體系下高效率的運(yùn)行。

（三）創(chuàng)新數(shù)據(jù)庫(kù)

在當(dāng)前時(shí)代，檔案管理工作中數(shù)據(jù)庫(kù)占據(jù)著非常重要的位置，數(shù)據(jù)庫(kù)的出現(xiàn)是以信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為支撐才能順利的進(jìn)行檔案管理工作，這也是使檔案記錄由紙質(zhì)向電子形式過度的關(guān)鍵。當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)的出現(xiàn)為檔案管理帶來了非常大的優(yōu)勢(shì)，但是檔案管理人員需要隨著時(shí)代的發(fā)展不斷對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的功能進(jìn)行完善，這樣才能使檔案管理工作能夠良好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)新的過程中，需要結(jié)合人們對(duì)檔案的需求，明確工作目標(biāo)，通過構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)庫(kù)，大幅度提高檔案管理工作的質(zhì)量。

結(jié)語(yǔ)：

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作必須要隨著時(shí)代一同進(jìn)步，在發(fā)展過程中借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)完善檔案管理體系，針對(duì)工作中存在的問題使用當(dāng)前技術(shù)對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，如統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行創(chuàng)新等措施，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，能在極大程度上提高我國(guó)檔案管理工作的水平。