基層事業(yè)單位檔案管理淺探

文/李靜云

基層事業(yè)單位文書檔案因其閱件范圍廣而實用性更強。本文從制度管理著手，針對重視不足、規(guī)劃不夠、信息化差等普遍存在的問題，結合單位實際情況和個人從業(yè)工作經(jīng)驗提出了可行的措施

檔案資料的收集整理是一項細致而又繁瑣的工作，直接關系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性，是衡量一個單位檔案管理水平的重要標準。做好檔案收集整理工作是提高案卷質(zhì)量、提升考察利用效率的重要途徑，也是實現(xiàn)檔案科學化、規(guī)范化管理的基礎工作。

一、檔案收集整理工作的薄弱環(huán)節(jié)

1.重視不足，意識不強

由于很多事業(yè)單位的檔案管理被單位領導認為是無足輕重的，因此不愿在檔案經(jīng)費、人員配備、設施投入等方面給予支持，另外檔案隊伍不穩(wěn)定，人員變動頻繁，存在兼職捎帶干現(xiàn)象嚴重。領導不重視，部分管理人員檔案意識淡薄，不注重業(yè)務學習，致使檔案工作難有起色。

2.檔案管理制度不完善，缺乏長遠規(guī)劃

以我單位為例，單位有《檔案管理工作守則》《檔案室保密規(guī)定》《檔案借閱規(guī)定》《收發(fā)文管理辦法》等制度，當上級發(fā)來的宣傳件在業(yè)務部門間傳閱時，由于時間緊急或檔案人員疏忽，登記備案制度往往得不到落實，造成文件材料應交未交，應歸未歸，各部門分散保管甚至丟失現(xiàn)象普遍存在，嚴重影響檔案的齊全、完整和實體安全。

3.投入不足，檔案工作環(huán)境亟待改善

檔案室用房面積狹小，沒有硬件投入，不具備防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防蟲等“十防”要求，人為造成資料損壞。文件材料堆放現(xiàn)象嚴重，檔案收集整理工作環(huán)境差，影響了檔案資源的安全性，不利于工作開展。

4.檔案信息化水平低

以我單位為例，目前檔案管理還是停留在手工收集、檢索階段。即使使用計算機輔助管理，也只是停留在檔案目錄的輸入、輸出和檢索上。全文掃描工作偶有使用，但因語句標點錯誤頻出無法全面展開，利用網(wǎng)絡資源實現(xiàn)信息檢索查詢更是尚未開展。

二、應對舉措

1.發(fā)揮主人翁意識喚起各方重視

在年輕化、專業(yè)化的檔案管理人員無法配備到位的情況下，當前的檔案管理人員就要撲下身子認真對待這項工作，以兢兢業(yè)業(yè)的態(tài)度喚起領導對此項工作的重視。具體做法有：（1）嚴格收發(fā)文管理辦法，不漏收發(fā)，不濫收發(fā)，分類得當，注重時效；（2）針對同一事實要科學整理，起因、過程、結果合理歸類，經(jīng)得起時間檢驗，肩負起守史明史職責；（3）平時做好大事記錄，讓檔案資料在關鍵時刻發(fā)揮效力，為領導決策起到參謀助手作用，為單位辦事起到支持輔助作用。

2.制度為現(xiàn)實工作服務

以我單位為例，媒體宣傳任務繁重需高速運轉(zhuǎn)，接到上級宣傳指示后，有時需要在一小時內(nèi)下達到十幾個業(yè)務部門，因為涉密關系不得復印不得拍照發(fā)送，我單位在傳閱借閱制度基礎上，出臺了一個切合實際的《急密件告知辦法》，運行起來高效簡捷，過去常常掣肘行政部門和宣傳部門的此類事務迎刃而解。

3.加大投入，改善工作環(huán)境

我單位在舊址辦公時，由于辦公用房緊張，單位便將一個無人能坐的小庫房用作檔案室，房間無窗潮濕，無恒溫設備，且有蟲類出沒，每次查找資料都給管理人員造成極大精神負擔。搬到新址辦公后，首先有了一間窗明幾凈的檔案保管室，在檔案工作人員的合理化建議下，又逐步配備了空調(diào)、滅火滅蟲設備。在技術部門的協(xié)助下，檔案室配備的電腦與管理人員辦公室之間建立了局域網(wǎng)絡鏈接，用電子檔案查閱資料高效快捷，檔案管理環(huán)境得到極大改善。

4.完善數(shù)字化，邁向信息化

信息時代的發(fā)展突飛猛進，檔案信息化也是大勢所趨。我單位檔案管理部門再次與網(wǎng)絡部門、技術部門聯(lián)手重新制定了檔案管理方案。由技術部門根據(jù)文檔的建立、修改、查詢等功能需求設計文檔管理程序，并提供軟硬件支撐，建立單位統(tǒng)一的檔案管理平臺，平臺的管理系統(tǒng)是由各種相關聯(lián)的程序、數(shù)據(jù)庫和文件打印等部分組成。通過文檔管理程序，可以將不同的權限授予不同的登陸者，以此實現(xiàn)不同管理人員對文檔的不同操作。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫可以用來存儲系統(tǒng)所有文檔的相關信息，數(shù)據(jù)庫是文檔信息化管理系統(tǒng)的核心，它的一切操作都是以數(shù)據(jù)庫為基礎來進行的。需要紙質(zhì)版的文檔時，打印系統(tǒng)就可以開始工作。但在方案討論中發(fā)現(xiàn)一個弊端是保密性差，如何阻擋外網(wǎng)的侵襲？經(jīng)反復探討，我們首先對訪問權限進行了設置，同時在內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間設置了隔離裝置，隔離防護裝置由路由器、防火墻組成，通過層層篩選，對IP地址進行甄別檢測，并對來自外網(wǎng)的不安全因素發(fā)出告警。

綜上所述，我單位檔案管理工作正在逐步正規(guī)化、科學化，既為日后檔案工作質(zhì)量提升打好了基礎，也為我臺各項事業(yè)快速發(fā)展起到了較好的保障作用。